Herkenningsflow met Lyanthe op domeinniveau

Indien je hebt gekozen om met Maximale herkenning te werken en dit geactiveerd werd op het portaal dan zullen documenten die niet 100% ingevuld worden door de Yuki herkenning doorgestuurd worden naar Lyanthe. 

Wat wordt er bedoeld met 'niet 100% ingevuld'? 

Dit betekent dat bepaalde velden (relatie, documentdatum, referentie, bedrag en btw-bedrag) niet werden ingevuld door de Yuki herkenning waardoor het document nog in de workflow blijft zitten. Het zijn deze documenten die doorgestuurd zullen worden naar Lyanthe.  

Lyanthe zal ontbrekende velden (relatie, referentie, documentdatum, bedrag, btw-bedrag) aanvullen tot op het niveau dat je van de huidige Yuki herkenning gewend bent in een gestandaardiseerd formaat. Hierna gaat deze informatie opnieuw door de herkenning van Yuki. Op basis van de verrijkte data volgt het document de gewoonlijke “boekingsflow”, inclusief het toepassen van de ingestelde standaardwaarden. 

Tijdens deze verwerking blijven de documenten steeds beschikbaar in de manuele workflow waardoor je de documenten te allen tijde zelf kan verwerken. We mikken hier op een verwerkingstijd van gemiddeld 4 uur die ingaat op het moment dat het document naar Lyanthe verstuurd wordt. Voor complexe documenten of tijdens erg drukke periodes kan dit oplopen tot maximaal de volgende werkdag. 

Hoe kan je zien dat een factuur verstuurd werd naar Lyanthe?

Dit zal zichtbaar zijn via de IDR status iconen. Deze onderscheiden zich met een extra groene pijl.

Het is belangrijk om een document niet aan te passen wanneer je wenst dat deze door de maximale herkenningsflow gaat. Indien je deze aanpast en hierna opslaat met de wijziging, wordt de externe verrijking geannuleerd en zijn enkel de ingevulde velden door de Yuki herkenning zichtbaar (en de aangepaste velden door jou). Het document gaat, ook als je eruit gaat, niet meer door naar Lyanthe. 

Bij het verwerken van de documenten in de workflow zal Yuki de documenten die reeds doorgestuurd zijn naar Lyanthe overslaan. Indien je de service op die documenten wil onderbreken dan kan je het document openen via het pijltje (>) in de workflow en kan je deze manueel verwerken. 

Hoe kan je nakijken of een bepaalde factuur al dan niet door de maximale herkenningsservice is gegaan?

In het boekingsscherm zal je dit onderaan kunnen terugvinden in de historiegegevens waar er getoond zal worden wanneer de externe verrijking door Lyanthe werd voltooid. 

Als we doorklikken naar de IDR details van deze factuur, zien we ook enkele aanvullende zaken verschijnen.

1. De vermelding JobID en Document en externe verrijking wijst op de samenwerking met Lyanthe

2. Extra kolom Verrijking om de XML data te bekijken

3. Extra kolom in IDR details Verrijking

Hoe gaat Lyanthe om met het invullen van de ontbrekende velden? 

Relatie

Lyanthe vult de relatiegegevens aan op basis van een database. Hierna lezen we de gestandaardiseerde informatie uit met onze Yuki herkenning waarbij we prioriteit geven aan KBO-nummers en btw-nummers. Er wordt voorrang gegeven aan de lokaal gecreëerde relaties in het domein. Indien de relatiegegevens onduidelijk zijn, bijvoorbeeld bij parkeerbonnetjes, laten we dit veld leeg zodat dit door jullie aangevuld kan worden. 

Referentie

Deze wordt overgenomen zoals deze vermeld staat op de factuur (inclusief speciale tekens indien aanwezig). Als de referentie niet duidelijk op de factuur of het bonnetje staat, vullen we deze als volgt in: dd-mm-jjjj_totaal-bedrag. Hierdoor kunnen bonnetjes waar alle informatie wordt uitgelezen, maar die geen specifieke referentie bevatten, ook worden geautomatiseerd.

Documentdatum

De documentdatum wordt overgenomen zoals deze op de factuur staat.

Bedrag

Het bedrag wordt overgenomen zoals dit op de factuur staat. Indien het bedrag niet duidelijk is of de pagina waarop het totaalbedrag staat niet meegestuurd is, wordt dit op 0 gezet, waardoor dit in de manuele workflow terechtkomt en jij als accountant de juiste acties kan ondernemen.

Btw-bedrag

Het btw-bedrag wordt overgenomen zoals dit op de factuur staat. Hier wordt er gekeken naar het verleden. Indien er reeds facturen voor deze leverancier werden geboekt met effectief een btw-bedrag van 0,00 dan zullen deze niet naar Lyanthe gestuurd worden

Indien het IBAN-nummer, de gestructureerde mededeling en/of een vervaldatum aanwezig is, wordt ook dit uitgelezen en aangevuld in het boekingsscherm. Het is echter geen trigger als deze 3 velden leeg zijn om het document naar Lyanthe te sturen, omdat dit zo ook niet is ingebouwd in de logica van Yuki.

Van zodra 5 basisvelden volledig ingevuld zijn, en we dus een 100% herkenning bereiken voor het document, treedt de standaardwaarde in werking. Indien deze relatie voor de eerste keer in dit domein aanwezig is, moet er ook nog een grootboekrekening toegekend worden. De grootboekrekening wordt vervolgens opgeslagen in de standaardwaarde. Bij een volgende factuur van deze relatie wordt er dan direct een compleet boekingsvoorstel gedaan. Nadat dit voorstel eenmalig bevestigd is, zal de derde factuur van deze relatie volledig automatisch gaan.

Aangezien de velden btw-code en betaalwijze gelinkt zijn aan de standaardwaarde, komt Lyanthe hier niet in tussen. Dit dient ingesteld te worden in Yuki. Indien je hier een ongewenst resultaat ziet, dien je dit aan te passen in de Yuki relatiefiche bij de desbetreffende relatie. Dit doe je op volgende manier:

De documenten die terugkomen van Lyanthe beschouwen we als betrouwbare documenten. Hierdoor wordt de leverancier steeds behandeld met standaard de status Afhandelen = Altijd wanneer 100% herkend. Ook wanneer het standaard ingesteld staat op Indien historie betrouwbaar. Wanneer je het automatisch verwerken bij een bepaalde leverancier hebt uitgeschakeld (Handmatig), geldt dit niet. 

Deze automatisch verwerkte documenten komen terecht in de Boekingen controleren lijst, waarna je deze samen met de automatisch verwerkte documenten van Yuki kan controleren.