Yuki essaie de reconnaître et de traiter automatiquement un maximum de documents sur la base de l'IDR et des valeurs par défaut. Il se peut toutefois qu'une relation soit nouvelle sur un document, que la facture ne soit pas reconnue ou qu'il faille des informations supplémentaires pour pouvoir comptabiliser correctement l'écriture dans Yuki. La facture doit alors être traitée manuellement. Cet article explique comment traiter une facture d'achat.
L'écran d'encodage d'une facture d'achat comporte cinq parties importantes :
- L'administration : uniquement visible si le domaine contient plusieurs administrations
- Le bloc d'adresse
- Les informations de facturation
- Les lignes de facture (fractionnées)
- Les détails du paiement
Administration
Ce champ n'est pas toujours présent. Il n'est visible que s'il y a plus d'une administration dans le domaine. Dans ce champ, vous devez indiquer à quelle administration appartient la facture d'achat.
Bloc d'adresse
Le fournisseur est enregistré dans le bloc d'adresse. Yuki remplit ce bloc au maximum à l'avance. La fiabilité de ce pré-remplissage dépend du type de document.
Facture en PDF ou en image
Pour un PDF ou une image, Yuki lit les données du document par reconnaissance de texte (OCR). Le traitement automatique des documents (IDR) utilise ces données pour reconnaître le fournisseur et les champs. La reconnaissance de texte peut commettre des erreurs, par exemple en cas de mauvais scan ou de mise en page inhabituelle. Vérifiez donc toujours que le fournisseur proposé et les données d'adresse correspondent à la facture. Les champs colorés en jaune méritent une attention particulière.
Facture UBL
Pour une facture UBL (par exemple via Peppol), aucune reconnaissance de texte n'est effectuée. Les données sont reprises directement du fichier XML créé par le fournisseur lui-même. Ce pré-remplissage est donc plus fiable que pour un PDF. Vérifiez néanmoins brièvement que le fournisseur est correctement lié, surtout si le nom ou l'adresse dans le fichier XML diffère de ce que vous connaissez.
Si l'adresse n'est pas ou est partiellement remplie, complétez-la le plus possible. Pour cela, vous pouvez rechercher le fournisseur parmi les relations de l'administration ou parmi les relations validées via la BCE ou VIES. Un fournisseur ne figure dans l'administration que si une écriture a déjà été passée sur ce fournisseur par le passé.
Rechercher une adresse
Pour vérifier si le fournisseur existe déjà, saisissez son nom dans le champ Fournisseur. Dès que vous tapez les premières lettres, une liste de fournisseurs possibles apparaît dans le champ.
La fenêtre affiche les relations présentes dans l'administration. Elle affiche aussi les relations validées via la BCE ou VIES. Il s'agit chaque fois de relations contenant les lettres que vous avez saisies.
Si plusieurs fournisseurs correspondent à la description, choisissez de préférence celui qui figure déjà dans l'administration. Si le fournisseur ne figure pas encore dans l'administration mais que vous le trouvez comme relation validée via la BCE ou VIES, choisissez cette relation. Si vous ne trouvez aucun fournisseur correspondant, saisissez le nom complet tel qu'il figure sur la facture.
Si vous avez choisi un fournisseur existant, les champs du bloc d'adresse sont remplis pour autant qu'ils soient connus. Vérifiez que tout est correct à l'aide des données d'adresse complètes. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez vider le champ Fournisseur et relancer la recherche. S'il manque encore des champs, vous pouvez les compléter avec les données figurant sur la facture. Le numéro de TVA, le numéro d'entreprise et le site web de l'entreprise sont très importants pour la reconnaissance automatique (IDR).
Informations de facturation
Après avoir complété, ajusté et/ou vérifié l'adresse, passez aux informations de facturation. Remplissez d'abord les champs de la colonne de gauche, puis ceux de la colonne de droite. Utilisez la touche Tab pour passer d'un champ à l'autre.
