Factuuraflevering

Je kan de instellingen voor de aflevermethode van verkoopfacturen gaan aanpassen door naar de Verkoopinstellingen te navigeren. 

De onderstaande instellingen kunnen voor de aflevering van de factuur bij de factuurinstellingen worden ingevoerd.

Verzendmethode

De standaard verzendwijze voor de verkoopfacturen moet hier worden geselecteerd: 

• Alles per e-mail: Als er geen e-mailadres bekend is of in de klantenfiche staat ingesteld op 'Per gewone post' wordt de factuur niet verwerkt.

• Alles per gewone post: Van de verwerkte facturen wordt een printbestand gemaakt. Als de klantspecifieke instelling staat op 'Per e-mail' wordt de factuur niet verwerkt.

• Waar mogelijk per e-mail: Afhankelijk van de klantspecifieke instelling en de aanwezigheid van een e-mailadres wordt bepaald of de factuur per e-mail of per post wordt verstuurd.  Van de 'per post' facturen wordt een printbestand gemaakt.

• Niet verzenden: de facturen worden wel in de administratie verwerkt maar niet verzonden. 

UBL

Hier kan je aangeven of je een factuur als UBL aan je klanten wilt versturen. Een UBL factuur kan in veel boekhoudpakketten gemakkelijk worden ingelezen. 

Er zijn vier opties:

1. Niet toevoegen  - hierbij zal enkel een PDF document opgemaakt worden (en dus alleen de PDF).

2. Ook meesturen als extra attachment - er zullen 2 documenten opgemaakt worden, een PDF-versie en een bijkomende attachment in UBL. 

3. Ook meesturen als extra attachment - PDF ingebed in UBL - er zullen 2 documenten opgemaakt worden, een PDF versie en een bijkomende attachment in UBL waarin de PDF ook in opgeslagen zit. 

4. Als enige attachment - PDF ingebed in UBL - er zal enkel een UBL document opgemaakt worden met de PDF in verwerkt. Dit is enkel aan te raden wanneer klanten de facturen volledig elektronisch verwerken .

Optie 2 is de meest compacte optie en bij optie 3 verstuur je effectief de PDF 2x zodat dit de meest complete optie is. Opties 2 en 3 komen het meest voor.

UBL formaat

UBL kan je beschouwen als een soort Excel file. Alle zaken die relevant zijn voor de factuur worden overgenomen volgens vaste afspraken over hoe de velden worden genoemd en gestructureerd. Hier kan je kiezen of je de meegestuurde UBL-file wilt opstellen in het standaard, internationaal formaat of het Belgische e-fff formaat. Het e-fff formaat bevat een beperkter aantal velden. De meegestuurde UBL voldoet aan de UBL 2.1 standaard en zou daardoor vlot door andere partijen ingelezen moeten worden.

E-mail afkomstig van adres

Om ervoor te zorgen dat je klanten zien dat de factuur van jou afkomstig is, dien je hier het e-mailadres op te geven van waaruit de facturen verstuurd worden. 

Dit moet een bestaand e-mailadres zijn. Na het invoeren van het e-mailadres krijg je op het betreffende adres een e-mail van Yuki om je account te bevestigen.

Als je facturen via e-mail verstuurd, gebeurt dat ofwel via de virtuele Yuki mailserver ofwel via je eigen mailserver. 

LET OP!

Klik op Open mailserver instellingen om in te stellen dat de facturen via je eigen SMTP server verzonden worden.

E-mailadres voor kopieën 

Als je zelf een kopie van de verzonden verkoopfacturen wenst te ontvangen om te controleren of alle facturen correct verzonden zijn, vul dan hier het e-mailadres in waar de kopie naar verstuurd moet worden. Indien je dit leeg laat, wordt er geen kopie factuur verstuurd. Het is niet nodig om de facturen nog een keer naar Yuki te sturen. Na verwerking wordt de  factuur automatisch in het archief opgeslagen en in je boekhouding verwerkt.