Het is vervelend wanneer je verkoopfacturen niet bij de klant aankomen en in hun spambox belanden. Dit probleem wordt vaak veroorzaakt door een onjuiste DNS-configuratie. Gelukkig kan dit gemakkelijk worden opgelost.
Wat is DNS-configuratie en waarom is het belangrijk?
DNS (Domain Name System) werkt als het telefoonboek van het internet. Voor e-mail zijn er specifieke DNS-records, zoals SPF, DKIM en DMARC, die de authenticiteit van je e-mails verifiëren. Als deze records niet correct zijn ingesteld, kunnen e-mailproviders (zoals Google en Microsoft) je e-mails als potentieel onveilig of onbetrouwbaar beschouwen, waardoor ze in de spambox belanden. Dit is een beveiligingsmaatregel om phishing en spam tegen te gaan.
De oplossing: SMTP-verbinding gebruiken
Indien je een e-mailadres gebruikt dat eindigt op @gmail.com of @outlook.com, kun je de DNS-records niet zelf instellen. De DNS-instellingen worden in dat geval al beheerd door respectievelijk Google of Microsoft. De beste manier om dit probleem te omzeilen is door een directe verbinding te maken met de SMTP-server van je e-mailprovider. Via SMTP worden je e-mails verzonden via de beveiligde servers van Google of Microsoft, die al de juiste DNS-instellingen hebben. Hierdoor worden je e-mails automatisch als betrouwbaar en legitiem beschouwd.
Hoe stel ik een SMTP-verbinding in voor mijn e-mailaccount?
Voor Gmail:
- Ga naar de tegel Instellingen en vervolgens naar de Verkoopinstellingen, waar je klikt op de knop 'Open mailserver instellingen'.
- Kies hier voor de optie 'Verstuur je e-mails via je eigen SMTP server'.
- Selecteer 'Gmail' als provider.
- Kies je Google-account en klik op de knop 'Doorgaan'.
- Er verschijnt een melding waarin je toestemming moet geven aan Yuki Smtp Oauth Prod om je account te vertrouwen. Klik op 'Doorgaan' om akkoord te gaan
- Je verbinding is nu actief en je verkoopfacturen worden voortaan via jouw eigen mailserver verstuurd.
Voor Microsoft:
- Ga naar de tegel Instellingen en vervolgens naar de Verkoopinstellingen, waar je klikt op de knop 'Open mailserver instellingen'.
- Kies hier voor de optie 'Verstuur je e-mails via je eigen SMTP server'.
- Selecteer de juiste provider: 'Microsoft' voor persoonlijke accounts en 'Microsoft Business' voor zakelijke accounts.
- Volg de verificatiestappen in Microsoft.
- De verbinding is nu tot stand gebracht.
- Bekijk ook de video 'Facturen versturen via eigen Microsoft SMTP-server' voor een duidelijke uitleg.
Deze methode werkt voor zowel gratis als betaald gebruik van Gmail- en Outlook-accounts en zorgt ervoor dat je facturen de spambox van je klanten vermijden. Voor andere mailservers kun je de provider 'overig' kiezen.