Nieuwe factuur maken

Om een nieuwe verkoopfactuur aan te maken, moeten de volgende stappen worden doorlopen:

• Voer de factuurgegevens in 
• Voeg één of meer factuurregels (verkoopartikelen) toe
• Voeg, indien nodig, aanvullende gegevens toe
• Factuur klaarzetten en verzenden

Voer de factuurgegevens in 

• Indien je meerdere administraties hebt, zal je bij Bedrijf de mogelijkheid hebben om de administratie te selecteren waarin de verkoopfactuur verwerkt moet worden 
• Selecteer de Klant voor wie de factuur is bestemd of klik op de knop + Nieuwe relatie om een nieuwe relatie aan te maken.

Zodra je een relatie hebt geselecteerd of aangemaakt worden de velden 'Contactpersoon', 'Onderwerp', 'Lay-out' en 'Vervalt over' zichtbaar gemaakt. 

• Indien er een klantspecifieke Contactpersoon aanwezig is op de relatiekaart van de klant wordt deze automatisch ingevuld. Selecteer, indien nodig, een andere relatie als Contactpersoon van een klant of klik op de knop + Nieuwe contactpersoon om een nieuwe relatie (contactpersoon) aan te maken. 
• Na het selecteren van de klant vult Yuki automatisch het Onderwerp  "Factuur voor [relatie]" in. Dit kan handmatig worden gewijzigd.
• De Lay-out wordt overgenomen van de 'Factuuraflevering' instellingen (bij de 'Verkoopinstellingen'). Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Factuuraflevering.

TIP!

Om een Engelse, Franse of Duitse offerte aan te maken selecteer je hier een Engelse, Franse of Duitse offerte lay-out.

• Betaling. De betalingstermijn in dagen wordt overgenomen van de 'Factuur' instellingen (bij de 'Verkoop instellingen'). Het aantal dagen kan hier echter handmatig worden gewijzigd. Op basis van de factuurdatum wordt automatisch de juiste vervaldatum berekend. 
• De standaard betaalwijze van een factuur is 'Overschrijving'. De betaalwijze kan hier echter handmatig worden gewijzigd in: Contant, Bancontact, Creditcard, Wordt teruggestort, Contant ontvangen, Te verrekenen, Uit privé, In privé, iDEAL, Online en Mollie. 

Voeg één of meer factuurregels (verkoopartikelen) toe

Op de factuur moeten één of meerdere verkoopartikelen worden toegevoegd. Doorloop de volgende stappen:

• Selecteer de juiste prijslijst voor de artikelen op de factuur. Indien er op de relatiekaart van de klant een prijslijst is ingevoerd wordt deze hier automatisch ingevuld.
• Klik onder de kop Factuurregels op het vergrootglas achter het veld Referentie
• Selecteer het artikel dat je wilt toevoegen op de factuur. Alleen de artikelen van de hierboven geselecteerde prijslijst worden getoond. Klik op de optie + Nieuw verkoopartikel om een nieuw verkoopartikel toe te voegen. 
• De gegevens van het artikel zoals de omschrijving worden automatisch ingevuld op de factuurregel. Wijzig indien nodig het aantal, de prijs en/of de btw-code van het artikel. 
• Om een tweede artikel toe te voegen klik je op de knop Voeg nog een regel toe.

Tijdens of na het toevoegen van artikelen kan je de volgende acties op een factuurregel uitvoeren:

• Klik op de drie streepjes voor een factuurregel om deze naar beneden of boven te verplaatsen.
• Klik op de knop met de drie puntjes achter voor volgende opties
  • Voeg nieuwe opmerking toe om een tekstregel weer te geven onder de desbetreffende factuurregel.
  • Reset waarden om de standaardwaarden van het verkoopartikel weer terug te zetten in de factuurregel.
  • Verwijderen om de regel te verwijderen van de factuur.

Voeg, indien nodig, aanvullende gegevens toe

• Selecteer het Project waaraan deze verkoopfactuur moet worden toegevoegd.
• Het is mogelijk om een PO/Ordernummer te laten vermelden op de verkoopfactuur. Dit nummer zal automatisch ook op de UBL factuur worden vermeld.

• Je kan een Tag toevoegen om er voor te zorgen dat je facturen met eenzelfde tag gemakkelijk kan terugvinden. 

• Voeg een Bijlage toe aan de factuur vanaf jouw apparaat of vanuit Yuki-archief van maximum 5 MB. De volgende bestandsformaten worden ondersteund: pdf, doc(x), xls(x), ppt(x), txt, jpg, png, bmp en gif. 

Factuur klaarzetten en verzenden

Wanneer alle gegevens van de factuur zijn ingevoerd heb je de volgende opties:

• Factuur klaarzetten voor verzending door te kiezen voor Volgende. 
• Factuur bewaren als concept
• de factuur verwijderen (rechtsboven) 

Door te kiezen voor Volgende kan je een schermvoorbeeld bekijken om te controleren of de factuur er correct uitziet. De desbetreffende factuur verdwijnt uit de werklijst 'Conceptfacturen' en wordt verplaatst naar de werklijst 'Te verzenden facturen'. 

Naast het schermvoorbeeld heb je de mogelijkheid om in het veld Notities opmerkingen toe te voegen aan de factuur. Deze notities zijn intern en zullen daarom niet worden getoond op de factuur. Daarnaast kan je in de velden Aangemaakt door en Gewijzigd door bekijken wanneer en door wie de factuur is aangemaakt en/of gewijzigd. Ook wordt hier het type document en het interne ID van de factuur in Yuki getoond.

De getoonde Factuurdatum is altijd de datum van vandaag. Selecteer hier desgewenst een andere factuurdatum. 

De getoonde Verzendwijze zal automatisch ingevuld worden en haalt Yuki van de gegevens van de klant of dit is standaard verzendwijze onder Factuuraflevering (Verkoopinstellingen). Wijzig, indien nodig, de verzendwijze van de factuur:

• Per e-mail versturen: indien dit reeds gekend is van de klant, zal dit veld al ingevuld zijn. Je kan dit zelf ook nog invullen. 
• Per post versturen:  de factuur kan na verwerking direct worden afgedrukt en/of gedownload.
• Factuur niet versturen per e-mail: de factuur wordt wel in de administratie verwerkt maar niet verzonden naar de klant.

Om de factuur weer te bewaren als een te verzenden factuur klik je op de knop Opslaan als 'klaar om te versturen'. Door te kiezen voor Verwerken zal de factuur afhankelijk van de verzendwijze verstuurd en afgehandeld worden. De factuur verdwijnt uit de werklijst 'Klaar om te versturen' en wordt verplaatst naar de werklijst 'Achterstallig'. Het is ook mogelijk om facturen in bulk te versturen. Meer informatie hierover kan je op volgende pagina terugvinden:

• Facturen in bulk versturen