Créer une règle de traitement bancaire

Pour pouvoir traiter plus efficacement des opérations bancaires et des opérations de caisse récurrentes et régulières, vous pouvez créer des règles de reconnaissance bancaire dans Yuki.

Seul un utilisateur ayant un rôle "Back office" dans le domaine ou le rôle "Direction", "Administration financière" ou "Comptable externe" peut créer une règle de reconnaissance bancaire.

Lorsque vous ouvrez une transaction bancaire ou de caisse qui doit encore être traitée, vous verrez l'écran où vous pouvez faire correspondre la transaction manuellement ou effectuer une action.

Parfois, Yuki a déjà créé automatiquement une règle de reconnaissance ou applique une règle de reconnaissance existante. Vous verrez alors le texte:

Si vous savez qu'une transaction donnée va revenir plus souvent et qu'elle peut être traitée de la même manière à chaque fois, il est préférable de créer une règle de reconnaissance.

Ouvrez une transaction bancaire à partir du flux de travail "Transactions bancaires à traiter" puis cliquez sur le bouton + Règle de traitement bancaire en haut de l'écran.

L'écran suivant sera ouvert:

La partie gauche de l'écran contient les critères auxquels une transaction doit répondre. La partie droite détermine le traitement de la transaction si elle répond aux critères.

Critères

Type de déclaration

Indiquez s'il s'agit de type d'une importation pour un relevé bancaire ou pour un relevé de caisse.

Type de transaction

Ce sont des types de transactions qui sont déjà inclus dans le relevé de la banque, par exemple les frais bancaires ou le prélèvement automatique.

Code de transaction (uniquement avec les relevés de caisse)

Le code de transaction est utilisé pour les différents types de transactions en espèces que vous avez définis. Pensez à "Chiffre d'affaires TTC de 21%, payé avec CC, dépôt banque, etc.

Compte de contrepartie

Dans une transaction bancaire, il s'agit des comptes bancaires auxquels le paiement sortant a été transféré ou d'où provient le paiement entrant. Avec une transaction de caisse, cela dépend du code indiqué par la caisse.

Nom du compte de contrepartie

C'est le nom de la contrepartie (client ou fournisseur).

Description

Vous pouvez utiliser des mots-clés de la description comme critère. Par défaut, la description contient le mot clé tel que vous le définissez dans le critère. Les parties d'un mot de la description sont également reconnues de cette manière. Si vous utilisez plusieurs mots comme critères, indiquez si la description doit contenir "tous les mots" ou "l'un des mots". Vous pouvez également utiliser des "caractères génériques"( wilcards). Pour l'explication des  wildcards, cliquez sur le point d'interrogation situé derrière la sélection de sélection.

Compte bancaire / caisse

Indiquez ici si la transaction doit provenir d'un compte bancaire ou d'une caisse spécifique. Si vous laissez ce champ vide, la transaction peut provenir de tous les comptes et toutes les caisses.

Retiré/ Déposé

Indiquez s'il doit s'agir d'un crédit ou d'un débit, ou des deux.

Si vous avez spécifiquement choisi Retiré ou Déposé, vous pouvez également indiquer si le montant doit être compris dans certaines limites. Ces montants sont toujours positifs.

Sortie/ traitement

Vous déterminez ici comment la transaction doit être automatiquement imputée.

Compte du grand livre

Commencez par saisir le compte du grand livre sur lequel la transaction doit être imputée. Cela peut être un compte de produit, un compte de charges ou un compte du bilan. Vous ne pouvez pas imputer directement sur un autre compte bancaire ou un compte de caisse. S'il s'agit d'une transaction entre deux comptes bancaires, choisissez le compte "transfert interne" (BE: virement interne).

Si vous choisissez un compte de revenu ou de dépense, vous pouvez également indiquer la TVA applicable.

Contact

Choisissez un contact existant sur lequel cette transaction doit être imputée.

Traitement

Indiquez si la transaction peut être traitée automatiquement si tous les critères sont remplis. Les transactions sont alors automatiquement imputées et traitées et n'apparaissent plus dans le flux de travail.

Validité des règles de reconnaissance

Vous pouvez faire en sorte qu'une règle de reconnaissance commence à une date spécifique ou la faire arrêter à une date spécifique. Par exemple, vous pouvez imputer une écriture d’une certaine manière jusqu’au 31/12 et d’une autre manière à partir du 1/1  . Il n'est pas possible d'activer des règles de reconnaissance avec les mêmes critères dans le même délai.

Pour vérifier si la règle de reconnaissance est correctement définie, vous pouvez cliquer sur Montrer les résultats possibles. Veuillez noter que seules les transactions non encore traitées seront prises en compte.

ASTUCE!

Lors de la définition des critères, veillez à ne pas trop généraliser les critères. Par exemple, il n’est pas judicieux d’utiliser un mot court (tel que NS). Vous courez le risque d'avoir une correspondance trop rapidement et par conséquent, toutes sortes de transactions sont reconnues.