OCR herkenningsregel aanmaken

Op de pagina "OCR herkenningsregels" kon je lezen waar je deze kan vinden in Yuki. Hoe kan je ze echter aanmaken? Dat bespreken we hieronder.

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in een domein kan lokale OCR herkenningsregels aanmaken.

Een lokale OCR herkenningsregel kan vanuit twee plaatsen in Yuki worden aangemaakt:

• Klik op het icoon Archief in de navigatiebalk, klik op OCR-herkenningsregels en vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Creëer OCR herkenningsregel
• Rechtsboven in het boekingsscherm van een document in Yuki vind je in de vaste sectie Document de IDR details, OCR details en de OCR herkenningsregels. 

Voor het aanmaken van een OCR-herkenningsregel doorloop je de volgende stappen:

• Zoek OCR-data die wordt gebruikt als criterium (vanuit boekingsscherm document) 
• Voer de criteria van de OCR-herkenningsregel in
• Bepaal het resultaat van de OCR-herkenningsregel
• Wijzig, indien nodig, de prioriteit van de OCR-herkenningsregel

Zoek OCR-data die wordt gebruikt als criterium voor OCR-herkenningsregel

Klik rechts in het boekingsscherm op OCR details (of IDR Details - tabblad OCR), Yuki toont nu de gevonden OCR tekst in het document. 

• Zoek een tekstregel met unieke OCR-data en kopieer de gehele regel van de gevonden data. Laat dus geen gegevens weg die in de gehele regel worden gevonden.

Voer criteria van OCR-herkenningsregel in

Om een nieuwe lokale OCR herkenningsregel aan te maken klik je op de knop Creëer OCR herkenningsregel.

Het volgende scherm wordt geopend:

Plak vervolgens achter Bevat regel de gekopieerde tekstregel met de OCR-data. Klik op de knop Voeg criteria toe om, indien gewenst, nog maximaal twee tekstregels met OCR-data toe te voegen als criteria.

Klik op Extra criteria wanneer je, indien gewenst, gebruik wilt maken van de volgende extra criteria:

• Ondernemingsnummer: in dit veld is het mogelijk een ondernemingsnummer als criteria mee te geven.
• Btw-nummer: in dit veld is het mogelijk een btw-nummer als criteria mee te geven.
• Website: in dit veld is het mogelijk een website als criteria mee te geven.
• IBAN: in dit veld is het mogelijk een IBAN als criteria mee te geven.

LET OP!

Alle velden worden als EN-EN criteria toegepast. Het invoeren van meerdere criteria zal het resultaat van de OCR-herkenningsregel dus verkleinen.

Bepaal resultaat van de OCR-herkenningsregel

Indien de door Yuki gevonden OCR gegevens in het document overeenkomen met de ingevoerde OCR data in de OCR herkenningsregel zal het gekozen resultaat in het document worden toegepast. De documentsoort zal worden aangepast en het document zal worden gekoppeld aan de ingevoerde relatie.

• Documentsoort (verplicht): er moet één van de zes documentsoorten gekozen worden als resultaat van de herkenningsregel. De beschikbare documentsoorten zijn:
  • Aankoopfactuur
  • Verkoopfactuur
  • Rekeninguittreksel
  • Loonfiche
  • Aangifte bedrijfsvoorheffing
  • Declaratie.
• Relatie: als hier een relatie wordt geselecteerd dan wordt het document gekoppeld aan de ingevoerde relatie. 
• Project: Hier kan je ook kiezen om automatisch een bepaald project te gaan toekennen indien deze OCR herkenningsregel is toegepast.  De Yuki Projecten functionaliteit is beschikbaar vanaf een bundel Medium.

LET OP!

Ook de standaardwaarden van de relatie (bij documentsoort 'Aankoopfactuur' of 'Verkoopfactuur') zullen automatisch worden ingevuld.

Klik vervolgens op de knop Aanmaken.

De OCR herkenningsregel wordt aangemaakt en vind je terug in het overzicht van de OCR herkenningsregels.

Wijzig prioriteit van OCR-herkenningsregel

Door de prioriteit van een OCR-herkenningsregel te wijzigen is het mogelijk bepaalde herkenningsregels voorrang te geven op andere herkenningsregels bijv. als er gebruik wordt gemaakt van meerdere herkenningsregels met gedeeltelijk dezelfde data criteria.

Standaard heeft elke OCR-herkenningsregel de hoogste prioriteit (1).

Beweeg met je muis boven de regel van de desbetreffende OCR-herkenningsregel waarvan je de prioriteit wilt wijzigen. Klik op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens de menuoptie Wijzig OCR-herkenningsregel in het dropdown-menu.

Selecteer de gewenste prioriteit in het veld Prioriteit waarbij 1 de hoogste prioriteit is en 9 de laagste.

Klik vervolgens op de knop Bewaren.