Dropbox

Alle documenten kunnen op een eenvoudige manier aangeleverd worden door ze met Yuki te delen via Dropbox. Of het nu gaat om documenten die Yuki moet verwerken, of documenten die je zelf wilt archiveren, het aanleveren van je documenten is in een handomdraai geregeld.

Hoe kan je documenten aanleveren?

Het aanleveren van documenten doe je door een map in je Dropbox account te delen met Yuki. De naam van deze map moet identiek zijn aan de naam dat terug te vinden is in het domein. In veel gevallen zal dat het domeinnaam zijn. Indien de naam niet klopt, kunnen wij de map niet accepteren.

De naam dat gebruikt moet worden en de code dat meegegeven moet worden, vind je terug door naar de Yuki Postbus te gaan en vervolgens te klikken op de knop Dropbox. 

Map delen met Yuki

Door op de rechtermuisknop te klikken kan je kiezen om de aangemaakte map te delen met Yuki. Er opent zich een pop-up scherm waarin je de mogelijkheid hebt om in te geven met wie je de map wil delen. Hier stuur je een uitnodiging met bewerkingsrechten (!) naar het e-mail adres: [email protected]. De optie "allow members to invite other people" moet uitgeschakeld worden. 

In de optionele persoonlijk boodschap moet je een unieke code vermelden (terug te vinden in Yuki postbus), zoals onderstaande. Deze code gebruiken wij om te verifiëren dat het om een legitiem verzoek gaat van een bestaande Yuki klant.

Van zodra de map geaccepteerd wordt, zal je hier een mail van ontvangen.

Koppeling actief

Van zodra de map met ons gedeeld is, heb je de mogelijkheid om mappen aan te maken zoals jouw digitale Yuki archief. 

De documenten aangeleverd via Dropbox zullen altijd automatisch verwijderd worden en in Yuki terug te vinden zijn in de Digitale Postbus. Wil je een document meteen op de juiste plek in je archief plaatsen? Ook dat is mogelijk door rechtstreeks in de juiste map op te laden. Een voorbeeld van een mappenstructuur: 

• C:\Dropbox\<domeinnaam>\Aankoop
• C:\Dropbox\<domeinnaam>\Aankoop\Facturen
• C:\Dropbox\<domeinnaam>\Aankoop\Bonnen
• C:\Dropbox\<domeinnaam>\Aankoop\Offertes
• C:\Dropbox\<domeinnaam>\Aankoop\Herinneringen

Belangrijk om te weten

De documenten die je op deze manier aanbiedt aan Yuki zullen altijd automatisch verwijderd worden! Mocht een bestand te groot zijn (groter dan 25 MB) of geplaatst worden in een onbekende kaft wordt deze verwijderd. De bestanden die Yuki succesvol heeft ontvangen kun je terugvinden in de Digitale Postbus .

Indien de map foutief gedeeld werd in geval van een verkeerde naam, is het nodig om de map te verwijderen en opnieuw correct aan te maken zodat deze nogmaals gedeeld kan worden. Bij het vergeten van een unieke code kan je de uitnodiging opnieuw versturen met de code. 

Alle bestanden die al in de map zitten vooraleer de link actief is, worden allemaal mee opgeladen. Daarom raden we aan om met een nieuwe lege map te starten!