Het is vervelend wanneer je verkoopfacturen niet bij de klant aankomen en in hun spambox belanden. Dit probleem wordt vaak veroorzaakt door een onjuiste DNS-configuratie. Gelukkig kan dit gemakkelijk worden opgelost.
Wat is DNS-configuratie en waarom is het belangrijk?
DNS (Domain Name System) werkt als het telefoonboek van het internet. Voor e-mail zijn er specifieke DNS-records, zoals SPF, DKIM en DMARC, die de authenticiteit van je e-mails verifiëren. Als deze records niet correct zijn ingesteld, kunnen e-mailproviders (zoals Google en Microsoft) je e-mails als potentieel onveilig of onbetrouwbaar beschouwen, waardoor ze in de spambox belanden. Dit is een beveiligingsmaatregel om phishing en spam tegen te gaan.
De oplossing: SMTP-verbinding gebruiken
Indien je een e-mailadres gebruikt dat eindigt op @gmail.com of @outlook.com, kun je de DNS-records niet zelf instellen. De DNS-instellingen worden in dat geval al beheerd door respectievelijk Google of Microsoft. De beste manier om dit probleem te omzeilen is door een directe verbinding te maken met de SMTP-server van je e-mailprovider. Via SMTP worden je e-mails verzonden via de beveiligde servers van Google of Microsoft, die al de juiste DNS-instellingen hebben. Hierdoor worden je e-mails automatisch als betrouwbaar en legitiem beschouwd.
Hoe stel ik een SMTP-verbinding in voor mijn e-mailaccount?
Je stelt de verbinding in via «Instellingen» > «Verkoop» > «Verkoopinstellingen», tabblad «Verzenden». Kies daar «E-mails versturen via je eigen SMTP-server» en meld je aan met Google of Microsoft.
De stappen met screenshots vind je in Verkoopfacturen versturen via e-mail: overzicht van alle instellingen (stap 4).
Deze methode werkt voor zowel gratis als betaalde Gmail- en Outlook-accounts en zorgt ervoor dat je facturen de spambox van je klanten vermijden. Voor andere mailservers kies je de provider «Overig».
Gebruik je een e-mailadres met je eigen domein (bv. facturatie@jouwbedrijf.be)? Dan kan je ook via de Yuki-server versturen en de DNS-records van je domein laten instellen. Zie stap 3 in hetzelfde artikel.