Met de Yuki Assistant app op je Smartphone kan je documenten (o.a. bonnetjes en facturen) direct aanleveren en laten verwerken in je administratie.
TIP!
De Yuki Assistant app voor iPhone kan je gratis downloaden via de Apple App Store.
De Yuki Assistant app voor Android kan je gratis downloaden via de Google Play App Store.
Doorloop de volgende stappen om een document aan te leveren via je Yuki Assistant app:
- Kies het document dat je wenst op te laden
- Bewerk, indien nodig, het document voordat je deze aanlevert
- Document uploaden
De nieuwe Upload flow
De manier waarop je documenten scant en vervolgens uploadt in de Yuki Assistant app is vervangen door eennieuwe Upload flow.
Een belangrijk verschil is dat je alle documenten met dezelfde betaalwijze in 1 batch kan scannen, waarna ze als aparte documenten in de workflow terecht komen. Indien nodig kun je direct na het scannen van je eerste pagina nog extra pagina's aan elk document toevoegen.
De manier waarop je documenten scant en vervolgens uploadt in de Yuki Assistant app is vervangen door eennieuwe Upload flow.
Een belangrijk verschil is dat je alle documenten met dezelfde betaalwijze in 1 batch kan scannen, waarna ze als aparte documenten in de workflow terecht komen. Indien nodig kun je direct na het scannen van je eerste pagina nog extra pagina's aan elk document toevoegen.
- Scan per betaalwijze je facturen of bonnetjes in.
Tip: De slimme herkenning van de app zal automatisch het document bijsnijden. Weet dat je de kadrering steeds kan corrigeren in de app zelf. Voor het beste resultaat raden we aan om de foto niet te dicht op het ticket te nemen.
Iphone
Android
- Als je meerdere pagina’s wil inscannen voor 1 factuur of bonnetje, en een bijlage met meerdere pagina’s wil opladen in je dossier, kan je met je vinger op de afbeelding in het blauwe kader tikken.
- Hierna verschijnt er een scherm waarin je via het plus-icoon extra pagina’s kan scannen of selecteren uit de bestanden op je smartphone. Zo voeg je meerdere pagina’s samen in 1 bestand.
- Via de knop ‘Documentgegevens bewerken’ kan je extra gegevens meegeven die niet op het bonnetje of de factuur staan, zoals de relatie indien dit niet duidelijk is van het ticket, de declaratiesoort of notities.
De gegevens die wel op het bonnetje of de factuur staan, worden niet automatisch ingevuld in deze weergave, maar worden nadien wel automatisch uitgelezen in Yuki zelf bij de verwerking. Het is dus niet nodig om gegevens in te vullen die al zichtbaar zijn op het document, zoals bedrag, valuta en datum.
Let op: het veld Project is enkel zichtbaar wanneer je over een Medium-abonnement of hoger beschikt.
- Hierna kan je de betaalmethode aanduiden die van toepassing is voor de gescande bonnetjes of facturen en zo de bestanden opladen in het dossier.
Waarom kan ik Contant niet aanduiden als betaalmethode?
De optie 'contant' (betaald) of 'contant ontvangen' is beschikbaar wanneer je de 2e optie aanduidt bij de kas in de administratie van het domein. Via de instellingen van het dossier kan je dit aanpassen en zo komt deze optie vrij in de Yuki-app.
Je kunt hiervoor de volgende werkwijze volgen:
Je kunt hiervoor de volgende werkwijze volgen:
- Laad de factuur op met betaalwijze "overschrijving".
- Boek de factuur in: Laat de factuur openstaan op de relatierekening (Debiteuren/Crediteuren), met betaalwijze "te betalen via overschrijving".
- Vul het kasblad aan: Open het kasblad en voer de mutaties (ontvangsten en uitgaven) in.
- Koppel de betaling: Voeg op het kasblad een regel toe van het type 'Betaling' en koppel deze aan de openstaande factuur. De factuur wordt dan automatisch afgepunt en als betaald gemarkeerd.
- Op deze manier blijft je administratie sluitend en worden alle contante betalingen correct verwerkt.
Hoe kan ik te grote bestanden vermijden wanneer ik bijlagen inscan?
In sommige gevallen gebruiken ondernemers de Yuki-app om verkoopbonnen of bijlagen met meerdere pagina’s op te laden in het dossier, zodat deze mee verzonden kunnen worden met een verkoopfactuur.
Hou er rekening mee dat we voor verzending via het Peppol-netwerk maximaal 5 MB aan bijlagen per verkoopfactuur ondersteunen (met de PDF van de Yuki-factuur zelf inbegrepen). Scan deze bestanden daarom best niet in HD-formaat in. Dit kan je aanpassen via de instellingen van je smartphone. Als de bijlagen te groot zijn, zal je de factuur niet kunnen finaliseren.
Merk je dit pas tijdens de opmaak van de factuur? Dan kan je de opgeladen PDF via je computer downloaden en comprimeren met een PDF-compressor.
Wanneer je zoekt op “PDF compressor”, vind je verschillende online toepassingen waarmee je het bestand kan verkleinen.
Hou er rekening mee dat we voor verzending via het Peppol-netwerk maximaal 5 MB aan bijlagen per verkoopfactuur ondersteunen (met de PDF van de Yuki-factuur zelf inbegrepen). Scan deze bestanden daarom best niet in HD-formaat in. Dit kan je aanpassen via de instellingen van je smartphone. Als de bijlagen te groot zijn, zal je de factuur niet kunnen finaliseren.
Merk je dit pas tijdens de opmaak van de factuur? Dan kan je de opgeladen PDF via je computer downloaden en comprimeren met een PDF-compressor.
Wanneer je zoekt op “PDF compressor”, vind je verschillende online toepassingen waarmee je het bestand kan verkleinen.