Aankoopfactuur boeken

Yuki probeert zoveel mogelijk op basis van IDR en standaardwaarden documenten te herkennen en automatisch te verwerken. Echter kan het zijn dat een relatie op een document nieuw is, de factuur niet herkend wordt, of extra informatie vereist om de boeking netjes in Yuki te kunnen verwerken. Hierdoor zal de factuur handmatig moeten worden verwerkt. Hoe je een aankoopfactuur verwerkt wordt in dit artikel uitgelegd.

Het invoerscherm van een aankoopfactuur bevat vijf belangrijke onderdelen: 

• De administratie - enkel zichtbaar als het domein meerdere administraties bevat
• Het adresblok
• De factuurgegevens
• De (gesplitste) factuurregels
• Betalingsgegevens. 

Administratie
Dit veld is niet altijd aanwezig. Het veld is enkel zichtbaar als er meer dan één administratie in het domein zit. In dit veld moet aangeduid worden tot welke administratie de aankoopfactuur behoort.

Adresblok

Het vastleggen van de leverancier gebeurt in het adresblok. Is het adres (deels) ingevuld door de IDR controleer dan of dit juist is. Indien deze niet ingevuld is, dan dient deze zo compleet mogelijk aangevuld te worden. Hiervoor kan je op zoek gaan naar de leverancier in het lokale (domein) of in het centrale adressenbestand van Yuki. Lokaal zal dit enkel bestaan indien er in het verleden reeds werd geboekt op desbetreffende leverancier. 

Opzoeken van adres

Om op te zoeken of de leverancier al bestaat vul je in het veld Leverancier de naam in. Van zodra je de eerste letters intypt, zal een lijst met mogelijke leveranciers in het veld verschijnen. 

In het venster worden alle adressen getoond die in het lokale en/of centrale adressenbestand van Yuki aanwezig zijn en waarin de letters voorkomen die je hebt ingetypt. Voor elke regel staat een wit of zwart bolletje. Als er een zwart bolletje staat, dan komt dat adres zowel in het centrale adressenbestand van Yuki voor als in het lokale adressenbestand van de administratie. Staat er een wit bolletje voor dan is de leverancier wel bekend in het centrale adressenbestand, maar niet in het lokale adressenbestand van de administratie.

Als je in het venster meerdere leveranciers ziet die aan de beschrijving voldoen, dan kies je bij voorkeur degene met een zwart bolletje ervoor (deze zullen standaard eerst getoond worden). Vind je geen leveranciers met een zwart bolletje, maar wel één met een wit bolletje dan kies je die leverancier. Vind je helemaal geen leverancier die aan de omschrijving voldoet, dan vul je de complete naam in zoals die op de factuur staat.

Heb je een bestaande leverancier gekozen, dan worden de velden, zover ze bekend zijn, in het adresblok gevuld. Controleer aan de hand van de complete adresgegevens of alles klopt. Indien dat niet het geval is, kan je het veld Leverancier leeg maken en opnieuw zoeken.  Heb je de juiste leverancier en ontbreken er nog velden dan kan je deze aanvullen met de gegevens die op de factuur staan. Het btw-nummer, ondernemingsnummer en de website van het bedrijf zijn heel belangrijk voor de automatische herkenning (IDR).

Factuurgegevens

Nadat je het adres hebt ingevuld, aangepast en/of gecontroleerd, ga je verder met de factuurgegevens. Je doorloopt de velden door eerst de linkerkolom in te vullen en daarna de velden in de rechterkolom. Gebruik de Tab toets om van veld naar veld te springen.

Referentie
Hier vullen we het factuurnummer van de factuur in. Als er meerdere nummers opstaan (bijvoorbeeld een ordernummer en een factuurnummer) kies dan de meest toepasselijke, maar let er vooral op dat je steeds consequent bent.

Het vastleggen van het juiste factuurnummer is belangrijk voor het onderscheppen van duplicaat facturen en voor het automatisch matchen van betalingen aan facturen. Het komt wel eens voor dat er geen factuurnummer te vinden is (bijvoorbeeld op een bonnetje). In dat geval neem je bijvoorbeeld de datum als factuurnummer.

