Documenten aanleveren

Voor een optimale verwerking door Yuki is het aan te raden dat je eerst de facturen aanlevert voordat je de banktransacties aanlevert.

Aanleveren per administratie

Als er meer dan één administratie in je domein wordt gevoerd, moet je de documenten per administratie aanleveren. Het is tevens aan te bevelen om alles gesorteerd per type document aan te leveren. Dus eerst bijvoorbeeld alle verkoopfacturen en daarna alle aankoopfacturen.

Uploaden

Uploaden is het opladen van bestanden van je computer (harde schijf) in jouw domein. De centrale plaats om op te laden is via de Yuki Postbus.

Dropbox of Google Drive koppeling

Een alternatieve aanlevermethode is het aanleveren via Dropbox en/of Drive. Beide zijn (in de basis) gratis opslagmedia in de cloud. Als je al Dropbox of Drive hebt, kan je in jouw Dropbox of Drive account een map aanmaken die je vervolgens deelt met '[email protected]' of voor Drive met '[email protected]'.

Van zodra de gedeelde folder door Yuki is geaccepteerd, zullen we onder de aangemaakte folder allerlei submappen creëren die de indeling van je digitale archief volgen (enkel Dropbox). Als je vervolgens documenten in de folder(s) plaatst zal Yuki deze ophalen en importeren in de juiste map.

Meer informatie over het delen van deze mappen en de werking kan je terugvinden in  het artikel Dropbox en Google Drive.

Documenten naar administratie mailen

Je kan ook documenten mailen (of laten mailen). Je domein heeft een eigen email-adres: [email protected]. Heb je leveranciers die hun facturen elektronisch doorsturen, dan kan je er ook voor kiezen om ze rechtstreeks naar dit e-mailadres te laten sturen. 

Yuki Assistant app 

Met de Yuki Assistant app kan je documenten (o.a. bonnetjes en facturen) direct aanleveren en laten verwerken in je administratie.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Documenten aanleveren via de Yuki Assistant.

Scannen

Afhankelijk van de scanner zijn er meerdere opties om documenten aan te leveren:

• Sommige scanners hebben een mailfunctie. Hiermee kan je de ingescande documenten doorsturen naar het @yukiworks.be e-mailadres van jouw Yuki administratie. 
• Gescande documenten opslaan in een gedeelde Dropbox of Drive map. Yuki zal deze vervolgens automatisch ophalen en klaarzetten in jouw administratie ter verwerking. 
• Gescande documenten opslaan op de harde schrijf van jouw computer om deze vervolgens manueel op te laden  in Yuki. 

Je mag de documenten in JPG- en PDF-formaat aanleveren. In het geval van PDF bestanden is het belangrijk om één factuur per PDF aan te leveren. Yuki kan achteraf geen PDF bestanden splitsen.