Banktransacties automatisch splitsen

Het kan vaak voorkomen dat banktransacties die binnen komen via Coda of CSV gesplitst moeten worden. Dit kan onder andere gaan om omzet van creditcard transacties waar een transactiekost in verwerkt zit of een terugbetaling van een lening waar de interest apart geboekt moet worden. Deze transacties kunnen volledig automatisch uitgesplitst worden via herkenningsregels. 

De herkenningsregels kunnen aangemaakt worden door een backoffice medewerker of een gebruiker in een domein met de rollen 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe Accountant'. 

Open via het menu in de Bank het onderdeel Verwerkingsregels. Het volgende scherm wordt geopend: 

Om een nieuwe herkenningsregel aan te maken klik je bovenin je scherm op het plusteken. Je komt dan terecht in het scherm om een normale herkenningsregel aan te maken. Onderaan zie je de volgende criteria om transacties te splitsen:

Eerst vervolledig je de criteria zoals bij het aanmaken van een bank herkenningsregel. De subregels die hier toegevoegd kunnen worden dienen om een transactie te boeken op een andere grootboekrekening dan degene die op de hoofdherkenningsregel is ingesteld. 

Hoe ga je te werk om je subregel in te stellen?

Om een banktransactie automatisch door Yuki te laten splitsen, dien je de velden in te vullen om Yuki de nodige criteria aan te reiken. Let wel op, niet elk veld moet ingevuld zijn indien je dit niet wenst!

• Omschrijving: In dit veld geef je een deel van de omschrijving van de transactie in waarop een bedrag volgt dat je op een andere grootboekrekening wil boeken. Bijvoorbeeld: indien het bedrag dat moet uitgesplitst worden op bankkosten steeds achter het woord "kosten:" staat, vul je dit deel van de omschrijving hier in. Yuki zet dan steeds het eerstvolgende bedrag dat gelezen kan worden in de omschrijving op de door jouw gekozen grootboekrekening. Belangrijk is dat je rekening houdt met leestekens zoals dubbelpunt en de hoofdletters.
  
  
• Grootboekrekening: Geef hier de grootboekrekening op waar je wil dat Yuki het bedrag op boekt. Dit kan bijvoorbeeld de "657100 Bankkosten" zijn indien je wil dat het herkend bedrag steeds op bankkosten komt.
  
  
• Relatie: Dit veld is optioneel. Eventueel kan je hier een relatie ingeven.
  
  
• Kosten/omzet btw type: Hier heb je de keuze uit "Omzet" of "Kosten". Dit zorgt ervoor dat de juiste btw-codes getoond worden in de volgende kolom.
  
  
• Btw-code: Dit is een optionele kolom die je leeg mag laten indien er geen btw geboekt moet worden. Je hebt de mogelijkheid om aan de hand hiervan btw te boeken op het uitgesplitst bedrag. Het herkend bedrag moet dan wel inclusief btw staan in de omschrijving. Indien de btw apart wordt vermeld kan je hiervoor een tweede subregel maken die dat bedrag op één van de btw-wachtrekeningen boekt.
  
  
• Boek deze regel als inkomst/uitgave: Dit zal bepalen of het herkend bedrag als een positief of negatief bedrag moet worden geboekt. Meestal zal je kiezen voor uitgave indien je op een kostenrekening gaat boeken. Indien je subregel op een omzetrekening dient te boeken, kies je voor inkomst.

Bijvoorbeeld

Onderstaande transactie is uitgesplitst op drie rekeningen:

1. De hoofdherkenningsregel zorgt ervoor dat alle transacties van deze tegenpartij automatisch op '700000 omzet' geboekt worden.
2. Een subregel op basis van omschrijving 'Kosten' boekt 0.45 op '657100 bankkosten'.
3. Een tweede subregel boekt 0.09 op '494000 btw aftrekbaar' op basis van de omschrijving 'BTW'

Extra tips

• Yuki kan indien nodig voor jou ook de btw op de subregel automatisch boeken. Kies hiervoor in het dropdown Kosten en omzet voor de correcte categorie en vervolgens de bijpassende Btw-code.
• Het veld Omschrijving is hoofdlettergevoelig om foutieve boekingen te voorkomen. Indien je bijvoorbeeld een bedrag wil uitsplitsen dat volgt op het woord 'Kosten' moet je zeker ook de hoofdletter in je regel meegeven.
• Yuki kan bedragen zowel met een komma als een punt voor de decimalen uitlezen.