Instellingen - Automatisatie (portaalniveau)

Om automatisatie te bevorderen heb je de mogelijkheid om in het portaal Standaardwaarden en UBL-regels toe te voegen zodat deze toegepast kunnen worden over alle domeinen heen. Met deze functionaliteit is het mogelijk om facturen van leveranciers die voorkomen in meerdere domeinen sneller automatisch af te handelen. Nadat je een factuur in een domein hebt geboekt, kan je een centrale Standaardwaarde aanmaken. Als er vervolgens een factuur van dezelfde leverancier in een ander domein geüpload wordt, zal deze volgens de centrale Standaardwaarde verwerkt worden.

Alleen een gebruiker met de rol Portaalbeheerder heeft de mogelijkheid om vanuit het yuki backoffice portaal standaardwaarden en/of UBL-regels voor een relatie aan te maken. Hierdoor zullen in elk domein in het portaal de geüploade facturen van de desbetreffende relatie automatisch volgens de instellingen van deze portaal standaardwaarden worden verwerkt. Een Portaal backoffice kan dit enkel bekijken. 

Verschil lokale en portaal standaardwaarden

Wanneer een document wordt geüpload in een domein kijkt Yuki eerst bij de gevonden leverancier of er in het portaal een standaardwaarde aanwezig is. Zo ja, dan wordt het document volgens deze regel verwerkt.

Daarna wordt door Yuki echter gekeken of er in het domein een standaardwaarde (lokale standaardwaarde) voor deze leverancier is aangemaakt. Zo ja, dan zal Yuki de gegevens van het document volgens deze standaardwaarde invullen en het document vervolgens boeken. 

LET OP!

Standaardwaarden (lokale standaardwaarden) in een domein zijn dus leidend en 'overrulen' de standaardwaarden in het portaal. 

Er zijn een aantal extra voorwaarden waaraan de gebruikte leverancier van een standaardwaarde moet voldoen:

• Bij het aanmaken van een standaardwaarde kan je alleen een leverancier kiezen die al bekend/gebruikt is in één van de bestaande domeinen.
• De betreffende leverancier moet een 'replicatie link' hebben met de centrale database van Yuki, hierdoor kan de herkenningssoftware namelijk de juiste leverancier ophalen uit de database (dit is in 99% van de relaties het geval).

TIP!

Wanneer een standaardwaarde in het portaal niet goed werkt kan dit liggen aan het feit dat het adres lokaal in het domein is opgeslagen en er geen automatische replicatie link naar de centrale database van Yuki aanwezig is. 

Voor een uitgebreide beschrijving van het leggen van een replicatielink zie artikel Replicatielink met centrale database van Yuki leggen.

Ga naar de Instellingen en klik links in het menu op Standaardwaarden. 

Vanuit dit scherm kan een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder':

• een nieuwe standaardwaarde (op documentniveau) voor leverancier aanmaken
• een nieuwe UBL-regel (op regelniveau) voor leverancier aanmaken
• een standaardwaarde of UBL-regel voor leverancier wijzigen
• een standaardwaarde of UBL-regel voor leverancier verwijderen

Meer uitleg over het aanmaken van deze regels kan je op onderstaande pagina's terugvinden: 

• Standaardwaarde in portaal aanmaken
  
• UBL-regel in portaal aanmaken