In bijna alle gevallen is het document er wel, maar zoek je op de verkeerde plek. Begin altijd bij Postbus > Historie en werk deze vijf checks af.
- 1. Zoek in de historie op datum, niet in de digitale post
- 2. Filter op pagina's in plaats van documenten
- 3. Een samengevoegd document blijft op status 'open' staan
- 4. Wissel van view om te zien in welke map het bestand staat
- 5. Controleer of het e-mailadres exact klopt
- Digitale post is leeg, maar er is niets verdwenen
1. Zoek in de historie op datum, niet in de digitale post
Ga naar Postbus > Historie en zoek op de dag waarop het document is doorgestuurd. Je vindt daar de mailbatch van die dag terug. Weet je de exacte dag niet, vraag de verzender wanneer hij de mail heeft verstuurd en zoek op die datum.
2. Filter op pagina's in plaats van documenten
Staat het document niet in de lijst, zet de weergave dan van documenten naar pagina's. Een aangeleverde pagina kan namelijk gebundeld zijn met een factuur die eerder al verwerkt werd. Op documentniveau zie je die pagina niet, op paginaniveau wel.
3. Een samengevoegd document blijft op status 'open' staan
Heb je een bestand samengevoegd met een andere factuur, dan blijft de status van dat bestand in de postbus op open staan. Dat is verwarrend maar het betekent niet dat er niets met het bestand gebeurd is. Je ziet aan de bundelvermelding in het document met welk document het is samengevoegd. Let op: als de factuur waarmee je samenvoegde nadien verwijderd is, staat het bestand nog steeds op open terwijl de inhoud nergens meer in de boekhouding zit.
4. Wissel van view om te zien in welke map het bestand staat
In de historie kan je van view wisselen. Je ziet dan per bestand in welke map het terechtgekomen is, inclusief de prullenbak. Klik op de bestandsnaam om door te gaan naar het document zelf, daar staat de verdere afhandeling. Documenten die iemand verwijderd heeft, vind je zo terug.
5. Controleer of het e-mailadres exact klopt
Het e-mailadres van een administratie bestaat uit de naam van de administratie plus @yukiworks.be, en bij administraties met een nummer hoort dat nummer erbij. Wordt er naar een verkorte variant gemaild waarin een deel van de naam ontbreekt, dan herkent het systeem dat adres niet en stranden de mails in de niet-toegewezen maillogs. Je vindt het juiste adres via de drie streepjes linksboven en dan Mijn domein. Laat je klant het adres in zijn adresboek aanpassen, anders blijft het misgaan bij elke volgende mail.
Digitale post is leeg, maar er is niets verdwenen
Ziet een ondernemer plots niets meer staan onder Digitale post, dan heeft hij de berichten waarschijnlijk aangeduid en op markeer als gelezen geklikt. Gelezen berichten verdwijnen uit Digitale post. Alles blijft wel gewoon staan in Postbus > Historie.