En créant des valeurs par défaut de portail au niveau du document, les factures d'achat provenant du même fournisseur peuvent être automatiquement comptabilisées sur un compte général spécifique dans les domaines d'un portail.
Depuis votre bureau du portail back-office, cliquez en haut à droite de votre écran sur l'icône Paramètres. Ensuite, dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Valeurs par défaut, où vous pouvez créer une nouvelle valeur par défaut en cliquant sur Nouvelle valeur par défaut, puis sur Valeur par défaut.
Lors de la création, saisissez les données que la valeur par défaut doit prendre en compte en entrée, et celles qui seront automatiquement renseignées en sortie.
Entrée
Les valeurs sur la facture d'achat que l'entrée doit respecter :
- Fournisseur : nom du fournisseur
- Type de document : facture d'achat
- Priorité : quelle valeur par défaut a la priorité la plus élevée ?
- Dates : à partir d'une date jusqu'à une certaine date
- Montant : montant de la facture; à partir de jusqu'à un certain montant
- Texte reconnu : une partie du texte OCR d'un document. Si vous ajoutez plusieurs champs de texte, ceux-ci seront appliqués comme des critères ET-ET.
Sortie
Les valeurs qui sont automatiquement remplies comme "Sortie" sur la facture d'achat :
- Compte de grand livre : compte du grand livre servant à la comptabilisation.
- Compte de grand livre dynamique : le code du compte de grand livre.
Si ce code existe dans le domaine, il sera utilisé. S'il n'existe pas, le compte du grand livre "Compte inconnu" sera appliqué.
- Code TVA : taux de TVA utilisé sur la facture d'achat.
- Mode de paiement : manière dont la facture doit être réglée.
- Echeance : le nombre de jours dans lequel une facture doit être payée.
- Objet : objet de la facture selon un modèle.
- Devise : devise du montant de la facture (sélection parmi toutes les devises "actives" du domaine).
Finaliser
Il existe également des options plus étendues pour que les documents soient traités automatiquement par l'IDR Yuki:
- Manuel
Le document ne sera pas traité automatiquement, mais sera toujours présenté dans le flux de travail du back-office pour vérification.
- Si historique est fiable
Yuki comptabilise automatiquement la facture si, au cours des 18 derniers mois, 50 % des factures de ce fournisseur ont été reconnues entièrement correctement.
- Toujours quand reconnu à 100%.
Si le document est reconnu, il sera toujours traité automatiquement et les valeurs standard seront appliquées.
- Toujours quand toutes les lignes sont lettrées
Yuki comptabilise automatiquement la facture si chaque article de la facture a été attribué à un compte général grâce aux règles UBL. Si aucune règle UBL n’a encore été créée pour un article, la facture ne sera pas traitée automatiquement et l’article sera comptabilisé sur le « compte inconnu ».