Relaties importeren

Het is mogelijk om relaties te importeren in je Yuki administratie vanuit Outlook, Outlook Express, Yuki of een andere toepassing. 

LET OP!

• Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan relaties importeren.
• Het importeren van relaties is beschikbaar vanaf de bundel Small.

Open in het Yuki domein Relaties en klik vervolgens op Import & Export. 

Het volgende scherm wordt geopend:

Om alle geïmporteerde relaties te bekijken klik je op de knop Historie.

Relaties importeren

Om relaties te gaan importeren klik je op Importeren om het proces, dat uit vijf stappen bestaat, te starten:

1. Selecteer de applicatie van waaruit je relaties wilt importeren
2. Volg de instructies om relaties uit de geselecteerde applicatie te exporteren
3. Geef aan of de bestaande relaties in Yuki aangevuld moeten worden of volledig overschreven mogen worden
4. Selecteer het op te laden bestand
5. Koppel de te importeren velden aan velden in Yuki.

Stap 1

In de eerste stap selecteer je de applicatie van waaruit je relaties wilt importeren (formaat van het importbestand): 

• Outlook
• Outlook Express
• Yuki (met dit formaat kan je de gegevens uit een domein exporteren, daarna aanpassen in Excel en vervolgens weer importeren in hetzelfde domein)
• Overige toepassing (zoals Excel).

Stap 2

Deze stap bestaat uit instructies om de relaties of contactgegevens op de juiste manier uit de in stap 1 gekozen applicatie te exporteren. In dit voorbeeld wil je relaties uit Yuki importeren.

Stap 3

Hier moet je aangeven of je de bestaande relaties wilt updaten (aanvullen) of het importbestand volledig wilt toevoegen (bestaande gegevens overschrijven), ongeacht welke relaties al aanwezig zijn. 

Stap 4

In deze stap klik je op de knop Bestand kiezen om het exportbestand te selecteren dat je wilt importeren in Yuki.

Stap 5

In de laatste stap kan je de te importeren velden toewijzen aan velden in Yuki. Je kan zelf aangeven welke informatie je in welk veld van de relatiekaart wilt opslaan maar Yuki doet ook een voorstel. De velden die Yuki niet kan plaatsen worden aangegeven met 'Niet importeren'. Deze velden kan je dan zelf koppelen.

Als je de 'Voornaam' en/of 'initialen' importeert, dan maakt Yuki een relatiekaart van het type 'Persoon' aan en anders altijd een relatiekaart van het type 'Bedrijf'.

Wanneer het importbestand zowel gegevens van bedrijven en contactpersonen bevat moet het importeren in twee stappen worden uitgevoerd.

Controleer of alle te importeren velden met de juiste velden in Yuki zijn gekoppeld. Zo ja, klik vervolgens op de knop Importeren.

Resultaat import relaties 

Nadat de relaties geïmporteerd zijn wordt er een resultaat getoond.

Onder de kop Bestandsinformatie vind je een samenvatting van het resultaat van de import. Daaronder zie je per geïmporteerde relatie in de kolom Status welk relatie gewijzigd werd (potloodje) of nieuw werd aangemaakt.