Documentdatum
Bij een aankoopfactuur vul je hier de datum van de factuur in. Soms is dit veld geel gekleurd. In dat geval heeft de IDR een datum ingevuld die mogelijks foutief is. Dat kan zijn omdat het de datum is waarop het document geüpload is (doordat Yuki de datum niet heeft herkend) of een datum in de toekomst. Gele velden verdienen extra aandacht om te controleren of de ingevulde waarde juist is.

Bedrag

In dit veld moet het totaalbedrag van de factuur worden ingevuld.

Berekeningen

Het komt wel eens voor dat je een paar bedragen bij elkaar moet optellen. Gebruik hiervoor de rekenfunctie in het veld. Typ bijvoorbeeld in 1200+150,56 en druk vervolgens op de Tab toets of klik op het '=' teken achter het veld.

Creditnota's

Sommige facturen zijn creditnota’s. In het invoerscherm vul je het bedrag altijd negatief in als het om een creditnota gaat. Dat geldt dan ook voor het btw-bedrag.

Vreemde valuta bedragen

Let bij het bedrag goed op of de factuur in EURO is opgemaakt. Als het bedrag een vreemde valuta bedrag is selecteer dan voor het veld Bedrag de juiste valuta. Indien de benodigde valuta niet zichtbaar is, kan je deze activeren door linksboven op het logo/bedrijfsnaam te klikken en vervolgens te kiezen voor Instellingen. Vervolgens klik je op de knop Landen & valuta. 

Bij het afhandelen van de factuur rekent Yuki het bedrag achterliggend automatisch om naar EURO. Hiervoor kijkt Yuki naar de wisselkoers van de documentdatum.  In de openstaande leverancierslijst en andere overzichten in Yuki worden de factuurbedragen dan ook in EURO weergegeven. Bij het matchen van de betaling aan de factuur kan het eventuele koersverschil worden afgeboekt.

Je kan het bedrag ook zelf even omrekenen door via de toolbox-knop rechtsboven de Valuta calculator te openen. 

Btw-bedrag

In dit veld moet het totaalbedrag aan btw op de factuur ingevuld worden. Indien er bijvoorbeeld 21% btw van toepassing is, dan kan je het btw-bedrag ook berekenen door in het veld 21+%<totaalbedrag> in te typen. Dus 21+%1210 geeft 210. 

Btw-code

In dit veld selecteer je de correcte btw-code. Dit veld wordt automatisch gevuld als het bedrag en het btw-bedrag zijn ingevuld maar kan nog aangepast worden indien nodig.

Grootboekrekening

Vul hier de grootboekrekening in. Als je op meerdere grootboekrekeningen wil boeken, kan je deze toevoegen door te klikken op Nieuwe factuurregel toevoegen.

Onderwerp

Het onderwerp wordt door Yuki zelf bepaald. Wanneer je dit veld leeg laat, vult Yuki automatisch het volgende onderwerp in 'Factuur van <naam leverancier>, <Grootboekrekening(en)>', bijvoorbeeld 'Factuur van Proximus NV., telefoon en internetkosten'.

Project

Dit veld zal enkel zichtbaar zijn vanaf een bundel Medium. De aankoopfactuur kan hierbij worden toegewezen aan een bepaald project.

De (gesplitste) factuurregels

Dit onderdeel wordt gebruikt om een factuur op te splitsen over verschillende grootboekrekeningen.  

Je kan hierbij grootboekrekeningen gebruiken met een verschillend aftrekbaar btw-percentage. De aftrekbaarheid van een grootboekrekening kan per factuurregel ook altijd handmatig worden aangepast.

Betalingsgegevens

De gegevens over de wijze waarop de factuur betaald moet worden zijn belangrijk voor de verdere verwerking van de factuur. Wanneer een klant gebruik maakt van de betaallijst in Yuki moet er extra worden gelet op het correct aangeven van de betaalwijze, de vervaldag, de gestructureerde mededeling of de betaalreferentie.

