Archief

Het archief is de plaats waar Yuki alle documenten opslaat in overzichtelijke mappen. De bovenste plank is voor alle documenten die relevant zijn voor de boekhouding. Daar bekijkt de backoffice welke documenten er nog verwerkt moeten worden. In de rijen daaronder kunnen andere documenten gearchiveerd worden, bijvoorbeeld verzekeringen, correspondentie, meetings enzovoort. Zo kan een compleet digitaal archief ter beschikking van de ondernemer gesteld worden. 

In dit startscherm zie je een vervolgmenu met de belangrijkste functies van het Archief.  

Archiefkast

Dit is de standaard indeling van het archief dat ook in een lijstweergave bekeken kan worden. Elke map heeft een onderverdeling in tabbladen. Het is mogelijk om zelf bijkomende mappen en tabbladen toe te voegen. Daarnaast kan je het archief opvragen voor een bepaald jaar of documenten zoeken op onderwerp, datum, relatie etc.

Recent door mij gelezen

Dit overzicht toont een lijst van documenten die je onlangs nog bekeken hebt. 

Nieuwsberichten

Het is mogelijk om met nieuwsberichten te werken voor interne mededelingen, procedures of andere zaken die bij elke gebruiker onder de aandacht gebracht moet worden. Bij een document kan je aangeven dat het om een (intern) nieuwsbericht gaat. Als je een document zo markeert, komt het in deze lijst terecht. 

Verwijderde documenten

Hier zullen alle documenten die verwijderd werden, terug te vinden zijn met bijkomende informatie waaronder de tijdstip en door wie deze verwijderd werd. Het is mogelijk om het document hier terug op te vragen en te verplaatsen door het naar een andere map te verplaatsen. Het definitief verwijderen van een document is niet mogelijk. 

Exporteren

Wil je een kopie van je Archief ook buiten Yuki bewaren dan kun je het archief exporteren. Alle documenten worden dan in een ZIP bestand klaargezet zodat je deze kunt downloaden. Je krijgt een mailtje als het ZIP bestand klaar is (binnen 24 uur).

Digitale post

Dit overzicht toont welke documenten van buitenaf (via e-mail, Dropbox, Drive...) in het archief terecht gekomen zijn. Dit kan gebruikt worden ter controle om te zien of alle documenten goed aangekomen zijn in de administratie.

Spam

Binnenkomende digitale post (e-mail) die door Yuki wordt beschouwd als spam wordt automatisch in de folder Spam geplaatst. De ten onrechte als spam gemarkeerde e-mails kunnen altijd weer worden teruggezet in Digitale Post.

Acties

OCR-Herkenningsregels

Om te herkenning te bevorderen van facturen, kan je OCR herkenningsregels instellen. Yuki herkent bij aangeleverde documenten automatisch diverse gegevens door gebruik te maken van OCR. OCR staat voor Optical Character Recognition of in het Nederlands, optische tekenherkenning (het uitlezen van tekst uit een afbeelding). Meer informatie over deze herkenningsregels kan je terugvinden onder de categorie Automatisatie. 

Workflowregels

Deze regels zijn beschikbaar in een extra module binnen Yuki die geactiveerd dient te worden via de Yuki Store. Door gebruik te maken van de workflowregels kan je taken voor gebruikers laten genereren na de verwerking van een factuur zoals goedkeuring en vrijgave voor betaling. 

Scan formulieren

Als je een los bonnetje of een kasstaat wilt inscannen dan kun je in Yuki een handig scan formulier downloaden. Yuki biedt twee scan formulieren aan om de aanlevering van deze data te vereenvoudigen namelijk: 

• Scan formulier (voor bonnetjes)
• Kasstaat in pdf en in Excel (XLS).