Dans presque tous les cas, le document est bien là, mais vous le cherchez au mauvais endroit. Commencez toujours par Courrier > Historique et parcourez ces cinq vérifications.
- 1. Cherchez dans l'historique par date, pas dans le courrier numérique
- 2. Filtrez sur les pages plutôt que sur les documents
- 3. Un document fusionné reste au statut « ouvert »
- 4. Changez de vue pour voir dans quel dossier se trouve le fichier
- 5. Vérifiez que l'adresse e-mail est exacte
- Le courrier numérique est vide, mais rien n'a disparu
1. Cherchez dans l'historique par date, pas dans le courrier numérique
Allez dans Courrier > Historique et cherchez à la date à laquelle le document a été envoyé. Vous y retrouverez le lot d'e-mails de ce jour-là. Vous ne connaissez pas la date exacte ? Demandez à l'expéditeur quand il a envoyé l'e-mail et cherchez à cette date.
2. Filtrez sur les pages plutôt que sur les documents
Le document ne figure pas dans la liste ? Passez alors l'affichage des documents aux pages. Une page envoyée peut en effet avoir été regroupée avec une facture déjà traitée auparavant. Au niveau des documents, vous ne voyez pas cette page, au niveau des pages bien.
3. Un document fusionné reste au statut « ouvert »
Si vous avez fusionné un fichier avec une autre facture, le statut de ce fichier dans le courrier reste ouvert. C'est déroutant, mais cela ne veut pas dire que rien n'a été fait avec le fichier. La mention de regroupement dans le document vous indique avec quel document il a été fusionné. Attention : si la facture avec laquelle vous avez fusionné a été supprimée par la suite, le fichier reste au statut ouvert alors que son contenu ne se trouve plus nulle part dans la comptabilité.
4. Changez de vue pour voir dans quel dossier se trouve le fichier
Dans l'historique, vous pouvez changer de vue. Vous voyez alors pour chaque fichier dans quel dossier il a abouti, y compris la corbeille. Cliquez sur le nom du fichier pour ouvrir le document lui-même : vous y trouverez la suite du traitement. Vous retrouvez ainsi aussi les documents que quelqu'un a supprimés.
5. Vérifiez que l'adresse e-mail est exacte
L'adresse e-mail d'une administration se compose du nom de l'administration suivi de @yukiworks.be. Pour les administrations avec un numéro, ce numéro en fait aussi partie. Si un e-mail est envoyé à une variante raccourcie dans laquelle une partie du nom manque, le système ne reconnaît pas l'adresse et les e-mails se retrouvent dans les logs d'e-mails non attribués. Vous trouvez l'adresse correcte via les trois traits en haut à gauche, puis Mon domaine. Demandez à votre client de corriger l'adresse dans son carnet d'adresses, sinon le problème se reproduira à chaque nouvel e-mail.
Le courrier numérique est vide, mais rien n'a disparu
Si un entrepreneur ne voit soudain plus rien dans Courrier numérique, il a probablement sélectionné les messages et cliqué sur Marquer comme lu. Les messages lus disparaissent du Courrier numérique. Tout reste toutefois disponible dans Courrier > Historique.