OCR herkenningsregel aanmaken

Op de pagina "OCR herkenningsregels" kon je lezen waar je deze kan vinden in Yuki. Hoe kan je ze echter aanmaken? Dat bespreken we hieronder.

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in een domein kan lokale OCR herkenningsregels aanmaken.

Rechtsboven in het boekingsscherm van een document in Yuki vind je in de vaste sectie Document de IDR details, OCR details en de OCR herkenningsregels. 

Lokale OCR herkenningsregel aanmaken

Om een OCR herkenningsregel aan te maken doorloop je de volgende stappen:

• Klik rechts in het boekingsscherm op OCR details (of IDR Details - tabblad OCR), Yuki toont nu de gevonden OCR tekst in het document. 

• Zoek een unieke tekstregel en kopieer deze tekst vervolgens volledig
• Sluit het OCR tekst scherm
• Klik nu rechts in je scherm op OCR herkenningsregels.
  

Om een nieuwe lokale OCR herkenningsregel aan te maken klik je linksboven in je scherm op de knop Open een nieuwe kaart (zie bovenstaande afbeelding) en krijg je volgend scherm.

• Je plakt nu links in scherm onder Criteria de gekopieerde tekst in het eerste OCR data veld OCR data 1.
• Geef vervolgens rechts in je scherm onder Resultaat aan om wat voor soort document het gaat en aan welke relatie dit moet worden gekoppeld.
• Klik op de knop Bewaren.

Indien de door Yuki gevonden OCR gegevens in het document overeenkomen met de ingevoerde OCR data in de OCR herkenningsregel zal het gekozen resultaat in het document worden toegepast. De documentsoort zal worden aangepast en het document zal worden gekoppeld aan de ingevoerde relatie.

Criteria van OCR herkenningsregel 

De invoerde velden worden als en-en criteria toegepast. Het invoeren van meerdere criteria zal de resultaten uit de herkenningsregel dus verkleinen.

• OCR data 1 / 2 / 3    
  In de OCR data velden kunnen criteria ingevoerd worden waarmee bepaald wordt of het document in aanmerking komt voor de herkenningsregel.
  Gebruik de gehele regel van de gevonden data in de OCR details. Dus geen gegevens weg laten die in de gehele regel worden gevonden.
• Ondernemingsnummer
  In dit veld is het mogelijk een ondernemingsnummer als criteria mee te geven. 
• Btw-nummer
  In dit veld is het mogelijk een btw-nummer als criteria mee te geven. 
• Website
  In dit veld is het mogelijk een website als criteria mee te geven. 
• IBAN
  In dit veld is het mogelijk een IBAN als criteria mee te geven. 
• Prioriteit
  Door de prioriteit in te stellen is het mogelijk bepaalde herkenningsregels voorrang te geven op andere herkenningsregels. Bijvoorbeeld als er gebruik wordt gemaakt van meerdere herkenningsregels met gedeeltelijk dezelfde data criteria.

Let op: Voor een werkende OCR herkenningsregel moet een volledige lijn uit de OCR data gebruikt worden!

Tip: OCR data 1 / 2 / 3 zijn de te prefereren velden om te gebruiken voor OCR herkenningsregels, gebruik deze velden dus altijd eerst.

Indien de gevonden OCR gegevens overeenkomen met de ingevoerde OCR data in de herkenningsregel, zal het gekozen resultaat worden toegepast. Het in te voeren resultaat beperkt zich tot het toewijzen van het documenttype en de relatie (contact).

Resultaat van OCR herkenningsregel 

• Documentsoort
  Er moet één van de zes documentsoorten gekozen worden als resultaat van de herkenningsregel. De beschikbare documenttypen zijn:
  • Aankoopfactuur 
  • Verkoopfactuur
  • Rekeninguittreksel
  • Loonfiche
  • Aangifte bedrijfsvoorheffing
  • Declaratie
• Relatie
  Als hier een relatie wordt geselecteerd, dan wordt het document gekoppeld aan de ingevoerde relatie.
• Projecten 

Hier kan je ook kiezen om automatisch een bepaald project te gaan toekennen indien deze OCR herkenningsregel is toegepast.  De Yuki Projecten functionaliteit is beschikbaar vanaf een bundel Medium.

Nauwkeurigheid van de OCR herkenningsregels

Per OCR herkenningsregel zal je kunnen zien hoe effectief de ingestelde OCR herkenningsregels precies zijn aan de hand van een percentage onder de kolom Nauwkeurigheid.

Als je over het percentage heen gaat zie je op hoeveel documenten de regel is toegepast sinds de laatste wijziging, en hoeveel documenten daarvan correct gematcht zijn. Met deze inzichten kan je voortaan je OCR herkenningsregels optimaliseren, of overwegen bepaalde herkenningsregels te verwijderen of vervangen.