Je kan de instellingen voor de aflevermethode van verkoopfacturen gaan aanpassen door naar de Verkoopinstellingen te navigeren.
Verzendmethode
De standaard verzendwijze voor de verkoopfacturen moet hier worden geselecteerd:
Alles per e-mail: Als er geen e-mailadres bekend is of in de klantenfiche staat ingesteld op 'Per gewone post' wordt de factuur niet verwerkt.
Alles per gewone post: Van de verwerkte facturen wordt een printbestand gemaakt. Als de klantspecifieke instelling staat op 'Per e-mail' wordt de factuur niet verwerkt.
Waar mogelijk per e-mail: Afhankelijk van de klantspecifieke instelling en de aanwezigheid van een e-mailadres wordt bepaald of de factuur per e-mail of per post wordt verstuurd. Van de 'per post' facturen wordt een printbestand gemaakt.
Niet verzenden: de facturen worden wel in de administratie verwerkt maar niet verzonden.
E-mailinstellingen
- Afzender: Om ervoor te zorgen dat je klanten zien dat de factuur van jou afkomstig is, dien je hier het e-mailadres op te geven van waaruit de facturen/offertes verstuurd worden. Dit moet een bestaand e-mailadres zijn. Na het invoeren van het e-mailadres krijg je op het betreffende adres een e-mail van Yuki om je account te bevestigen.
- Type Server: Yuki servers vs SMTP-Server
- Kopieën: Je kan hier mailadressen toevoegen die automatisch in het veld 'CC' zullen toegevoegd worden bij verzending van elke factuur of offerte.
UBL:
Hier kan je aangeven of je een factuur als UBL aan je klanten wilt versturen. Een UBL factuur kan in veel boekhoudpakketten gemakkelijk worden ingelezen.
Er zijn vier opties:
Niet toevoegen - hierbij zal enkel een PDF document opgemaakt worden (en dus alleen de PDF).
Ook meesturen als extra attachment - er zullen 2 documenten opgemaakt worden, een PDF-versie en een bijkomende attachment in UBL.
Ook meesturen als extra attachment - PDF ingebed in UBL - er zullen 2 documenten opgemaakt worden, een PDF versie en een bijkomende attachment in UBL waarin de PDF ook in opgeslagen zit.
Als enige attachment - PDF ingebed in UBL - er zal enkel een UBL document opgemaakt worden met de PDF in verwerkt. Dit is enkel aan te raden wanneer klanten de facturen volledig elektronisch verwerken .
Optie 2 is de meest compacte optie en bij optie 3 verstuur je effectief de PDF 2x zodat dit de meest complete optie is. Opties 2 en 3 komen het meest voor.
Integraties:
Hier kan je controleren over je aangemeld bent op het Peppol netwerk voor verzending over peppol. Indien niet, kan je dat via deze knop doen.