Yuki bewaart alle documenten en gegevens online in de Yuki-omgeving, zodat je ze eenvoudig en snel kan terugvinden. Wanneer je echter een Yuki-dossier moet overdragen naar een accountant die geen Yuki gebruikt, ga je bepaalde gegevens exporteren. Omdat z’n overdracht vaak om grote hoeveelheden gegevens gaat, kan de verwerking van sommige exports extra tijd vragen. De gegevens moeten dan eerst op de achtergrond gebundeld worden. In dat geval kan je de exportbestanden pas na ongeveer één dag downloaden. Begin daarom tijdig met het exporteren van alle relevante documenten.
Op deze pagina vind je een overzicht van alle documenten die wij aanraden voor een volledige export bij de overdracht van een Yuki-dossier naar een niet-Yuki-accountant. Je leest hier per documenttype waar je het kan downloaden, hoe de export er idealiter uitziet en of er een wachttijd zit tussen aanvraag en download.
Het bestandstype dat je kiest hangt af van het doel van de export. Gegevens die de nieuwe accountant nog moet kunnen importeren in een ander pakket exporteer je best als CSV, zoals de proef- en saldibalans met alle grootboekrekeningen, openstaande klanten- en leveranciersposten en afschrijvingstabellen. Overzichten die vooral bedoeld zijn om het verleden te raadplegen en te archiveren exporteer je best als PDF, zoals dagboeken en grootboekhistorieken. Wil de overnemende accountant uitzonderlijk toch een bewerkbaar bestand voor eigen analyses, dan kan je aanvullend ook een CSV-export bezorgen, bijvoorbeeld voor grootboekhistorieken.
Let op: Zorg dat, vóór je start met exporteren, alle gegevens van de afgewerkte boekjaren correct zijn, dat de boekjaren geblokkeerd en afgesloten zijn, en dat de boekstuknummers zijn toegekend. Alleen zo kan je zeker zijn dat ook alle diverse posten correct worden opgenomen in de export.
Voor een correcte en volledige overdracht raden we aan om de volgende documenten te exporteren:
Klik hieronder op de naam van elk documenttype voor een uitgebreider overzicht.
- Proef- & saldibalans
Je kan de proef- en saldibalans exporteren via de Boekhouding-tegel. Voor een overdracht is de CSV-export met alle grootboekrekeningen het belangrijkste document. Controleer vóór de export onder ‘Toon’ dat grootboekrekeningen met een nulsaldo én eindejaarsboekingen aangevinkt staan, zodat de export volledig is. De resultatenrekening (Omzet en kosten) en de balans (Bezittingen en schulden) kan je aanvullend als PDF exporteren via ‘Exporteer als…’ (bij voorkeur ‘Aangepast rapport’).
- Historieken klanten (openstaand en/of volledig)
Je kan de klantenhistoriek exporteren via de Boekhouding-tegel onder Klanten. Voor een dossieroverdracht is een CSV-export het meest geschikt. Stel de ‘Openstaand op’ datum in op de laatste dag van het te exporteren boekjaar en kies de juiste administratie(s).
- Historieken leveranciers (openstaand en/of volledig)
Je kan de leveranciershistoriek exporteren via de Boekhouding-tegel onder Leveranciers. De werkwijze is identiek aan die van de klantenhistoriek. Voor een overdracht raden we een CSV-export aan. Stel ook hier de ‘Openstaand op’ datum in op de laatste dag van het te exporteren boekjaar en kies de juiste administratie(s).
- Afschrijvingstabel / activa register
Je kan de afschrijvingstabellen exporteren via de Boekhouding-tegel onder Activa. Klik rechtsboven op ‘Exporteer als…’ en controleer of de juiste administratie(s) en datumfilters geselecteerd zijn (standaard staat dit vaak op ‘alle administraties’). Voor een dossieroverdracht raden we aan om zowel een CSV als een gedetailleerde PDF te bezorgen. Kies bij de PDF-export altijd voor de gedetailleerde export, zodat elk activum element apart vermeld wordt.
- Dagboeken (verkoop, aankoop, bank, kas, loon en diverse posten)
Je kan dagboeken exporteren via de BO-tegel onder Boekingen nummeren. Tussen elke exportaanvraag zit ongeveer 1 dag wachttijd.
Let op: gebruik hiervoor zeker de knop ‘Exporteren dagboeken’ en niet het downloadwolkje. Die tweede optie geeft enkel een totaal per dagboek en niet de individuele boekingen.
- Grootboekhistoriek
Je kan de grootboekhistoriek exporteren via de Boekhouding-tegel onder Exporteren. Voor een overdracht raden we een PDF-bestand aan. Tussen elke (opgesplitste) export zit mogelijk 1 dag wachttijd afhankelijk van de grootte van het PDF-bestand.
- Bankafschriften
Je kan bankafschriften exporteren via de Bank-tegel door te klikken op Exporteer afschriften. Exporteer als CSV per boekjaar of kalenderjaar.
Als het dossier een CodaBox-connectie had, kan je ook de CODA-bestanden (.cod) exporteren. Die zitten mee in de archiefexport als je via Archief → Exporteren de map ‘Bank’ selecteert. Hou er wel rekening mee dat de verwerking van deze export mogelijk 1 dag duurt.
Fiscale tabel (Specifiek voor eenmanszaak)
Je kan de fiscale tabel exporteren via de Boekhouding-tegel onder Fiscale tabel (enkel bij eenmanszaken). Exporteer als CSV of PDF op basis van administratie en boekjaar.
- Archief (Export van documenten)
Je kan alle archiefdocumenten exporteren via de Archief-tegel. Selecteer de administratie, het datumbereik en de gewenste mappen. Let op: enkel financiële mappen kunnen door de accountant worden geëxporteerd. Als er documenten uit persoonlijke mappen moeten worden geëxporteerd, zal de ondernemer dit zelf moeten doen, vermits de accountant hier geen toegang toe heeft.
Na de aanvraag van de export ontvang je een zipbestand via je login e-mail. De verwerking duurt ongeveer 1 dag.
Tot slot is het ook mogelijk om de relatiedatabase van een domein te exporteren uit Yuki. Deze export hoeft niet opgenomen te worden in een overdracht. Meer info over het exporteren van relaties vind je terug op deze support pagina: Relaties.