Gevalideerde relatiedatabase

Het vinden van de juiste relatie is cruciaal voor een correcte boeking. Yuki werkt met een gevalideerde centrale database. Deze database bevat enkel gevalideerde informatie van KBO, KVK, Sirene, VIES en LibreBOR. Deze database komt in werking tijdens het herkenningsproces dat een document in Yuki doorgaat. Hieronder lichten we graag toe hoe deze gevalideerde database nu net werkt. 

Voordelen van de gevalideerde database

• De relaties in deze database bevatten enkel gevalideerde informatie (KBO-nummer, BTW-nummer,...). Relaties die niet gevalideerd zijn, worden niet aangemaakt in deze database. Zo kunnen er dus ook geen dubbele relaties ontstaan. 
• We verwachten een aanzienlijke verbetering van herkenning van facturen die op de juiste relatie worden geboekt. Dit ligt uiteraard in lijn met de visie van Yuki: zorgen voor meer automatisatie zodat er minder handmatig geboekt moet worden!

Werking

Wanneer een nieuw document wordt geüpload in het domein, zoekt Yuki eerst naar de domeinrelaties (lokale database) om de beste match te vinden. Hierbij controleert Yuki de volgende zaken (en in deze volgorde): BTW-nummer, KBO-nummer, website, IBAN-/bankrekeningnummer.

Als er geen overeenkomst is gevonden, zoekt Yuki naar een gevalideerde relatie in de gevalideerde relatiedatabase. Deze relatie wordt dan gekopieerd naar het domein en wordt aangemaakt als een lokale relatie. 

Bij de gevalideerde relaties zal in een groen label "KBO/VIES" getoond worden. Als je deze relatie kiest, betekent het dat je een relatie uit de gevalideerde database selecteert. Gevalideerde relaties worden ook gekenmerkt door een groen vinkje bij de relatiekaart. 

Voor lokale relaties wordt een onderscheid gemaakt tussen:

• Relaties die gevalideerd zijn (Lokaal KBO/VIES): een relatie die dezelfde gegevens bevat als de relatie in de gevalideerde centrale database (en dus afgetoetst met gevalideerde bronnen 
• Relaties die niet gevalideerd zijn (Lokaal): deze relaties bevatten afwijkende informatie ten opzichte van de relaties in de gevalideerde bronnen zoals het KBO

We spreken over een gevalideerde relatie indien al deze informatie identiek hetzelfde is: Naam, Adres en BTW-nummer (of KBO-nummer).

Als er ook geen overeenkomst is gevonden in de gevalideerde relatiedatabase, dan zoekt Yuki naar een relatie in onze huidige database. Denk hierbij aan bijvoorbeeld leveranciers buiten Europa.

Indien jullie bepaalde documenten toch op een andere relatie dan gewenst zien verschijnen, laat dit dan zeker even weten aan [email protected]. Zo kunnen we zorgen voor een nog betere selectie van de juiste relatie. In de log bij het boekingsscherm kan je steeds een overzicht terugvinden op basis van welke informatie Yuki de relatie heeft gekozen.

Nog enkele aandachtspunten

• Het kan zijn dat het document in het verleden op een bepaalde relatie is geboekt, maar nu op een andere relatie is geboekt. Dit komt bijvoorbeeld voor als de lokale relatiekaart in het domein niet voldoende informatie bevat (denk aan een ontbrekend btw-nummer). Deze nieuwe wijziging wordt alleen toegepast op nieuwe documenten of wanneer de documenten opnieuw worden verwerkt. Reeds verwerkte documenten worden niet gewijzigd.
• Indien Yuki een gevalideerde relatie kiest, maar je toch een bepaald document op een andere relatie wil boeken, kan je steeds gebruikmaken van een OCR-herkenningsregel om dit te sturen. Voor meer informatie, verwijzen we graag door naar deze supportpagina. Tip: je kan vanuit de Automatisatiemonitor ook steeds OCR-herkenningsregels aanmaken.
• Indien je een relatie wenst aan te passen raden we aan om dit te doen vanuit het relatiekaartje. Door dit in het boekingsscherm aan te passen zal Yuki een nieuwe relatie aanmaken