Importer des contacts

Il est possible d'importer des contacts dans le carnet d'adresses de votre administration Yuki depuis Outlook, Outlook Express, Yuki ou une autre application.

ATTENTION!

• Seul un utilisateur ayant un rôle 'Backoffice' dans le domaine ou le rôle 'Direction, 'Administration financière' ou 'Comptable externe' peut importer des contacts.
• L'importation des contacts est disponible à partir de l'abonnement Small.

Dans le domaine Yuki, ouvrez Contacts, puis cliquez sur Importer et exporter.

L'écran suivant s'ouvrira :

Pour afficher tous les fichiers d'adresses importés, cliquez sur le bouton Historique.

Importer des contacts

Pour commencer à importer des contacts, cliquez sur "Importer" pour démarrer le processus en cinq étapes:

1. Sélectionnez l'application à partir de laquelle vous souhaitez importer des contacts

2. Suivez les instructions pour exporter les contacts de l'application sélectionnée

3. Indiquez comment les données doivent être traitées si un ou plusieurs contact(s) existe(nt) déjà dans Yuki

4. Sélectionnez le fichier d'exportation

5. Lier les champs à importer aux champs dans Yuki

Étape 1

Dans la première étape, sélectionnez l'application à partir de laquelle vous souhaitez importer des adresses (format du fichier d'importation):

• Outlook
• Outlook Express
• Yuki (avec ce format, vous pouvez exporter les données d'un domaine, puis les modifier dans Excel et les réimporter dans le même domaine)
• Autre application (comme Excel)

Étape 2

Cette étape vous donne des instructions qui vous permettront d'exporter correctement les contacts l'application sélectionnée à l'étape 1. Dans l'exemple ci-dessous, il vous est expliqué comment exporter les données à partir de Yuki:

Étape 3

Ici, vous devez indiquer si vous souhaitez mettre à jour (compléter) les adresses existantes ou ajouter le fichier d'importation tel qu'il est (écraser les données existantes), quelles que soient les adresses déjà présentes.

Étape 4

Dans cette étape, cliquez sur le bouton "Choisir un fichier" afin de sélectionner le fichier d'exportation que vous souhaitez importer dans Yuki.

Étape 5

Dans la dernière étape, vous pouvez affecter les champs à importer à des champs dans Yuki. Vous pouvez indiquer vous-même quelles informations vous souhaitez stocker dans quel champ de la fiche de compte, mais Yuki vous fera également une suggestion. Les champs que Yuki ne peut pas placer sont indiqués par "Pas d'importation". Vous pouvez relier ces champs vous-même.

Si vous importez le 'Prénom' et/ou les 'Initiales', Yuki créera une carte de visite de type 'Personne', sinon il créera toujours une carte de visite de type 'Entreprise'.

Lorsque le fichier d'importation contient à la fois des coordonnées d'entreprises et de personnes, l'importation doit se faire en deux étapes.

Vérifiez que tous les champs à importer sont liés aux bons champs dans Yuki. Si oui, cliquez sur le bouton "Importer".

Résultat d'importation des relations

Après l'importation des relations, un résultat est affiché.

Sous la rubrique Informations sur le fichier, vous trouverez un résumé du résultat de l'importation. Ci-dessous, vous pouvez voir pour chaque contact importé dans la colonne Statut quelle contact a été modifié (crayon) ou nouvellement créée.