Offerte versturen

Om een nieuwe offerte te versturen moeten de volgende stappen worden doorlopen:

• zet de offerte klaar voor verzending 
• voeg, indien nodig, notities toe
• controleer en wijzig, indien nodig, de offertedatum en/of de verzendwijze
• verwerk de offerte in de administratie

Bij het aanmaken van een offerte kan je klikken op de knop Volgende om deze klaar te zetten voor verzending. Indien de factuur bewaard werd als concept kan je deze eerst openen vanuit de werklijst Concepten door te klikken op het onderwerp van de desbetreffende offerte. 

In het nu geopende scherm kan je een schermvoorbeeld bekijken om te controleren of de offerte er correct uitziet.  De desbetreffende offerte verdwijnt uit de werklijst 'Concepten' en wordt verplaatst naar de werklijst 'Klaar om te versturen'.

In dit scherm heb je de mogelijkheid om in het veld Notities opmerkingen toe te voegen. Deze worden niet getoond op de offerte. 

De getoonde Offertedatum is altijd de dag van vandaag. Dit kan je nog aanpassen. 

Daarnaast kun je in de velden Aangemaakt door en Gewijzigd door bekijken wanneer en door wie de offerte is aangemaakt en/of gewijzigd. Ook wordt hier het type document en het interne ID van de offerte in Yuki getoond.

De Verzendwijze kan je indien nodig ook nog wijzigen. Standaard zal hier de verzendwijze getoond worden die vastgelegd werd bij de klant. Is er echter bij de klant geen verzendwijze vastgelegd dan wordt de verzendwijze gehanteerd die bij de Verkoopinstellingen onder Offertes is ingevoerd. Je kan kiezen uit volgende verzendwijzes:

• Per e-mail versturen: in het veld E-mail wordt het e-mailadres getoond ingesteld staat bij de klant. Dit kan je ook nog zelf invullen of aanpassen. Als er geen e-mailadres bekend is wordt de offerte niet verwerkt.
• Per post versturen:  de offerte kan na verwerking direct worden afgedrukt en/of gedownload.
• Offerte niet versturen per e-mail: de offerte wordt wel in de administratie verwerkt maar niet verzonden naar de klant.

Eenmaal je alles hebt gecontroleerd kan je de offerte afhandelen door te klikken op de knop Verwerken. De offerte verdwijnt uit de werklijst 'Klaar om te versturen' en wordt verplaatst naar de werklijst 'Verstuurd'.

Ook kan je hier nog kiezen om de offerte weer te bewaren als een te verzenden offerte door te klikken op de knop Bewaren als klaar om te versturen. Om een te verzenden offerte te verwijderen, klik je op de knop Verwijderen.