Référence
Encodez ici le numéro de la facture. Si plusieurs numéros figurent sur le document (par exemple un numéro de commande et un numéro de facture), choisissez le plus approprié, mais veillez surtout à rester cohérent.
L'encodage du bon numéro de facture est important pour détecter les factures en double et pour rapprocher automatiquement les paiements des factures. Il arrive qu'aucun numéro de facture ne soit trouvé (par exemple sur un ticket). Dans ce cas, prenez par exemple la date comme numéro de facture.
Date document
Pour une facture d'achat, vous indiquez ici la date de la facture. Ce champ est parfois coloré en jaune. Dans ce cas, l'IDR a rempli une date qui est peut-être erronée. Il peut s'agir de la date à laquelle le document a été téléchargé (parce que Yuki n'a pas reconnu la date) ou d'une date dans le futur. Les champs jaunes méritent une attention particulière pour vérifier que la valeur est correcte.
Montant
Dans ce champ, vous devez indiquer le montant total de la facture.
Calculs
Il arrive que vous deviez additionner quelques montants. Utilisez pour cela la fonction de calcul du champ. Tapez par exemple 1200+150,56, puis appuyez sur la touche Tab ou cliquez sur le signe « = » après le champ.
Notes de crédit
Certaines factures sont des notes de crédit. Dans l'écran d'encodage, vous indiquez toujours le montant en négatif pour une note de crédit. Cela vaut aussi pour le montant de la TVA.
Montants en devises étrangères
Vérifiez bien que la facture est établie en EUR. Si le montant est dans une devise étrangère, sélectionnez la devise correcte pour le champ Montant. Si la devise nécessaire n'est pas visible, vous pouvez l'activer en cliquant en haut à gauche sur le logo/le nom de l'entreprise, puis en choisissant Paramètres. Cliquez ensuite sur le bouton Pays et devises.
Lors du traitement de la facture, Yuki convertit automatiquement le montant en EUR. Pour cela, Yuki utilise le taux de change à la date du document. Dans la liste des fournisseurs ouverts et dans d'autres aperçus de Yuki, les montants des factures sont donc affichés en EUR. Lors du rapprochement du paiement avec la facture, l'éventuelle différence de change peut être soldée.
Vous pouvez aussi convertir le montant vous-même via le calculateur devise, que vous ouvrez avec le bouton de la boîte à outils en haut à droite.
Montant TVA
Dans ce champ, vous devez indiquer le montant total de TVA figurant sur la facture. Si, par exemple, 21 % de TVA s'applique, vous pouvez aussi calculer le montant de la TVA en tapant 21+%<montant total> dans le champ. Ainsi, 21+%1210 donne 210.
Code TVA
Dans ce champ, vous sélectionnez le code TVA correct. Ce champ est rempli automatiquement dès que le montant et le montant de la TVA sont encodés, mais il peut encore être adapté si nécessaire.
Compte du grand livre
Indiquez ici le compte du grand livre. Si vous souhaitez comptabiliser sur plusieurs comptes du grand livre, vous pouvez en ajouter en cliquant sur Ajouter ligne de facture.
Objet
L'objet est déterminé par Yuki lui-même. Si vous laissez ce champ vide, Yuki complète automatiquement l'objet suivant : « Facture de <nom du fournisseur>, <Compte(s) du grand livre> », par exemple « Facture de Proximus NV., frais de téléphone et d'internet ».
Projet
Ce champ n'est visible qu'à partir d'un bundle Medium. La facture d'achat peut ainsi être affectée à un projet déterminé.
Les lignes de facture (fractionnées)
Cette section sert à fractionner une facture entre différents comptes du grand livre.
Vous pouvez utiliser des comptes du grand livre avec un pourcentage de TVA déductible différent. La déductibilité d'un compte du grand livre peut aussi toujours être adaptée manuellement par ligne de facture.
Détails du paiement
Les informations sur le mode de paiement de la facture sont importantes pour le traitement ultérieur de la facture. Lorsqu'un client utilise la liste de paiement dans Yuki, il faut être particulièrement attentif à l'indication correcte de la méthode de paiement, de l'échéance, de la communication structurée ou de la référence de paiement.
