Mutatiebalans - Tussentijdse import

Voor een import tijdens het boekjaar kan je opteren voor een mutatiebalans. Het betreft een tussentijdse situatie van de balans/resultatenrekening in de loop van het boekjaar dat via een diverse post geboekt wordt nadat de beginbalans reeds werd opgeladen. De historieken en de afschrijvingstabel worden via historische import gedaan, de klanten/leveranciers en mutaties worden per diverse post geboekt.  Het alternatief voor de import van de mutatiebalans kan ook gewoon het retroactief bijboeken van alle bewijsstukken betreffen.

Dit zal uitgelegd worden aan de hand van een voorbeeld:

Balans ‘n-1’

Tussentijdse balans in boekjaar ‘n’ na 6 maanden 

Beginbalans

De beginbalans geef je in alsof de administratie op de eerste dag van boekjaar ‘n’ gestart zou zijn in Yuki. Je neemt er dus de laatste interne jaarrekening bij en houdt rekening met de gewoonlijke uitzonderingen van de beginbalans. Boek met een diverse post van het type beginbalans op de dag vóór de start van het boekjaar in Yuki en zorg ervoor dat een aantal zaken via de wachtrekeningen voor de openingsbalans verlopen, zoals je afschrijvingen, openstaande posten, en je banksaldo's.

Beginsaldo’s

Vervolgens gaan we verder met het ingeven van de beginsaldo’s van de bankrekeningen en het actief.

Bank

Voor de bank geef je het beginsaldo van de bankrekening in voor het bedrag dat de bank moet hebben zodra je met de boekhouding in Yuki start. Dat is hier dus 7.950,00 EUR.

Yuki maakt dan automatisch deze boeking:

Geboekte afschrijvingen

Voor de afschrijvingselementen vul je de respectievelijke reeds geboekte afschrijvingen per n-1 in. Dit kan gedaan worden door in de afschrijvingstabel op de drie puntjes helemaal rechts van het element te klikken en vervolgens op Details activa wijzigen. 

Yuki maakt dan automatisch onderstaande boekingen voor de twee afschrijvingselementen. Hierbij wordt het reeds afgeschreven bedrag afgeboekt van 289999 Wachtrekening beginbalans activa.

De mutaties gedurende het eerste deel van het boekjaar

Je maakt een normale diverse post op de laatste datum voor de effectieve start in Yuki aan. Een alternatief is om deze diverse post te importeren aan de hand van een CSV-bestand. Hierin neem je alle transacties op waarop rekeningen zijn aangepast, met andere woorden waarop er mutaties gebeurd zijn. Zo is bijvoorbeeld op de rekening 100000 gedurende de eerste zes maanden van het boekjaar niets aangepast. Voor de rekening 230000 Installaties, machines & uitrusting is dat wel het geval, dus deze nemen we deze op in onze boeking. Indien je een uitsplitsing van klanten en leveranciers wenst, dien je dit via een apart CSV-bestand op te laden, waarbij je de wachtrekeningen (400010 en 440010) tegenboekt ten opzichte van de unieke openstaande klanten/leveranciers.

Hierbij zijn er een aantal uitzonderingen: 

• De rekening 140000 Overgedragen resultaat en de rekening 694000 Overgedragen resultaat boekjaar nemen we niet op. Yuki zal deze boeking automatisch maken wanneer er voor het boekjaar op een resultatenrekening wordt geboekt.  

• De afschrijvingen laat je er ook uit. Deze boek je in Yuki voor de eerste helft van boekjaar n. We bedoelen daarbij deze transactie:

• De rekening 411000 Terug te vorderen BTW dient geboekt te worden op 494900 Rekening Courant BTW (op de relatie Federale overheidsdienst financiën!). 
• De rekening 550000 Bank passen we aan naar de rekening 550090 beginbalans banken.

Afschrijvingen

Het is geen probleem om de afschrijvingen die in het eerste boekjaar van ‘n’ geboekt zijn op te nemen in de diverse post. Let daarbij wel op dat je de juiste 63-rekening kiest. Er moet namelijk voor elke 2-rekening een eigen 63-rekening bestaan. Yuki voorziet voor het standaard MAR al een hele reeks, maar wanneer je een 2-rekening aanmaakt, moet er dus ook unieke 63-aangemaakt worden. 

Het is ook mogelijk om de afschrijvingen uit de mutatiebalans te halen en het resultaat te verhogen met het het bedrag van de afschrijvingen. Vervolgens dienen de afschrijvingen in Yuki geboekt te worden.