Archief

Het archief is de plaats waar Yuki alle documenten opslaat in overzichtelijke mappen. De bovenste plank is voor alle documenten die relevant zijn voor de boekhouding. Daar bekijkt de backoffice welke documenten er nog verwerkt moeten worden. In de rijen daaronder kunnen andere documenten gearchiveerd worden, bijvoorbeeld verzekeringen, correspondentie, meetings enzovoort. Zo kan een compleet digitaal archief ter beschikking van de ondernemer gesteld worden. 

De archiefkast

Dit is de standaard indeling van het archief dat ook in een lijstweergave of in een tag cloud bekeken kan worden. Elke map heeft een onderverdeling in tabbladen. Het is mogelijk om zelf bijkomende mappen en tabbladen toe te voegen. Daarnaast kan je het archief opvragen voor een bepaald jaar of documenten zoeken op onderwerp, datum, relatie etc.

Recent door mij gelezen

Dit overzicht toont een lijst van documenten die je onlangs nog bekeken hebt. 

Nieuwsberichten

Het is mogelijk om met nieuwsberichten te werken voor interne mededelingen, procedures of andere zaken die bij elke gebruiker onder de aandacht gebracht moet worden. Bij een document kan je aangeven dat het om een (intern) nieuwsbericht gaat. Als je een document zo markeert, komt het in deze lijst terecht. 

Scan/upload batches

Dit overzicht toont welke documenten er door bepaalde personen zijn aangeleverd en wat daar de status van is: zijn ze al verwerkt door de backoffice of staan ze nog in behandeling.

Digitale post

Dit overzicht toont welke documenten van buitenaf (via e-mail, Dropbox, Drive...) in het archief terecht gekomen zijn. Dit kan gebruikt worden ter controle om te zien of alle documenten goed aangekomen zijn in de administratie. 

Verwijderde documenten

Hier zullen alle documenten die verwijderd werden, terug te vinden zijn met bijkomende informatie waaronder de tijdstip en door wie deze verwijderd werd. Het is mogelijk om het document hier terug op te vragen en te verplaatsen door het naar een andere map te verplaatsen. Het definitief verwijderen van een document is niet mogelijk. 

Herkenningsregels

Om te herkenning te bevorderen van facturen, kan je OCR herkenningsregels instellen. Yuki herkent bij aangeleverde documenten automatisch diverse gegevens door gebruik te maken van OCR. OCR staat voor Optical Character Recognition of in het Nederlands, optische tekenherkenning (het uitlezen van tekst uit een afbeelding). Meer informatie over deze herkenningsregels kan je terugvinden onder de categorie Automatisatie. 

Workflowregels

Deze regels zijn beschikbaar in een extra module binnen Yuki die geactiveerd dient te worden via de Yuki Store. Door gebruik te maken van de workflowregels kan je taken voor gebruikers laten genereren na de verwerking van een factuur zoals goedkeuring en vrijgave voor betaling.

Exporteren (alleen beschikbaar voor een gebruiker met de rol 'Directie', dus niet beschikbaar voor de backoffice)

Via deze functie kan je het archief exporteren. Enkel een gebruiker (ondernemer) met de rol Directie zal de mogelijkheid hebben om deze het archief te exporteren. Alle documenten worden in een zip file verzameld. Van zodra het bestand klaar is, zal je een mail ontvangen met de mogelijkheid om deze te downloaden. Dit zal afhankelijk van de grootte van het archief ongeveer 24 uur in beslag nemen.