Betaalwijze

Kies in ’Betaalwijze’ de manier waarop de factuur betaald zal worden. Dit kan op de volgende manieren: 

• Overschrijving: Een factuur die nog per overschrijving betaald moet worden, herken je aan een overschrijvingsopdracht die eronder zit of aan een tekst op de factuur zoals 'Gelieve de factuur te betalen vóór …' Als een factuur per overschrijving betaald moet worden is het verplicht een bankrekening in te vullen. Kijk of er al een bankrekeningnummer bekend is (vergrootglas) of zoek op de factuur het bankrekeningnummer van de leverancier. 
• Domiciliëring
• Contant: Contante betaling komt meestal voor bij bonnetjes. De betaalwijze Contant kan enkel gekozen worden als het bedrijf een bedrijfskas heeft van waaruit de betaling heeft plaatsgevonden. Deze betaalwijze is niet beschikbaar als er geen kasoptie is gekozen.
• Bancontact: De klant heeft betaald met bancontact. Dit staat vaak op het bonnetje vermeld. Kijk daarvoor naar aanduidingen als 'Bancontact', 'Maestro' etc. 
• Creditcard: Als de klant heeft betaald met zijn creditcard staat er vaak op het bonnetje een aanduiding als 'MasterCard', 'Visa', 'American Express' en de laatste vier cijfers van het creditcardnummer. Ook hier kan het voorkomen dat het een privé creditcard is. Als je dat weet kies dan voor ’Uit Privé’.
• Uit privé: Als de klant op de factuur privé heeft betaald (contant, creditcard of van een privé bankrekening) kies dan voor Uit privé.  Hierbij is het nodig om aan te geven wie de betaling heeft gedaan. Afhankelijk van de persoon wordt het bedrag op de RC van de zaakvoerder geboekt of RC personeel. 

Bankrekening

Het bankrekeningnummer hoeft enkel ingevuld te worden als er sprake is van betaalwijze ’Overschrijving’. Bij de andere betaalwijzen is dit veld namelijk niet beschikbaar. Alle bankrekeningen worden weergegeven met het IBAN nummer.

BIC code

De BIC code moet zijn ingevuld voor betalingen naar een buitenlandse bankrekening.

Betalen voor

Hier dient de vervaldatum ingevuld te worden. De vervaldatum staat soms ook vermeld als 'Gelieve te betalen voor <datum X>'. In het veld voor de vervaldatum kun je het aantal dagen van de betaaltermijn invullen, hierdoor past de vervaldatum zich aan.

Toegestane korting voor contant (enkel zichtbaar indien ingeschakeld)

Vul hier het percentage van de betalingskorting in of het bedrag van de korting.

Mededeling

Vul hier de omschrijving van de banktransactie in die meegegeven is bij de betaling, of die meegegeven dient te worden (indien de betaallijst gebruikt wordt).

Gestructureerde mededeling

Indien een gestructureerde mededeling meegegeven wordt, dien je deze hier in te vullen. Indien er gebruik gemaakt wordt van de betaallijst, kan deze ook hier ingevuld worden. Dit veld zal voorrang hebben op het Mededeling veld.

Wanneer je alle nodige gegevens hebt ingevuld en eventueel notities hebt toegevoegd kan je door te klikken op de knop Afhandelen de boeking laten uitvoeren en het volgende document in de workflow openen.

Duplicaat facturen

Nadat de aankoopfactuur bewaard wordt, controleert Yuki of er sprake zou kunnen zijn van een dubbele factuur. Als dat zo is krijg je een pop-up venster te zien waarin de factuur vergeleken wordt met een factuur die daar sterk op lijkt. Controleer of de leverancier, datum, bedrag en factuurnummer hetzelfde zijn. Gaat het niet om dezelfde factuur dan klik je op de knop Geen duplicaat. Is de 'verdachte' factuur daadwerkelijk een duplicaat klik dan op de knop Verwijderen of bundel de factuur als een vervolgblad aan de andere factuur door te klikken op de knop Samenvoegen.

Boeking

Een aankoopfactuur wordt standaard in de map Aankoop/Facturen geplaatst, Daarnaast ontstaat er een openstaande post voor de leverancier (rekening '440000 Leveranciers').