Factuur lay-out aanmaken of wijzigen

In de Verkoop functionaliteit kan je werken met verschillende factuur lay-outs. De lay-out bepaalt hoe de factuur eruit ziet, welke gegevens erop worden afgedrukt, waar het adresblok komt te staan en wat er in de begeleidende mail komt te staan.

Per klant kan er een standaard factuur lay-out worden ingegeven in de klantenfiche. Als de klant geselecteerd wordt bij het aanmaken van een verkoopfactuur, wordt direct de correct lay-out gekozen voor de factuur. De verkoopfactuur moet wel voor dezelfde administratie zijn als de factuur lay-out.

Ga hiervoor naar de Instellingen, klik op Verkoopinstellingen en scroll vervolgens naar Factuurlay-outs.

Wanneer er een Nederlandse, Engelse, Franse of Duitse factuur lay-out is aangemaakt, verschijnt de kolom 'Taal' in de bovenstaande instellingen.

Om een bestaande factuur lay-out te wijzigen klik je op de omschrijving van de desbetreffende factuur lay-out. Voor het aanmaken van een nieuwe factuur lay-out klik je op de knop + Nieuwe lay-out.

De volgende factuur lay-out instellingen kunnen worden ingevoerd:

• Algemeen
  • Taal: hier kan gekozen worden voor een Nederlandse, Fransen Engelse of Duitse lay-out.
  • Bij BTW-nummer raden we aan om dit in te stellen op 'Tonen'. 
  • Bij het aanvinken van Titel zal bovenaan de lay-out 'Factuur' of 'Creditfactuur' getoond worden.
  • Door Onderwerp aan te vinken, zal dit getoond worden op de factuur.
  • Er zijn 10 Ontwerpen waaruit je kan kiezen.
  • Er kan een Bijlage van het archief gekoppeld worden aan de lay-out (bv. algemene voorwaarden). Dit zal als een aparte document verstuurd worden. 

• Factuurkolommen. Hier kan je aangeven welke gegevens op je factuur getoond moeten worden. Welke kolommen je kiest is soms afhankelijk van de lay-out die je gekozen hebt. Denk daarbij met name vanuit de klant. Wat is voor de klant belangrijk om op de regel te zien?

• Pagina-indeling (voettekst). Onderstaande afbeelding geeft aan hoe de indeling van een factuur wordt bepaald.
  • Op de factuur onderscheiden we drie secties: 
    • Factuur blok met de factuurkop (klantengegevens, factuurnummer), factuurregels en factuurtotalen
    • Factuur voettekst waar bijvoorbeeld een voorafgaande tekst voor de gestructureerde mededeling geplaatst kan worden. Hiervoor gebruik je de placeholder [FFstructuredpaymentreference]. Om de gestructureerde mededeling automatisch toe te voegen moet dit aangevinkt zijn in de factuurinstellingen. Indien je hier een vrij uitgebreide tekst plaatst, kan je gebruik maken van de HTML code <p> om tussen de verschillende paragrafen een lege lijn te voorzien 

• Pagina voettekst waar standaard de bedrijfsgegevens getoond zullen worden zoals deze vermeld zijn in het bedrijfsprofiel. Dit veld kan ook zoals gewenst opgevuld worden maar bij het zelf invullen van de voettekst zullen de standaard getoonde gegevens niet meer gebruikt worden door Yuki. 

• Pagina-instellingen. Met behulp van de pagina-instellingen bepaal je waar de factuurgegevens, klantengegevens en het logo op de factuur geplaatst.
  
  
• Papierinstellingen. Bepaal waar je de factuur op wilt afdrukken.
  
  • Op blanco papier
    • Yuki zal het logo en bedrijfsgegevens mee op de factuur plaatsen. 
  • Voorbedrukt briefpapier
    • Yuki print enkel het factuurblok en de voettekst van de factuur. Yuki print dan geen logo en geen voettekst van de pagina.
  • PDF Document
    • Je kan een achtergrond document opladen om een gepersonaliseerde lay-out toe te voegen.

• Adrespositionering.Hier kan je bepalen waar het adres binnen het factuurblok wordt geplaatst.
• Logo positionering. Dit is enkel relevant als je kiest voor afdrukken op blanco papier.
• Specificatie instellingen. Hierbij heb je de mogelijkheid om de urenspecificatie van de Yuki Uren module toe te voegen bij facturatie van werkzaamheden.  
• Onderwerp en tekst van mail.  Als je besluit verkoopfacturen per e-mail te versturen, kan je hier het onderwerp en de tekst van de e-mail aanpassen.
  • In de tekst en in het onderwerp kan je  variabele gegevens opnemen door placeholders te gebruiken. Deze staan altijd tussen vierkante haken en hebben een specifieke naam.

Schermvoorbeeld bekijken

Als je klaar bent met de lay-out klik je linksboven in je scherm op de knop Bewaren om je wijzigingen te bewaren. Bekijk daarna het schermvoorbeeld om te zien of alle wijzigen het gewenste resultaat hebben opgeleverd. Om de e-mail te testen adviseren wij om een testfactuur aan te maken en deze naar jezelf te versturen. Verwijder daarna wel de testfactuur uit je administratie om te voorkomen dat deze in de boekhouding terecht komt, alsook zal het nodig zijn om de factuurnummer in de factuurinstellingen terug aan te passen. 

Standaard waarden herstellen

Klik tijdens het wijzigen van een lay-out linksboven in je scherm op de knop Standaard om weer terug te gaan naar de door Yuki voorgedefinieerde waarden.

Standaard lay-out bepalen

Je kan binnen Yuki met meer dan één factuur lay-out werken.  Bij het maken van een nieuwe verkoopfactuur, kan telkens bepaalt worden welke lay-out gebruikt moet worden. Je kan kiezen welke lay-out Yuki standaard moet voorstellen. Voor een uitgebreide beschrijving zie Instellingen voor verkoopfacturen.