Analytisch boekhouden

In Yuki heb je de mogelijkheid om analytisch te boeken. Dit betekent dat extracomptabel een analytisch schema gevolgd wordt die kosten (en opbrengsten) toewijst aan bepaalde kostenplaatsen en kostendragers. Hier spreken we over Dimensies.

• Kostenplaats = departement die de kost maakt
• Kostendrager = het eindproduct waar de kost toe verbonden is

Als ondernemer is het steeds interessant om te weten waar bepaalde kosten en opbrengsten vandaan komen, om hier een financieel inzicht op te hebben zodat de bedrijfsprocessen geanalyseerd kunnen worden en waar nodig bijgestuurd kunnen worden.  

Yuki biedt de mogelijkheid om te werken met één of twee lagen (dimensies) bovenop het rekeningschema die zelf benoemd kunnen worden en waarin binnen elke dimensie de transacties toegewezen kunnen worden aan bepaalde analytische grootboekrekeningen. Door te werken met dimensies blijft het rekeningschema van je boekhouding overzichtelijk. 

Het 'Analytisch boekhouden' is geïntegreerd in de Boekhouding functionaliteit. Bekijk alvast onderstaande introductievideo. Meer uitleg over het opzetten van het analytisch boekhouden kan je onderaan deze pagina terugvinden. 

Analytische boekhouding opzetten

Zet je analytische boekhouding (met een of meer analytische views) op met de hulp van jouw accountant. Bepaal eerst welke gegevens je uiteindelijk wilt bekijken in de overzichten van je analytische boekhouding en hoe gedetailleerd deze gegevens moeten zijn. Gebruik deze gegevens als uitgangspunt om de analytische view(s) in Yuki op te bouwen.

Om een analytische boekhouding in Yuki op te zetten, moet je volgende stappen doorlopen. Je kan doorklikken op elke stap voor meer uitleg. 

• Analytische view aanmaken

Een analytische view is in feite een plan dat je maakt om verschillende kosten en baten aan je view toe te wijzen en deze vervolgens te analyseren. Voorbeelden van een view zijn: afdeling, project, etc.

• Scope aanmaken
  In een scope bepaal je welke transacties moeten worden geanalyseerd binnen je analytische view. Deze vormen de invoer van je analytische boekhouding. Voorbeelden van een scope zijn: een reeks grootboekrekeningen, de naam van een relatie, etc. Je moet tenminste één scope aanmaken.
• Dimensies beheren (optioneel, voor meer geavanceerde overzichten)
  Om meer geavanceerde overzichten te kunnen genereren moet je een dimensie als label aan een waarde koppelen.
  Binnen elke dimensie moet een label en ten minste één optie worden vastgelegd. 
• Waarde aanmaken
  De categorieën waaraan je transacties kunt toewijzen die binnen jouw scope vallen, worden waarden genoemd. Voorbeelden van waarden voor bijvoorbeeld de analytische view 'Omzet en kosten per afdeling' zijn Sales, Administratie en Support.
• Verdeelsleutel en gewicht aanmaken(voor verdeling omzet en/of kosten over meerdere waarden)
  Een verdeelsleutel kan worden ingesteld als de output voor een toewijzingsregel. Binnen een verdeelsleutel moet je minstens één gewicht definiëren die een transactie automatisch over meerdere waarden verdeelt.
  Een voorbeeld is telefoonkosten verdelen over de verschillende afdelingen.

Het gewicht van een verdeelsleutel bepaalt hoe de omzet en kosten van de transacties automatisch zullen worden verdeeld over de verschillende waarden op basis van een toewijzingsegel.

• Toewijzingsregel aanmaken
  Een toewijzingsregel wijst automatisch de verwerkte transacties die binnen de door jouw aangemaakte scope vallen toe aan een waarde of een verdeelsleutel.

Je kan doorklikken op elke stap voor meer uitleg. 

Voorbeeld analytische view 'Omzet en kosten per afdeling' 

Stel dat je binnen een organisatie met drie afdelingen (Sales, Administratie en Support) werkt in twee landen (België en Nederland). Dan kan je met het analytisch boekhouden per afdeling en per land de verschillende kosten en opbrengsten vergelijken door de afdelingen heen maar ook door de landen heen. 

Analytische view bouwen

De analytische view 'Omzet en kosten per afdeling' kan als volgt worden gebouwd:

• Scopes:
  • Grootboekrekeningtype: Omzet
  • Grootboekrekeningtype: Kosten.
• Dimensie 1: Afdeling 
      Waarden: Sales, Administratie en Support.
• Dimensie 2: Land

    Waarden: België en Nederland

• Verdeelsleutels:
  • Personeelskosten verdelen over de verschillende afdelingen
  • Telefoon- en internetkosten verdelen over verschillende afdelingen.
• Gewichten:
  • Personeelskosten verdelen over de verschillende afdelingen op basis van aantal werknemers per afdeling
  • Telefoon- en internetkosten verdelen over verschillende afdelingen (groter aandeel van afdeling Sales en Support).
• Toewijzingsregels:
  
  • Invoer grootboekcategorie 'Lonen, sociale lasten en vergoedingen' toewijzen aan output verdeelsleutel 'Personeelskosten'
  • Invoer grootboekrekening 'Telefoon- en internetkosten' toewijzen aan output verdeelsleutel 'Telefoon- en internetkosten'.