Réservation d'une facture d'achat

Yuki essaie autant que possible sur la base de l'IDR et des valeurs par défaut de reconnaître les documents et de les traiter automatiquement. Cependant, il se peut qu'une relation sur un document soit nouvelle, que la facture ne soit pas reconnue ou que des informations supplémentaires soient nécessaires pour traiter correctement la réservation dans Yuki. En conséquence, la facture devra être traitée manuellement. Cet article explique comment traiter une facture d'achat.

L'écran de saisie d'une facture d'achat contient cinq composants importants:

• L'administration
• Le bloc d'adresse
• Les informations de facture
• Les lignes de facture (fractionnées)
• Détails du paiement.

Administration

Ce champ n'est pas toujours présent. Le champ n'est visible que s'il y a plus d'une administration dans le domaine. Dans ce champ, vous devez indiquer à quelle administration appartient la facture d'achat.

Bloc d'adresse

Le fournisseur est enregistré dans le bloc d'adresses. Si l'adresse est (partiellement) renseignée par l'IDR, vérifiez si cela est correcte. S'il n'est pas rempli, il doit être rempli aussi complètement que possible. Pour cela, vous pouvez rechercher le fournisseur dans le domaine (domaine) local ou dans le fichier d'adresses central de Yuki. Cela n'existera que localement si le fournisseur en question a déjà été réservé par le passé.

Recherche d'adresse

Pour savoir si le fournisseur existe déjà, entrez le nom dans le champ Fournisseur. Dès que vous entrez les premières lettres, une liste de fournisseurs possibles apparaîtra dans le champ.

La fenêtre affiche toutes les adresses présentes dans le fichier d'adresses local et / ou central de Yuki et contenant les lettres que vous avez saisies. Il y a une boule blanche ou noire pour chaque ligne. S'il y a un point noir, cette adresse apparaît à la fois dans le fichier d'adresses central de Yuki et dans le fichier d'adresses locales de l'administration. S'il y a un point blanc, le fournisseur est connu dans le fichier d'adresses central, mais pas dans le fichier d'adresses locales de l'administration.

Si plusieurs fournisseurs correspondant à la description se trouvent dans la fenêtre, choisissez de préférence celui avec un point noir devant (ils seront affichés en premier par défaut). Si vous ne trouvez pas de fournisseurs avec une boule noire, mais que vous pouvez en trouver un avec une boule blanche, choisissez ce fournisseur. Si vous ne trouvez pas du tout un fournisseur correspondant à la description, entrez le nom complet tel qu'il apparaît sur la facture.

Si vous avez choisi un fournisseur existant, les champs, dans la mesure où ils sont connus, seront renseignés dans le bloc d'adresses. Utilisez les détails complets de l'adresse pour vérifier si tout est correct. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez effacer le champ Fournisseur et effectuer une nouvelle recherche. Si vous avez le bon fournisseur et qu'il manque encore des champs, vous pouvez le compléter avec les informations figurant sur la facture. Le numéro de TVA, le numéro d'entreprise et le site Web de l'entreprise sont très importants pour la reconnaissance automatique (IDR).

Informations de facturation

Après avoir entré, ajusté et / ou vérifié l’adresse, passez aux informations de facturation. Vous parcourez les champs en remplissant d'abord la colonne de gauche, puis les champs de la colonne de droite. Utilisez la touche Tab pour passer d'un champ à l'autre.

Référence

Ici nous entrons le numéro de référence de la facture. S'il existe plusieurs numéros (par exemple, un numéro de commande et un numéro de facture), choisissez celui qui convient le mieux, mais assurez-vous d'être toujours cohérent.

L'enregistrement du numéro de facture correct est important pour intercepter les factures en double et pour faire correspondre automatiquement les paiements aux factures. Il arrive parfois qu'il n'y ait pas de numéro de facture (par exemple, sur un reçu). Dans ce cas, vous prenez la date comme numéro de facture, par exemple.

Date document

Pour une facture d'achat, entrez la date de la facture ici. Parfois, ce champ est coloré en jaune. Dans ce cas, l'IDR a entré une date qui peut être incorrecte. C'est peut-être parce que c'est la date à laquelle le document a été téléchargé (parce que Yuki n'a pas reconnu la date) ou une date dans le futur. Les champs jaunes méritent une attention particulière pour vérifier si la valeur entrée est correcte. 

Montant

Le montant total de la facture doit être saisi dans ce champ.

Calculs

Il arrive parfois que vous deviez additionner quelques montants. Utilisez la fonction de calcul dans le champ pour cela. Par exemple, tapez 1200 + 150.56, puis appuyez sur la touche de Tabulation ou cliquez sur le signe "=" après le champ.

Notes de crédit

Certaines factures sont des notes de crédit. Dans l'écran de saisie, vous indiquez toujours le montant négatif s'il s'agit d'une note de crédit. Cela s'applique également au montant de la TVA.

Montants en devise étrangère

Portez une attention particulière au montant si la facture est libellée en euros. Si le montant est un montant en devise étrangère, sélectionnez la devise correcte pour le champ Montant. Si la devise requise n'est pas visible, vous pouvez l'activer en cliquant sur le logo / nom de la société en haut à gauche, puis en choisissant Paramètres. Cliquez ensuite sur le bouton 

Pays et devise.

Lors du traitement de la facture, Yuki convertit automatiquement le montant mentionné en euros. Pour cela, Yuki examine le taux de change de la date du document. Dans la liste des fournisseurs en attente et dans d'autres aperçus dans Yuki, les montants de facture sont également affichés en EURO. Lorsque le paiement est comparé à la facture, la différence de taux de change éventuelle peut être débitée.

