Bank verwerkingsregel aanmaken

Om efficiënter regelmatig terugkerende bank- en kastransacties te kunnen verwerken kan je in Yuki bank verwerkingsregels aanmaken. 

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe Accountant' kan een bank verwerkingsregel aanmaken.

Als je een nog te verwerken bank- of kastransactie opent, krijg je het scherm waarin je de transactie handmatig kunt matchen of een actie kunt uitvoeren.

Soms heeft Yuki een verwerkingsregel al automatisch aangemaakt of is een bestaande verwerkingsregel toegepast. Je ziet dan de tekst:

Als je weet dat een bepaalde transactie nog vaker gaat terugkomen en deze telkens op dezelfde manier afgehandeld kan worden, kan je het beste een verwerkingsregel aanmaken.

Open vanuit de workflow 'Te verwerken banktransacties' een banktransactie en klik vervolgens bovenin het scherm op de knop + Bank verwerkingsregel.

Het volgende scherm wordt geopend:

Het linkerdeel van het scherm bevat de criteria waaraan een transactie moet voldoen. Het rechterdeel bepaalt de verwerking van de transactie als deze aan de criteria voldoet.

Criteria

Type rekeninguittreksel

Geef aan of het een import voor een bankafschrift of voor een kasstaat is.

Transactieype

Dit zijn type transacties die al in het afschrift door de bank worden meegegeven, bijvoorbeeld bankkosten of Incasso.

Transactiecode (enkel bij kasstaten)

Het transactietype wordt gebruikt voor de verschillende soorten kastransacties die je hebt gedefinieerd. Denk aan "Omzet incl 21% btw, Betaald met CC, Afstorting bank etc. 

Tegenrekening

Bij een banktransactie is dit de bankrekeningen waar de uitgaande betaling naar is overgemaakt, of de inkomende betaling van afkomstig is. Bij een kastransactie is dit afhankelijk van de code die de kas meegeeft.

Naam tegenrekening

Dit is de naam van de tegenpartij (klant of leverancier).

Omschrijving

Uit de omschrijving kan je trefwoorden nemen als criterium. Standaard is dat de omschrijving het trefwoord bevat zoals je dat in het criterium definieert. Ook delen van een woord in de omschrijving worden zo herkend. Gebruik je meerdere woorden als criterium, geef dan aan of de omschrijving "alle woorden" of "één van de woorden" moet bevatten. Je kunt ook zogenaamde "wildcards" gebruiken. Voor de uitleg van wildcards, klik op het vraagteken achter de selectie box.

Eigen bankrekening / kas

Geef hier aan of de transactie van een specifieke bankrekening of kas afkomstig moet zijn. Als je dit leeg laat mag de transactie van alle rekeningen en kassen afkomstig zijn.

Af / Bij

Geef aan of het een bijschrijving, afschrijving moet zijn of dat het beide mag zijn.

Indien je voor specifiek voor Af of bijschrijving heb gekozen, kan je ook nog aangeven of het bedrag binnen bepaalde grenzen moet liggen. Deze bedragen zijn altijd positief. 

Output/ verwerking

Hier bepaal je hoe de transactie automatisch moet worden geboekt. 

Grootboekrekening

Geef eerst de grootboekrekening in waarop de transactie geboekt moet worden. Dat kan een omzetrekening zijn, een kostenrekening of een balansrekening. Je kunt niet direct op een andere bankrekening of  kasrekening boeken. Is het een transactie tussen twee bankrekeningen, kies dan voor de rekening 'Betalingen onderweg' (BE: Interne overboeking)

Als je kiest voor een omzet- of kostenrekening dan kan je tevens aangeven welke btw hierop van toepassing is. 

Relatie

Kies een bestaande relatie waar deze transactie op geboekt moet worden.

Afhandelen als regel is toegepast

Geef aan of de transactie automatisch afgehandeld mag worden als aan alle criteria wordt voldaan. Transacties worden dan automatisch geboekt en verwerkt en komen niet meer in de workflow.

Geldigheid verwerkingsregels

Je kunt een verwerkingsregel laten starten op een bepaalde datum of weer stopzetten op een bepaalde datum. Zo kan het zijn dat je tot 31/12 een boeking op de ene manier boekt en vanaf 1/1 op een andere manier. Het is niet mogelijk om verwerkingsregels met de zelfde criteria binnen dezelfde periode te activeren.

Om te testen of de verwerkingsregel juist is gedefinieerd kan je klikken op Toon mogelijke resultaten. Let op, er wordt dan enkel gekeken naar transacties die nog niet zijn afgehandeld.

TIP!

Let bij het definiëren van de criteria goed op dat je de criteria niet te algemeen maakt. Zo is het niet verstandig om een kort woord (zoals NS) te gebruiken. Je loopt dan het risico dat je te snel een match hebt en daardoor allerlei transacties worden herkend.