Automatische documentverwerking (IDR)

De automatische documentverwerking gebeurt in het proces wat Intelligent Document Recognition (IDR) genoemd wordt. Dit proces kan documenten classificeren, indexeren, verwerken en valideren. 

De details van de gegevens van de automatische verwerking van een document kunnen worden bekeken door rechtsboven in een verwerkt document te klikken op 'IDR details'.

LET OP!

Alleen gebruikers met een 'Backoffice" rol kunnen de IDR details bekijken.

Het volgende scherm wordt geopend:

Status

De status van een job die bestaat uit de herkenning en afhandeling van een document door de IDR.

Classificatie

Classificatie is het correct herkennen van het type document dat aangeleverd is. Het type van een document kan bijvoorbeeld zijn aankoopfactuur, verkoopfactuur, rekeningafschrift, etc.

Daarnaast wordt bij de documentsoort 'Aankoopfactuur' het resultaat getoond van de aangemaakte centrale (portaal) en lokale (domein) verwerkingsregels die van toepassing zijn op de factuur.

Indexering

Het indexeren van een document is het ontleden van een document en het herkennen van specifieke velden in een document. Dit kan bijvoorbeeld het uitlezen van een totaalbedrag uit een factuur zijn of het herkennen van de adresgegevens van een leverancier van een factuur.

Automatische afhandeling (verwerken)

Het verwerken van de documenten gebeurt aan de hand van de verkregen resultaten uit de classificatie en indexeringsfase van het IDR proces. Aan de hand van eerder verkregen/geleerde informatie worden deze gegevens nog aangevuld en kan een document volledig verwerkt worden.
Een document kan automatisch verwerkt worden wanneer 50% van de facturen van deze leverancier/klant in de voorbije 18 maanden, steeds 100% juist herkend werden. Een document is 100% herkend als de combinatie van referentie, documentdatum, factuurbedrag en btw-bedrag alle vier juist herkend werden.

Onder 'Notities' worden de redenen vermeld waarom een document niet automatisch afgehandeld kan worden. Enkele voorbeelden zijn:

• Aankoopfacturen met een factuurbedrag boven de 10.000 euro (en het document is geen UBL).
  Deze facturen zullen altijd ter controle worden aangeboden aan de backoffice. 
• De afgelopen 18 maanden is er geen document verwerkt voor dezelfde administratie/leverancier/documentsoort
• Het document is een duplicaat
• Het document is een deel van een bundel
• De leverancier/klant is handmatig geblokkeerd voor automatische verwerking (zie Standaardwaarden leverancier of klant)
• Etc.

OCR Herkenningsregels

Voor het verbeteren van de herkenning kunnen gebruikers met de rol 'Backoffice' ook OCR herkenningsregels aanmaken.