Contract aanmaken

Moet je sommige verkoopfacturen zoals abonnementen, etc. regelmatig naar dezelfde klanten versturen dan kan je via een contract periodieke facturen aanmaken die Yuki automatisch zal klaarzetten voor verzending. Je kan indien gewenst ook aangeven dat deze facturen automatisch worden verstuurd naar je klant. 

Je kan vanuit verschillende plaatsen in Yuki een contract aanmaken:

• Vanuit het Verkoop dashboard kan je klikken op Aanmaken en vervolgens kiezen voor Contract. 
• Vanuit de Verkoop omgeving kan je links in het menu klikken op Contracten en vervolgens op de knop Nieuw contract

In het volgend geopend scherm, kan je vervolgens starten met het instellen van de nodige gegevens:

• Eenmaal je een Relatie (klant) invult, zal het scherm uitgebreid worden. Hierbij kan je een bestaande klant aanduiden of een nieuwe klant aanmaken.

• Contractgegevens met bijhorende Startdatum, Einddatum (indien van toepassing), de frequentie, wanneer de factuur gegenereerd moet worden en de gewenste Facturatie periode. Na het instellen zal dit ter illustratie in de Tijdlijn weergegeven worden.  Hier kan ook ingesteld worden dat de door Yuki aangemaakte periodieke facturen automatisch verwerkt en verstuurd mogen worden.

• Factuurinformatie waar het Onderwerp, Betalingstermijn, Betaalwijze en Factuurlay-out ingesteld kan worden.
  • Yuki stelt automatisch een onderwerp voor dat indien gewenst gewijzigd kan worden. Daarnaast kan je ook werken met de volgende placeholders
    • [Period]                          Periode waarvoor de factuur wordt gegenereerd
    • [PeriodNumber]            Nummer van de periode waarvoor de factuur wordt gegenereerd
    • [Year]                              Jaar waarvoor de factuur wordt gegenereerd
  • De betalingstermijn, betaalwijze en factuurlay-out wordt overgenomen van de verkoopinstellingen en kan handmatig gewijzigd worden. 
  • Indien nodig kan je ook een bijlage of notities onder Extra toevoegen.

• Voeg één of meer Factuurregels (artikelen) toe. Ook in de omschrijving kan je werken met de placeholders
  • [Period]                          Periode waarvoor de factuur wordt gegenereerd
  • [PeriodNumber]            Nummer van de periode waarvoor de factuur wordt gegenereerd
  • [Year]                              Jaar waarvoor de factuur wordt gegenereerd

• Je hebt de mogelijkheid om de optie aan te duiden dat de eerste factuur onmiddelijk gegenereerd wordt bij het afhanelen van het contract door dit aan te vinken. 

• Wijzig, indien nodig, de Verzendwijze van periodieke factuur en/of het e-mailadres van klant. Yuki zal de verzendwijze voorstellen dat vastgelegd staat bij de klant of ingesteld staat in de verkoopinstellingen. 

• Bewaar het contract als een conceptcontract of handel deze af.

Zodra de factuurdatum van de eerstvolgende factuur wordt bereikt (zie de getoonde tijdlijn) zal de periodieke factuur automatisch door Yuki worden klaargezet en kan deze handmatig of indien ingesteld automatisch worden verstuurd.