Status van verstuurde offerte bijwerken

Na een reactie van de klant moet de status van de verstuurde offerte handmatig worden gewijzigd. Een klant kan de offerte accepteren of weigeren. Na opmerkingen van een klant kan de offerte desgewenst ook worden herzien. 

Open een reeds verstuurd offerte door naar Verkoop te gaan in de navigatiebalk. Klik vervolgens op Offertes en in het dropdownmenu de lijst Verstuurd. Je kan een offerte openen door te klikken op het onderwerp van de offerte.

Het volgende scherm wordt geopend:

Op de verschillende tabbladen in de offerte kunnen een aantal gegevens van de offerte worden bekeken zoal de algemene gegevens, versies en e-mails. In de document viewer kan een schermvoorbeeld en de offerteregels van de offerte worden bekeken.

Vanuit dit scherm kan een gebruiker de verstuurde offerte verwerken door deze te accepteren, af te keuren of aan te passen. 

Door te accepteren verwijnt de offerte verdwijnt uit de werklijst 'Verstuurd' en wordt deze verplaatst naar de werklijst 'Klaar om te factureren'. De status van de offerte wordt gewijzigd naar 'Klaar om te factureren'.

Door de offerte af te keuren wordt de status gewijzigd naar 'Afgekeurd'. De afgekeurde offerte verdwijnt uit de werklijst 'Verstuurd', krijgt de status 'Afgekeurd' en wordt verplaatst naar het overzicht 'Alle' en 'Offertehistorie'. Een afgekeurde offerte kan altijd worden heropend zodat deze weer geaccepteerd, afgekeurd of herzien kan worden.

Door te kiezen voor de optie "Aanpassen" krijg je de mogelijkheid om enkele zaken op de offerte aan te passen, bijvoorbeeld het aantal artikelen verhogen naar 2 stuks. Nadat je de wijzigingen hebt uitgevoerd verstuur je de offerte opnieuw naar de klant door te klikken op Volgende en Verwerken.

LET OP! Bij het aanpassen van offerte zal de oorspronkelijke offerte ook nog steeds bewaard blijven. Deze kan je terugvinden onder Versies. Je kan de vorige versie steeds raadplegen te klikken op het onderwep van de offerte.  Om de huidige versie van de offerte weer te openen, klik je op de knop Ga naar huidige versie.

De eerste versie van de offerte verdwijnt uit de werklijst 'Verstuurd', krijgt de status 'Vorige versie' en wordt verplaatst naar het overzicht 'Alle' en 'Offertehistorie'. De tweede herziene versie van de offerte wordt op de werklijst 'Verstuurd' geplaatst.

Meer acties uitvoeren

Het is ook mogelijk om nog andere acties uit te voeren zoals: een taak aanmaken, vraag stellen, een gebruiker attenderen op deze offerte, de offerte kopiëren, de offerte opnieuw per e-mail versturen of de offerte verwijderen.