Disclaimer! Voor een beperkt aantal domeinen zijn er Extra velden beschikbaar zijn. Later wordt dit uitgebreid naar alle domeinen.
Door het aanmaken van standaardwaarden (verwerkingsregels) op documentniveau kunnen aankoop- en/of verkoopfacturen van dezelfde leverancier of klant in een domein automatisch op een specifieke grootboekrekening worden geboekt.
Ga naar Relaties via de navigatiebalk. Zoek en open de relatiekaart van de leverancier of klant en klik in het nu geopende scherm vervolgens op Standaardwaarden.
Het volgende scherm wordt geopend:
Om een nieuwe standaardwaarde (verwerkingsregel) op documentniveau voor een document aan te maken klik je op de knop Aanmaken en vervolgens selecteer je de menuoptie Standaardwaarde.
Het volgende scherm wordt geopend:
Voer bij Input de gegevens in waaraan de standaardwaarde (verwerkingsregel) moet voldoen en bij Output de gegevens die vervolgens automatisch worden ingevuld. Deze gegevens zijn afhankelijk van de documentsoort waarvoor je een standaardwaarde maakt.
Input
De waarden waaraan de 'Invoer' op de aan- en/of (Yuki) verkoopfactuur moeten voldoen:
- Documentsoort: aankoop, verkoopfactuur of Yuki verkoopfactuur
- Relatie: naam van leverancier of klant. Bij verkoopfacturen kan dit leeg blijven. Hiermee zal de standaardwaarde gelden voor alle klanten.
- Administratie: alleen beschikbaar wanneer er meerdere administraties in domein aanwezig zijn
- Prioriteit: welke standaardwaarde (document verwerkingsregel) heeft de hoogste prioriteit?
- Datums: datum vanaf (startdatum) tot een bepaalde datum
- Bedrag: factuurbedrag vanaf tot een bepaald bedrag
- OCR data: een deel van de OCR tekst van een document.
De drie tekstvelden worden als EN-EN criteria toegepast.
Output
De waarden die automatisch als 'Output' op de aan- en/of verkoopfactuur worden ingevuld:
- Grootboekrekening: grootboekrekening waarop kosten of omzet geboekt moet worden
- Btw-code
- Betaalwijze
- Betalingstermijn: het aantal dagen waarbinnen een factuur betaald moet zijn
- Onderwerp tekst: onderwerp factuur volgens een template (met placeholders)
- Betalingskorting (%): korting (in percentages) op het factuurbedrag
- Valuta: valuta van factuurbedrag (selectie uit alle valuta die binnen domein 'actief' is).
Afhandelen
Ook zijn er uitgebreidere opties om de documenten al dan niet automatisch door de Yuki IDR te laten afhandelen:
- Handmatig
Facturen van deze relatie zullen nooit automatisch geboekt worden en zullen altijd ter controle worden aangeboden in de workflow. - Indien historie betrouwbaar
Als 50% van de facturen van deze leverancier/klant in de voorbije 18 maanden juist herkend waren qua documenttype, relatie, factuurnummer, factuurdatum, factuurbedrag en btw-bedrag, dan zal de volgende factuur van diezelfde levancier/klant automatisch geboekt worden.
Als minder dan 50% van de facturen van deze leverancier/klant in de voorbije 18 maanden juist herkend waren, dan zal de volgende factuur niet automatisch geboekt worden (en dus in de workflow komen te staan). - Altijd wanneer 100% herkend
Als Yuki een documenttype, relatie, factuurnummer, factuurdatum en factuurbedrag heeft herkend, dan zal de factuur sowieso automatisch geboekt worden. Als één van deze velden niet herkend werd door Yuki, dan zal de factuur alsnog manueel geboekt moeten worden (ze blijft dan in de workflow staan). - Altijd wanneer alle artikelregels zijn gematcht
Als Yuki voor elk artikel in de UBL een matchende UBL-regel vindt, dan zal de factuur automatisch geboekt (en uitgesplitst) worden. Is er een artikel in de UBL aanwezig dat niet toegewezen wordt door een specifieke UBL-regel, dan zal dit artikel toegewezen worden aan grootboekrekening 'Rekening onbekend (499900)', wat ervoor zorgt dat deze factuur niet automatisch geboekt wordt en dus in de workflow blijft staan.
Extra velden (beperkt aantal domeinen)
Er zijn enkele verbeteringen gedaan met betrekking tot de standaardwaarden en UBL-regels op domeinniveau. Deze nieuwe manier van het aanmaken van standaardwaarden en UBL-regels zorgt voor een duidelijkere en simpelere manier van automatisatie instellen op domeinniveau. In de nieuwe module is er meer overzicht gecreëerd voor de gebruiker die automatisatie instelt in het domein door verschillende criteria te verbergen onder de knop "Criterium toevoegen".
Nieuwe input en outputcriteria bij Standaardwaarden
- Nieuwe optie om XML data in plaats van enkel OCR data in te vullen. Belangrijk: OCR-date werkt enkel voor pdf-facturen, dus deze aangemaakte regels moeten omgevormd worden naar XML-data voor België.
- Mogelijkheid om Project automatisch toe te wijzen op document-level
Nieuwe input en outputcriteria bij UBL regels
- Nieuw veld Accounting Cost Code als input om het te koppelen aan een grootboekrekening in YukiMogelijkheid om Project automatisch toe te wijzen op factuurregel
- Nieuw veld Omschrijving als output om de AdditionalItemProperty (bv nummerplaat) van een regel te koppelen aan de omschrijving van de factuurregel in Yuki Line description
Met deze nieuwe update kan je ook in bulk je afhandelmethode wijzigen. Extra efficiënt in het UBL-tijdperk om te gaan voor ‘Altijd wanneer 100% herkend’ of ‘Altijd wanneer alle artikelregels zijn gematcht’.
