Navigeer in het dossier naar de BO-tegel (Backoffice) en kies vervolgens Boekingen nummeren. Klik rechtsboven op Exporteren dagboeken.
In de pop-up stel je het volgende in:
- Welke dagboeken je wilt exporteren
- Welke administratie(s), indien meerdere administraties in dit domein
- Welke boekja(a)r(en), met optioneel een tussentijdse einddatum
- De reeks grootboekrekeningen (Laat dit leeg indien je alle rekeningen wenst te exporteren)
Let op:
- Wijs eerst boekstuknummers toe vooraleer je de export start. Documenten zonder boekstuknummer worden niet meegenomen. Om boekstuknummers te kunnen toewijzen, moet het boekjaar eerst worden geblokkeerd en afgesloten.
- Je kan per exportaanvraag enkel alle dagboeken samen of één specifiek dagboek exporteren. Je kan dus niet variëren, bijvoorbeeld enkel het aankoop- en verkoopdagboek exporteren, en niet de andere dagboeken. Hetzelfde geldt als er meerdere administraties in het domein aanwezig zijn: je kan dan alleen alle administraties samen exporteren, of één specifieke administratie.
- Tussen elke exportaanvraag zit ongeveer één dag wachttijd.
- Zodra de exportbestanden klaarstaan, kan je ze downloaden als een ZIP-bestand. De downloadlink wordt via e-mail verstuurd naar het mailadres van de BO-medewerker die de export heeft aangevraagd. De link is slechts 72 uur geldig. Om het ZIP-bestand te downloaden, moet je ter beveiliging je Yuki-wachtwoord ingeven.
- Gebruik voor deze export niet het wolkje voor een CSV-export. Bij een CSV-export via het wolkje krijg je enkel een overzicht van het totale aantal boekingen per dagboek per periode, en niet de individuele boekingen.
Een PDF-export ziet er als volgt uit:
Daarnaast bevat de export per gekozen dagboek een map met de geboekte documenten. Deze bestanden krijgen als naam het bijhorende boekstuknummer.
Als één van de te exporteren bestanden een UBL-factuur is, dan exporteren we zowel de XML als de bijhorende PDF-bijlage, indien deze beschikbaar is. Als er meerdere PDF-bijlagen beschikbaar zijn, dan exporteren we enkel de eerste PDF als factuurvisualisatie. Controleer dus, waar nodig, dat de definitieve factuur als eerste PDF in de bundeling staat, zodat deze als factuurvisualisatie wordt meegenomen in de export.
Als het dossier een CodaBox-connectie had, zullen in de archiefmap 'Bank' de '.cod' bestanden geëxporteerd worden. De bijhorende CODA-pdf bestanden worden niet in deze export mee opgenomen.