Base de données de contacts validées

Trouver le bon contact est crucial pour une comptabilisation correcte. Yuki utilise une base de données centrale validée, qui ne contient que des informations validées provenant de sources telles que la BCE, KVK, Sirene, VIES et LibreBOR. Cette base de données intervient dans le processus de reconnaissance des documents dans Yuki. Nous vous expliquons ci-dessous le fonctionnement de cette base de données validée. 

Avantages de la base de données validée 

• Les contacts dans cette base contiennent uniquement des informations validées (numéro de TVA, numéro BCE, etc.). Les relations non validés ne sont pas créés dans cette base, ce qui empêche la création de doublons.
• Nous prévoyons une amélioration significative de la reconnaissance des factures, qui seront alors comptabilisées sur la bonne relation. Cela correspond bien sûr à la vision de Yuki : augmenter l'automatisation pour réduire les saisies manuelles ! 

Fonctionnement 

Lorsqu'un nouveau document est téléchargé dans le domaine, Yuki recherche d'abord les contacts du domaine (base de données locale) pour trouver la meilleure correspondance. Yuki vérifie les éléments suivants, dans cet ordre : numéro de TVA, numéro BCE,  site web, IBAN/numéro de compte bancaire.

Si aucune correspondance n’est trouvée, Yuki recherche un contact validé dans la base de données des contacts validée. Ce contact  est alors copiée dans le domaine et créée comme un contact local. Pour les relations validées, une étiquette verte "BCE/VIES". Si vous choisissez cette relation, cela signifie que vous avez sélectionnez une relation issue de la base de données validée. Les contacts validés sont également signalées par une coche verte sur la fiche du contact. 

Pour les contacts locaux, une distinction est faite entre :

• Les contacts validés (Local BCE/VIES) : un contact qui contient les mêmes données que celles de la base de données centrale validée (et qui a donc été vérifiée avec des sources validées).

• Les contacts non validées (Local) : ces contacts contiennent des informations différentes de celles présentes dans les sources validées, telles que le BCE.

Nous parlons d'un contact validé si toutes ces informations sont identiquement les mêmes : Nom, Adresse et numéro de TVA (ou numéro BCE).

Si aucune correspondance n'est trouvée dans la base de données des contacts validés, Yuki recherchera ensuite un contact dans notre base de données existante. Cela s'applique notamment aux fournisseurs situés en dehors de l'Europe. 

Quelques points importants à noter : 

• Il est possible qu'un document ait été comptabilisé précédemment sous un certain contact, mais qu'il soit désormais enregistré sous un autre. Cela se produit, par exemple, lorsque la fiche du contact local dans le domaine ne contient pas suffisamment d'informations, telles qu'un numéro de TVA manquant.b Cette modification s'applique uniquement aux nouveaux documents ou lorsque les documents sont retraités. Les documents déjà traités ne seront pas modifiés.
• Si Yuki sélectionne un contact validé, mais que vous souhaitez comptabiliser un document sous un autre contact, vous pouvez utiliser une règle de reconnaissance OCR pour ajuster cette sélection. Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter cette page d'assistance.

  Astuce : vous pouvez également créer des règles de reconnaissance OCR directement depuis le moniteur d'automatisation.

• Nous vous recommandons de modifier un contact directement à partir de sa fiche. Si vous effectuez cette modification dans l'écran de comptabilisation, Yuki créera une nouvelle relation.