Vous pouvez également convertir le montant vous-même en cliquant sur le lien du calculateur de devise au bas de votre écran.

Montant de la TVA

Le montant total de la TVA sur la facture doit être saisi dans ce champ. Par exemple, si 21% de TVA s'applique, vous pouvez également calculer le montant de TVA en saisissant dans le champ 21 +% <montant total>. Donc 21 +% 1210 donne 210.

Code TVA

Dans ce champ, sélectionnez le code de TVA correct. Ce champ est automatiquement rempli lorsque le montant et le montant de la TVA sont entrés, mais peut toujours être ajusté si nécessaire.

Compte du grand livre

Entrez le compte général ici. Si vous souhaitez imputer plusieurs comptes de grand livre, vous pouvez les ajouter en cliquant sur Ajouter une nouvelle ligne de facture.

Objet

L'objet est déterminé par Yuki lui-même. Si vous laissez ce champ vide, Yuki saisit automatiquement l'objet suivant dans "Facture de <nom du fournisseur>, <compte (s) du grand livre général>", par exemple "Facture de Proximus NV., Frais de téléphone et d’Internet".

Projet

La facture d'achat peut être affectée à un dossier spécifique (à partir de l'abonnement Medium).

Les lignes de facture (fractionnées)

Cette section est utilisée pour fractionner une facture entre différents comptes généraux.

Vous pouvez utiliser des comptes généraux avec un pourcentage de TVA déductible différent. La déductibilité d'un compte général peut également être ajustée manuellement par ligne de facture.

Détails du paiement

Les informations sur le mode de paiement de la facture sont importantes pour le traitement ultérieur de la facture. Lorsqu'un client utilise la liste de paiement dans Yuki, une attention particulière doit être accordée à l'indication correcte du mode de paiement, de la date d'échéance, de la communication structurée ou de la référence de paiement.

Mode de paiement

Dans "Méthode de paiement", choisissez le mode de paiement de la facture. Cela peut être fait des manières suivantes:

• Virement bancaire: Vous pouvez reconnaître une facture qui doit toujours être payée par virement bancaire par un ordre de virement en dessous ou par un texte sur la facture du type "Payez la facture avant ...". Si une facture doit être payée par virement bancaire, il est obligatoire d'avoir un compte bancaire. à compléter. Vérifiez si un numéro de compte bancaire est déjà connu (loupe) ou recherchez le numéro de compte bancaire du fournisseur sur la facture.
• Prélèvement automatique (domiciliation)
• Comptant: Le paiement en espèces se fait généralement avec les reçus. Le mode de paiement Cash ne peut être sélectionné que si l'entreprise dispose d'une caisse enregistreuse à partir de laquelle le paiement a été effectué. Ce mode de paiement n'est pas disponible si aucune option en espèces n'a été choisie.
• Bancontact: le client a payé avec bancontact. Ceci est souvent indiqué sur le reçu. Recherchez des indications telles que «Bancontact», «Maestro», etc.
• Carte de crédit: si le client a payé avec sa carte de crédit, le reçu comporte souvent une indication telle que «MasterCard», «Visa», «American Express» et les quatre derniers chiffres du numéro de carte de crédit. Ici aussi, il peut arriver que ce soit une carte de crédit privée. Si vous le savez, choisissez "Privé".
• Payé en privé: Si le client a payé de manière privée sa facture (en espèces, par carte de crédit ou depuis un compte bancaire privé), sélectionnez Payé en privé. Par la présente, il est nécessaire d'indiquer qui a effectué le paiement. Selon la personne, le montant est réservé sur le CC responsable ou CC personnel

Compte bancaire

Le numéro de compte bancaire ne doit être entré que s'il existe un mode de paiement "Virement bancaire". Ce champ n'est pas disponible pour les autres modes de paiement. Tous les comptes bancaires sont affichés avec le numéro IBAN

Code BIC

Le code BIC doit être saisi pour les paiements sur un compte bancaire étranger.

Payer avant

La date d'expiration doit être entrée ici. La date d'expiration est parfois également indiquée comme «Merci de payer avant le <date X>». Dans le champ avant la date d'expiration, vous pouvez entrer le nombre de jours du terme de paiement, cela ajustera la date d'expiration.

 Escomptes au comptant accordés (visible uniquement si activée)

Entrez ici le pourcentage de l'escompte au paiement ou le montant de l'escompte.

Référence de paiement

Entrez ici la description de la transaction bancaire incluse dans le paiement ou à inclure (si la liste de paiement est utilisée).

Communication structurée

Si un message structuré est fourni, vous devez le saisir ici. Si la liste de paiement est utilisée, vous pouvez également la saisir ici. Ce champ aura priorité sur le champ Référence de paiement

 Une fois que vous avez saisi tous les détails nécessaires et éventuellement ajouté des remarques, vous pouvez effectuer la réservation en cliquant sur le bouton Terminer et ouvrir le document suivant dans le flux de travail.

Doublons de factures

Une fois la facture d'achat sauvegardée, Yuki vérifie s'il peut y avoir une double facture. Si tel est le cas, une fenêtre contextuelle apparaît dans laquelle la facture est comparée à une facture très similaire. Vérifiez si le fournisseur, la date, le montant et le numéro de facture sont les mêmes. S'il s'agit réellement de la même facture, cliquez sur le bouton Pas de duplication. Si la facture "suspecte" est une copie, cliquez sur le bouton Supprimer ou associez la facture à la feuille de suivi de l'autre facture en cliquant sur le bouton Fusionner.

Comptabilisation

Une facture d'achat est placée par défaut dans le classeur Factures  / Achats et un article en attente est créé pour le fournisseur (compte "440000 Fournisseurs").