Lettre de confirmation pour la déclaration de TVA

Quand une déclaration de TVA est établie définition de la déclaration pour la collecte, vous pouvez envoyer une lettre ou un message au client dans lequel vous confirmez l'envoi de la déclaration TVA. La lettre mentionne l'information sur le solde de la déclaration, sur le montant encore sur le payeur et sur l'événement acomptes sur le payeur. Dans la tâche, vous voyez alors apparaître le bouton «Lettre de confirmation».

Après avoir cliqué sur ce bouton, un brouillon de lettre apparaîtra immédiatement sur votre écran. Le contenu de la lettre dépend de:

• Le solde de la déclaration
• Le solde du compte courant TVA  (compte 494900)
• Si un solde à récupère a été réclamée 

Une fois qu'une déclaration de TVA a été finalisée ou préparée pour la collecte, vous pouvez envoyer un courrier électronique ou une lettre au client confirmant l'envoi de la déclaration de TVA. La lettre contient des informations sur le solde de la déclaration, sur le montant à payer et sur les avances éventuelles. Le bouton de lettre de confirmation apparaît dans la barre des tâches.

La langue

La lettre est disponible en trois langues: néerlandais, français et anglais.

Méthode d'envoi de la lettre

Si la lettre est correcte, elle peut être imprimée ou envoyée au client par courrier électronique. Par défaut, l'e-mail est envoyé à la personne de contact principale de l'administration. Si cela doit être envoyé à un autre utilisateur, vous pouvez le régler dans Domaine, Paramètres, puis Messages.

L'expéditeur

Enfin, le nom de l'expéditeur est toujours indiqué, avec le message que des questions supplémentaires peuvent être posées par courrier électronique. L'adresse de messagerie indiquée ici est celle du contrôleur de back office.

Si cela doit être envoyé à un autre utilisateur, vous pouvez le régler dans Domaine, Paramètres, puis Messages.

Archivage

Après l'envoi de la lettre, un pdf de la lettre est également placé dans les archives, dans le classeur "Taxes", onglet "TVA". Lors de l'envoi, les notes de document spécifient l'heure d'envoi et les adresses électroniques auxquelles le document a été envoyé.

Ajustez la lettre selon les besoins

Il y a deux façons d'adapter la lettre de confirmation. 

1. Edition limitée qui permet de modifier l'en-tête et le solde du compte courant TVA 

L'en-tête: 

Placez vous avec la souris sur l'en-tète et cliquez sur le lien hypertexte. Vous pouvez ajuster la manière dont la personne de contact est adressée. Si vous changez cela, l'en-tète de la fiche de contact de cette personne sera également ajustée.

Le solde du compte courant TVA:

Pour déterminer si un montant doit encore être payé et si des acomptes doivent être déterminées, le solde du compte de TVA actuel (494900) est vérifié. Si le solde est suffisamment élevé (à réclamer), ce solde sera déduit des montants à payer. Dans ce contexte, il est important que les intérêts de retard de l'administration de la TVA soient imputés au compte de TVA actuel (494900) via une opération diverse, de manière à ce que le montant ouvert soit également inclus dans le calcul de la lettre de TVA. 

Si le solde est différent de l'état du compte, vous pouvez l'ajuster temporairement (pour cette lettre). Vous pouvez le faire en cliquant dans la lettre sur le texte "compte courant TVA" . Aucune modification n'est apportée au grand livre. Ceci est seulement pour faire un ajustement pour les sommes dans la lettre.

2. Edition complète qui permet de modifier l'ensemble de la lettre de confirmation selon les besoins

En cliquant sur le bouton "Modifier la lettre et envoyer par e-mail" vous ouvrez un écran d'édition vous permettant d'adapter l'ensemble du contenu de la lettre selon vos besoins. 

Attention: il s'agit d'une édition unique, c'est à dire que les changements à la lettre ne seront pas sauvegardés pour la déclaration suivante.