Créer une nouvelle facture

Pour créer une nouvelle facture de vente, les étapes suivantes doivent être complétées :

• Entrez les informations de facturation
• Ajouter une ou plusieurs lignes de facture (articles de vente)
• Ajouter des détails additionnels si nécessaire
• Préparer et envoyer la facture

Entrez les informations de facturation

• Si vous avez plusieurs administrations, vous pourrez sélectionner, sous Entreprise, l'administration dans laquelle la facture de vente doit être traitée. 
• Sélectionnez le client auquel la facture est destinée ou cliquez sur le bouton +Créer nouveau contact pour créer une nouvelle relation.

Dès que vous avez sélectionné ou créé une relation, les champs 'Contact', 'Objet', 'Mise en page' et 'Expiration dans' sont rendus visibles.

• S'il y a une personne de contact sur la fiche de contact du client, celle-ci sera remplie automatiquement. Sélectionnez (éventuellement) un autre contact comme contact client ou cliquez sur le bouton + Nouveau contact pour en créer un nouveau. 
• Après avoir sélectionné le client, Yuki remplit automatiquement l'Objet "Facture pour [relation]". Cela peut être changé manuellement.
• La mise en page est reprise des paramètres 'Livraison de la facture' (dans les 'Paramètres de vente'). Pour une description détaillée, voir l'article Livraison.

ASTUCE!

Pour créer une Offre en anglais, français ou néerlandais, sélectionnez ici une mise en page de l'offre en anglais, français ou néerlandais.

• Paiement. Le délai de paiement en jours est tiré des paramètres 'Facture' (dans les 'Paramètres factures'). Cependant, le nombre de jours peut être modifié manuellement ici. La date d'échéance correcte est automatiquement calculée en fonction de la date de facturation. 
• Le mode de paiement standard pour une facture est le « virement bancaire ». Cependant, le mode de paiement peut être modifié manuellement ici : Comptant, Bancontact, Carte de crédit, Sera remboursé, Espèces reçues, À régler, En privé, En privé, iDEAL, En ligne et Mollie.

Ajouter une ou plusieurs lignes de facture (articles de vente)

Un ou plusieurs articles de vente doivent être ajoutés à la facture. Suivez les étapes suivantes :

• Sélectionnez la liste de prix correcte pour les articles sur la facture. Si une liste de prix a été saisie sur la fiche contact du client, elle sera saisie ici automatiquement.
• Sous l'en-tête Lignes de facture, cliquez sur la loupe derrière le champ Référence .
• Sélectionnez l'article que vous souhaitez ajouter à la facture. Seuls les articles de la liste de prix sélectionnée ci-dessus sont affichés. Cliquez sur l'option + Nouvel article de vente pour ajouter un nouvel article de vente.
• Les détails de l'article tels que la description sont automatiquement saisis sur la ligne de facture. Si nécessaire, modifiez la quantité, le prix et/ou le code TVA de l'article.
• Pour ajouter un deuxième article, cliquez sur le bouton Ajouter une autre ligne.

Vous pouvez effectuer les actions suivantes sur une ligne de facture pendant ou après l'ajout d'articles :

• Cliquez sur les trois lignes devant une ligne de facture pour la déplacer vers le haut ou vers le bas.
• Cliquez sur le bouton avec les trois points derrière pour les options suivantes

• Ajoutez un nouveau commentaire pour afficher une ligne de texte sous la ligne de facture concernée.
• Réinitialiser les valeurs pour réinitialiser les valeurs par défaut de l'article de vente dans la ligne de facture.
• Supprimer pour supprimer la ligne de la facture.

Ajouter des détails additionnels si nécessaire

• Sélectionnez le projet auquel cette facture de vente doit être ajoutée.
• Il est possible d'avoir un numéro de bon de commande indiqué sur la facture de vente. Ce numéro sera également automatiquement indiqué sur la facture UBL.
• Vous pouvez ajouter un tag pour vous assurer que vous pouvez facilement trouver des factures avec la même étiquette.
• Ajoutez un fichier joint à la facture depuis votre appareil ou depuis l'archive Yuki de 5 Mo maximum. Les formats de fichier suivants sont pris en charge : pdf, doc(x), xls(x), ppt(x), txt, jpg, png, bmp et gif.

Préparer et envoyer la facture

Lorsque tous les détails de la facture ont été saisis, vous avez les options suivantes :

• Préparez la facture pour l'envoi en choisissant Suivant.
• Enregistrer la facture comme brouillon
• supprimer la facture (en haut à droite)

En choisissant Continuer, vous pouvez afficher un aperçu de l'écran pour vérifier si la facture semble correcte. La facture concernée disparaît de la liste de travail 'Facture brouillon' et est déplacée vers la liste de travail 'Factures à envoyer'.

En plus de l'exemple d'écran, vous avez la possibilité d'ajouter des commentaires à la facture dans le champ Remarques. Ces remarques sont internes et ne figureront donc pas sur la facture. De plus, dans les champs Créé par et Modifié par, vous pouvez voir quand et par qui la facture a été créée et/ou modifiée. Le type de document et l'ID interne de la facture dans Yuki sont également affichés ici.

La date de facture indiquée est toujours la date du jour. Sélectionnez une autre date de facture ici, si vous le souhaitez.

La méthode d'envoi indiquée sera automatiquement renseignée et Yuki récupérera les données du client ou il s'agit de la méthode d'envoi  par défaut sous Livraison de la facture (Paramètres de vente). Si nécessaire, modifiez la méthode d'envoi de la facture :

• Envoyer par e-mail : si cela est déjà connu du client, ce champ sera déjà rempli. Vous pouvez également le remplir vous-même.
• Envoyer par la poste : la facture peut être imprimée et/ou téléchargée immédiatement après traitement.
• Ne pas envoyer de facture par e-mail : la facture est traitée dans l'administration mais n'est pas envoyée au client.

Pour enregistrer à nouveau la facture en tant que facture à envoyer, cliquez sur le bouton Enregistrer comme "prêt à envoyer". En choisissant Traiter, la facture sera envoyée et traitée en fonction de la méthode d'envoi. La facture disparaît de la liste de travail 'Prêt à envoyer' et est déplacée vers la liste de travail 'En retard'. Il est également possible d'envoyer des factures en masse. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet sur la page suivante:

• Envoyer des factures en masse