Historische import

Gewijzigd op Di, 14 Feb, 2023 om 5:13 PM

Wens je een administratie vanuit een ander boekhoudpakket over te brengen naar Yuki, dan kan je historische cijfers (balans/resultatenrekening) importeren zodat je in het eerste boekjaar binnen Yuki vergelijkende cijfers hebt. Binnen Yuki kan je zonder problemen, via het doorlopen van een wizard met verschillende stappen, een beginbalans (=eindbalans uit vorig pakket) importeren.

LET OP! Het is niet mogelijk om de Historische import functionaliteit te gebruiken voor een boekjaar waarvan de afsluit nog in Yuki dient te gebeuren. Voor dergelijke gevallen raden we volgende opties aan

de afsluit in het vorig pakket nog af te ronden en vervolgens de cijfers van het afgesloten boekjaar in Yuki in te lezen.
in Yuki gebruik te maken van de mutatiebalans.
het retroactief bijboeken van alle bewijsstukken.

Keuzemogelijkheden voor de import van historische gegevens

Enkel beginbalans (per jaareinde, gegevens uit vorig pakket)
De volledige historieken van vorige reeds afgesloten boekjaren
Beginbalans + mutatiebalans (per moment naar keuze in de loop van het boekjaar)

Begrippenlijst

Historische import: het importeren van cijfers uit afgelopen boekjaar/boekjaren om op die manier vergelijkende cijfers te krijgen qua resultaat:
- Opladen van historische transacties
- Opladen van de eindbalans (zonder de onderliggende transacties).
Beginbalans: import vóór de start van een nieuw boekjaar. Het betreft de eindsituatie van de balans/resultatenrekening inclusief resultaatverwerking uit het vorige boekhoudpakket. De datum die je in Yuki meegeeft bij de import van de beginbalans is 1 dag vóór de startdatum van het boekjaar in Yuki.
Mutatiebalans*: import tijdens het boekjaar. Het betreft een tussentijdse situatie van de balans/resultatenrekening in de loop van het boekjaar dat via een diverse post geboekt wordt nadat de beginbalans reeds werd opgeladen. De historieken en de afschrijvingstabel worden via historische import gedaan, de klanten/leveranciers en mutaties worden per diverse post geboekt. Het alternatief voor de import van de mutatiebalans kan ook gewoon het retroactief bijboeken van alle bewijsstukken betreffen.
Administratie-instellingen: dient vooraf volledig ingevuld te worden vooraleer in een domein te boeken. Voor de historische import maakt dit automatisch bepaalde grootboekrekeningen aan.

Startdatum: begindatum eerste boekjaar in Yuki. De dag vóór deze startdatum wordt de historische import opgeladen en geboekt. De boekingsdatum van de historische import is dus begindatum boekjaar - 1 dag.

Voorbeeld

Het eerste boekjaar in Yuki loopt van 01-07-2021 tot 30-06-2022. Hierbij dient de boekingsdatum van de historische import 30-06-20121 te zijn. Indien er sprake is van een tussentijdse import, zal de datum 31-12-2021 zijn.

Activum-groepsinstellingen: vooraf gedefinieerde instellingen om de afschrijvingstabel automatisch te kunnen laten lopen. Deze 2xxxx9-rekening, 63xxxx-rekening en 74xxxx-rekening moeten één op één gelinkt worden aan de betreffende activagroep.

“Restwaarde” verklaring: Met Restwaarde bedoelen we residuwaarde en niet de boekwaarde. De boekwaarde zal Yuki automatisch berekenen door ‘Reeds afgeschreven’ af te trekken van ‘Bedrag aanschaf’.

Stappenplan

De historische import-wizard vind je onder de BO (Backoffice)-> Importeren. Kies in de taakbalk voor Historische data importeren.

LET OP! Importeer het bestand NIET via onderstaande functie; deze dient enkel en alleen voor de mutatiebalans.

Als je in een domein meerdere administraties hebt, dien je eerst een administratie te selecteren. Daarna kom je in de eerste van in totaal 9 stappen van de import-wizard. We behandelen hieronder elk van de stappen.