Seules les factures d'achat fournies au format UBL peuvent être décomposées en un certain nombre de lignes de facture au moyen de valeurs par défaut au niveau de la ligne dans un portail.
Une règle UBL au niveau du portail est utile si vous traitez les mêmes factures dans de nombreux dossiers, par exemple les factures UBL de Telenet. Au lieu de créer une règle distincte dans chaque domaine, vous créez une seule règle dans le portail, valable pour tous vos domaines.
ATTENTION : D'abord, une valeur par défaut pour un fournisseur doit être présente dans le portail, après quoi vous pouvez diviser les factures au niveau de la ligne.
Depuis votre portail back-office, cliquez sur l'icône "Paramètres" en haut à droite de votre écran. Cliquez ensuite sur Valeurs par défaut dans l'écran qui s'ouvre, où vous pouvez cliquer sur la règle UBL via le bouton Nouvelle valeur par défaut.
L'écran suivant s'affiche :
En Entrée, saisissez les données que la règle UBL doit respecter et en Sortie les données qui seront alors saisies automatiquement.
Saisie
Vous trouverez ci-dessous les valeurs que 'l' Entrée' sur la facture d'achat doit respecter :
- Fournisseur : nom du fournisseur
- Type de document : facture d'achat
- Priorité : quelle ligne UBL a la plus haute priorité au niveau de la ligne ?
- Code article UBL : le code article est égal à, commence par ou contient (champ UBL : SellersItemIdentification (facture d'achat)).
- Description (UBL) : la description de l'article est égale à, commence par ou contient
- Pourcentage de TVA (UBL) : pourcentage de TVA dans la facture.
- Catégorie de TVA (UBL) : catégorie de TVA dans la facture (champ UBL : TaxCategory).
- Nom de la catégorie TVA (UBL) : nom de la catégorie TVA dans la facture.
ASTUCE!
Si la valeur du "Code article UBL" (SellersItemIdentification) est manquante dans la facture UBL, vous pouvez uniquement indiquer la valeur de la "Description (UBL)" (Description de l'article).
Sortie
Vous trouverez ci-dessous les valeurs qui seront automatiquement saisies comme "Sortie" sur la facture d'achat :
- Compte de grand livre : sélectionnez le bon compte de grand livre.
- Compte de grand livre dynamique : code du compte de grand livre.
Si ce code existe dans le domaine, l'écriture sera comptabilisée sur ce compte. Si le code n'existe pas, le compte de grand livre "Compte inconnu" sera appliqué.
Exemple de compte de grand livre dynamique
Dans un domaine, vous avez créé le sous-compte 616201 Téléphonie sous le compte principal 616200 Frais de téléphone et d'internet. Si vous indiquez 616201 comme Compte de grand livre dynamique, Yuki comptabilise sur 616201 dans ce domaine. Dans les domaines où 616201 n'existe pas, l'écriture est passée sur 499900 Compte inconnu.
Règle dans le domaine et dans le portail
Si une règle UBL du domaine lui-même s'applique également à la facture, la règle du domaine a priorité sur la règle du portail.
Recherche de champs UBL
Pour pouvoir utiliser les valeurs des champs UBL (code article, description, pourcentage TVA et catégorie TVA), vous devez d'abord les rechercher.
Yuki utilise le symbole UBL pour indiquer que le document est une facture UBL.
Sur le côté droit de votre écran, vous trouverez les données xml, en cliquant dessus, le document XML sous-jacent de la facture sera ouvert.
Dans ce document XML, vous devez rechercher le champ UBL dont vous souhaitez utiliser comme valeur par défaut.
Vous trouverez ci-dessous une explication étape par étape sur la façon de définir le champ « Code article UBL » comme valeur par défaut, par exemple :
- Recherchez le(s) SellersItemIdentification(s) en utilisant les raccourcis clavier (Ctrl+F pour PC ou Cmd+f pour un Mac).
Dans l'exemple ci-dessus, la flèche montre le « SellersItemIdentification » d'une ligne de facture. Copiez et collez ensuite ce code dans le champ code article UBL.