Méthode de paiement
Dans Méthode de paiement, choisissez la manière dont la facture sera payée. Les possibilités sont les suivantes :
- Virement: une facture qui doit encore être payée par virement se reconnaît à un ordre de virement joint ou à un texte sur la facture comme « Veuillez payer la facture avant le … ». Si une facture doit être payée par virement, il est obligatoire d'indiquer un compte bancaire. Regardez si un numéro de compte bancaire est déjà connu (loupe) ou cherchez sur la facture le numéro de compte bancaire du fournisseur.
- Domiciliation (Prélèvement automatique)
- Comptant : le paiement comptant se rencontre surtout pour les tickets. La méthode de paiement Comptant ne peut être choisie que si l'entreprise dispose d'une caisse à partir de laquelle le paiement a été effectué. Cette méthode de paiement n'est pas disponible si aucune option de caisse n'a été choisie.
- Bancontact : le client a payé par Bancontact. C'est souvent mentionné sur le ticket. Cherchez des mentions comme « Bancontact », « Maestro », etc.
- Carte de crédit : si le client a payé avec sa carte de crédit, le ticket porte souvent une mention comme « MasterCard », « Visa », « American Express » et les quatre derniers chiffres du numéro de carte de crédit. Là aussi, il peut s'agir d'une carte de crédit privée. Si vous le savez, choisissez Payé en privé.
- Payé en privé : si le client a payé la facture en privé (comptant, par carte de crédit ou à partir d'un compte bancaire privé), choisissez Payé en privé. Il faut alors indiquer qui a effectué le paiement. Selon la personne, le montant est comptabilisé sur le compte courant de l'administrateur ou sur le compte courant du personnel.
Compte bancaire
Le numéro de compte bancaire ne doit être indiqué que pour la méthode de paiement Virement bancaire. Pour les autres méthodes de paiement, ce champ n'est pas disponible. Tous les comptes bancaires sont affichés avec le numéro IBAN.
Code BIC
Le code BIC doit être indiqué pour les paiements vers un compte bancaire étranger.
Payer avant
Indiquez ici la date d'échéance. La date d'échéance est parfois aussi mentionnée comme « Veuillez payer avant le <date X> ». Dans le champ de la date d'échéance, vous pouvez indiquer le nombre de jours du délai de paiement, ce qui adapte la date d'échéance.
Escompte autorisé pour paiement comptant (uniquement visible si activé)
Indiquez ici le pourcentage ou le montant de l'escompte de paiement.
Référence de paiement
Indiquez ici la description de la transaction bancaire qui a été transmise lors du paiement, ou qui doit l'être (si la liste de paiement est utilisée).
Communication structurée
Si une communication structurée est transmise, vous devez l'indiquer ici. Si la liste de paiement est utilisée, elle peut aussi être indiquée ici. Ce champ a priorité sur le champ Référence de paiement.
Lorsque vous avez rempli toutes les données nécessaires et ajouté d'éventuelles notes, vous pouvez cliquer sur le bouton Terminer pour lancer la comptabilisation et ouvrir le document suivant dans le workflow.
Doublons de factures
Une fois la facture d'achat sauvegardée, Yuki vérifie s'il peut y avoir une double facture. Si c'est le cas, une fenêtre contextuelle apparaît, dans laquelle la facture est comparée à une facture très semblable. Vérifiez si le fournisseur, la date, le montant et le numéro de facture sont identiques. S'il ne s'agit pas de la même facture, cliquez sur le bouton Pas de duplication. Si la facture « suspecte » est réellement un doublon, cliquez sur le bouton Supprimer ou regroupez la facture comme page suivante de l'autre facture en cliquant sur le bouton Fusionner.
Comptabilisation
Une facture d'achat est placée par défaut dans le classeur Factures / Achats. Il en résulte en outre un poste ouvert pour le fournisseur (compte « 440000 Fournisseurs »).