Facturen belanden in spam: Hoe los je dit op?

Het is vervelend wanneer je verkoopfacturen niet bij de klant aankomen en in hun spambox belanden. Dit probleem wordt vaak veroorzaakt door een onjuiste DNS-configuratie. Gelukkig kan dit gemakkelijk worden opgelost.

Wat is DNS-configuratie en waarom is het belangrijk?

DNS (Domain Name System) werkt als het telefoonboek van het internet. Voor e-mail zijn er specifieke DNS-records, zoals SPF, DKIM en DMARC, die de authenticiteit van je e-mails verifiëren. Als deze records niet correct zijn ingesteld, kunnen e-mailproviders (zoals Google en Microsoft) je e-mails als potentieel onveilig of onbetrouwbaar beschouwen, waardoor ze in de spambox belanden. Dit is een beveiligingsmaatregel om phishing en spam tegen te gaan.

De oplossing: SMTP-verbinding gebruiken

Indien je een e-mailadres gebruikt dat eindigt op @gmail.com of @outlook.com, kun je de DNS-records niet zelf instellen. De DNS-instellingen worden in dat geval al beheerd door respectievelijk Google of Microsoft. De beste manier om dit probleem te omzeilen is door een directe verbinding te maken met de SMTP-server van je e-mailprovider. Via SMTP worden je e-mails verzonden via de beveiligde servers van Google of Microsoft, die al de juiste DNS-instellingen hebben. Hierdoor worden je e-mails automatisch als betrouwbaar en legitiem beschouwd.

Hoe stel ik een SMTP-verbinding in voor mijn e-mailaccount?

Voor Gmail:

1. Ga naar de tegel Instellingen en vervolgens naar de Verkoopinstellingen, waar je klikt op de knop 'Open mailserver instellingen'.
2. Kies hier voor de optie 'Verstuur je e-mails via je eigen SMTP server'.
3. Selecteer 'Gmail' als provider.
4. Kies je Google-account en klik op de knop 'Doorgaan'.
5. Er verschijnt een melding waarin je toestemming moet geven aan Yuki Smtp Oauth Prod om je account te vertrouwen. Klik op 'Doorgaan' om akkoord te gaan
6. Je verbinding is nu actief en je verkoopfacturen worden voortaan via jouw eigen mailserver verstuurd.

Voor Microsoft:

1. Ga naar de tegel Instellingen en vervolgens naar de Verkoopinstellingen, waar je klikt op de knop 'Open mailserver instellingen'.
2. Kies hier voor de optie 'Verstuur je e-mails via je eigen SMTP server'.
3. Selecteer de juiste provider: 'Microsoft' voor persoonlijke accounts en 'Microsoft Business' voor zakelijke accounts.
4. Volg de verificatiestappen in Microsoft.
5. De verbinding is nu tot stand gebracht. 
6. Bekijk ook de video 'Facturen versturen via eigen Microsoft SMTP-server' voor een duidelijke uitleg.

Deze methode werkt voor zowel gratis als betaald gebruik van Gmail- en Outlook-accounts en zorgt ervoor dat je facturen de spambox van je klanten vermijden. Voor andere mailservers kun je de provider 'overig' kiezen.