Créer une règle de reconnaissance OCR

Sur la page "Règles de reconnaissance OCR", vous pouvez lire où vous pouvez les trouver dans Yuki. Comment pouvez-vous les créer, cependant? Nous vous l'expliquons ci-dessous.

Seul un utilisateur ayant le rôle 'Backoffice' dans un domaine peut créer des règles de reconnaissance OCR locales.

En haut à droite de l'écran d'encodage d'un document dans Yuki, vous trouverez les détails IDR, des détails OCR et les règles de reconnaissance OCR  ( OCR match rules) dans la section fixe Document.

Créer une règle de reconnaissance OCR locale

Pour créer une règle de reconnaissance OCR, procédez comme suit:

• Sur le côté droit de l'écran d'encodage, cliquez sur Détails OCR (ou sur Détails IDR - onglet OCR), Yuki vous montre le texte OCR trouvé dans le document.

• Choisissez une ligne de texte unique, puis copiez ce texte complètement
• Fermer l'écran de texte OCR
• Maintenant, cliquez sur Règles de reconnaissance OCR (ocr match rules) à droite de votre écran.

Pour créer une nouvelle règle de reconnaissance OCR locale, cliquez sur le bouton Ouvrir une nouvelle carte (voir l'image ci-dessus) en haut à gauche de votre écran. L'écran suivant s'affichera.

• Vous collez maintenant le texte copié dans le premier champ de données OCR dans Données OCR 1 sous Critères à gauche du l’écran.
• Indiquez ensuite à la droite de votre écran, sous Résultat, le type de document concerné et la relation à associer.
• Cliquez sur le bouton Sauvegarder.

Si les données d'OCR trouvées par Yuki dans le document correspondent aux données d'OCR entrées dans la règle de reconnaissance d'OCR, le résultat sélectionné sera appliqué dans le document. Le type de document sera ajusté et le document sera lié à la relation saisie.

Critères de la règle de reconnaissance OCR

Les champs entrés sont appliqués au fur et à mesure des critères. La saisie de plusieurs critères réduira donc les résultats de la règle de reconnaissance.

• Données OCR 1/2/3

Des critères peuvent être entrés dans les champs de données OCR pour déterminer si le document est éligible pour la règle de reconnaissance.

Utilisez toute la ligne des données trouvées dans les détails de l'OCR. Donc, ne pas omettre de données trouvées dans toute la ligne.

• Numéro d'entreprise

Dans ce champ, il est possible de spécifier un numéro de société comme critère.

• Numéro de TVA

Dans ce champ, il est possible de spécifier un numéro de TVA comme critère.

• Site web

Dans ce champ, il est possible de spécifier un site Web comme critère.

• IBAN

Dans ce champ, il est possible de spécifier un IBAN comme critère.

• Priorité

En définissant la priorité, il est possible de donner la priorité à certaines règles de reconnaissance par rapport aux autres règles de reconnaissance. Par exemple, si plusieurs règles de reconnaissance sont utilisées avec des critères de données partiellement identiques

Remarque: pour qu'une règle de reconnaissance OCR fonctionne, vous devez utiliser une ligne complète à partir des données OCR!

Conseil: Les champs OCR 1/2/3 sont les champs à utiliser de préférence pour les règles de reconnaissance OCR. Utilisez donc toujours ces champs en premier.

Si les données d'OCR trouvées correspondent aux données d'OCR entrées dans la règle de reconnaissance, le résultat sélectionné sera appliqué. Le résultat à saisir se limite à l'attribution du type de document et de relation (contact).

Résultat de la règle de reconnaissance OCR

• Type de document

Un des six types de document doit être choisi comme résultat de la règle de reconnaissance. Les types de documents disponibles sont:

• Facture d'achat
• Facture de vente
• Relevé de compte
• Fiche de paie
• Déclaration d'impôt à la source
• Déclaration

• Relation

Si une relation est sélectionnée ici, le document est lié à la relation entrée.

• Projet

Si le Yuki Projets est activé (à partir de l'abonnement Medium), vous pouvez également choisir ici d’affecter automatiquement un projet spécifique si cette règle de reconnaissance OCR a été appliquée.

Exactitude des règles de reconnaissance OCR

Par règle de reconnaissance OCR, vous pourrez voir l'efficacité exacte des règles de reconnaissance OCR définies au moyen d'un pourcentage dans la colonne Précision.

Si vous dépassez le pourcentage, vous verrez combien de documents la règle a été appliquée depuis la dernière modification et combien d'entre eux ont été correctement mis en correspondance. Grâce à ces informations, vous pouvez désormais optimiser vos règles de reconnaissance OCR ou envisager de supprimer ou de remplacer certaines règles de reconnaissance.