FAQ Fonctionnalité Accès Back Office pour l’entrepreneur - Abonnements Yuk

1. À qui est destinée la fonctionnalité “Accès Back Office” pour entrepreneur?
2. Pourquoi l’option Utilisateur “invité du portail” disparaît-elle?
3. Nos utilisateurs “invité du portail” actuels sont-ils maintenus?
4. Dois-je payer pour un utilisateur “invité du portail” que je crée avant le 1er septembre 2021 ?
5. La fonction “Accès Back Office” peut-elle être activée gratuitement dans tous les abonnements?
6. Tous les entrepreneurs peuvent-ils encoder eux-mêmes dans Yuki?
7. En tant que bureau, dois-je donner mon accord pour que mes clients puissent activer la fonctionnalité Accès Back Office ?
8. Lorsque j’autorise la fonctionnalité Accès Back Office au niveau du domaine, chaque utilisateur de ce domaine aura-t-il accès aux fonctionnalités de traitement comptable (menu Back-office)? 
9. Un entrepreneur peut-il ajouter d’autres utilisateurs à son domaine Yuki n’ayant pas de rôle d’Accès Back Office. 
10. Comment puis-je vérifier/nettoyer les utilisateurs “invités du portail” actuels au niveau du portail de mon bureau en vue de la conversion vers la nouvelle fonctionnalité d’Accès Back Office en janvier 2022?  
11. Quelles sont les possibilités lorsque mon bureau comptable travaille avec des comptables en contrats de sous traitance?

1. À qui est destinée la fonctionnalité “Accès Back Office” pour entrepreneur?
   

La nouvelle fonctionnalité “Accès Back Office” est destinée aux entrepreneurs des partenaires Yuki qui souhaitent traiter eux-mêmes dans leur administration leurs factures d’achat et de vente, ainsi que les transactions bancaires correspondantes. Et ce toujours en collaboration étroite avec le bureau comptable. En tant que bureau, vous avez toujours la possibilité d’effectuer les contrôles et toutes les autres tâches back-office.

2. Pourquoi l’option Utilisateur “invité du portail” disparaît-elle?

La fonction “Accès Back Office pour entrepreneur” constitue une solution globale, tant pour les comptables que pour les entrepreneurs. Elle permet à ces derniers de disposer d’un environnement unique qui regroupe toutes les fonctions de back-office nécessaires au traitement des documents au sein même du côté entrepreneur de leur domaine Yuki. Les entrepreneurs ne doivent dès lors plus passer de l’environnement entrepreneur à l’environnement BO.

Ceci implique également que vous ne devez plus donner accès aux entrepreneurs souhaitant utiliser cette fonctionnalité au niveau du portail de votre bureau. Il s’agit ici d’une amélioration dans le domaine de la confidentialité et d’une protection complète dans le cadre du RGPD, que ce soit pour le présent ou l’avenir. La fonction Accès Back Office remplace dès lors complètement l’option d’utilisateur “invité du portail” qui servait auparavant de solution temporaire.

Nous avons également constaté que de nombreux utilisateurs "invités du portail” étaient ensuite perdus de vue et/ou que beaucoup d’utilisateurs inactifs n’étaient pas supprimés des portails du bureaux. L’aperçu des utilisateurs ayant accès aux fonctions du back-office via votre portail était donc incomplet. Dans ce contexte, le lancement de cette nouvelle fonctionnalité est donc l’occasion idéale de nettoyer votre fichier d’Utilisateurs invités afin de disposer d’un aperçu optimal et à jour.

3. Nos utilisateurs “invité du portail” actuels sont-ils maintenus?

Oui, les utilisateurs “invités du portail” actuels sont maintenus, mais seront convertis en utilisateurs avec “Accès Back Office” à partir de janvier 2022. Comme la fonctionnalité Accès Back Office fait partie de nos formules d’abonnement (Small, Medium, Large et Unlimited), les entrepreneurs voulant utiliser la nouvelle fonction à partir de janvier, et n’ayant pas encore d’abonnement Yuki devront activer la formule qui leur convient le mieux. Ceux-ci pourront jouir d’un tarif réduit, à savoir d’une réduction de 50% sur le prix d’un abonnement, et ce pour une période de 2 ans.    

Si l’entrepreneur souhaite ajouter le rôle d’utilisateur avec “Accès Back Office” à plus d’un utilisateur,  celui-ci sera facturé à 25€ par mois par utilisateur ayant ce rôle. La réduction de 50% pendant 2 ans est uniquement valable sur le prix de son abonnement. Les éventuelles fonctionnalités supplémentaires activées en plus de l’abonnement (tels que les utilisateurs supplémentaires) seront toujours facturés à prix plein.  

4. Dois-je payer pour un utilisateur “invité du portail” que je crée avant le 1er septembre 2021 ?

Si vous souhaitez donner un accès back-office à un entrepreneur avant le lancement du 1er septembre 2021, l’ancienne méthode reste d’actualité. En plus de leur accès du côté entrepreneur du domaine Yuki, vous allez leur donner un accès utilisateur “invité du portail” au niveau de votre portail bureau. Ces utilisateurs seront convertis vers la nouvelle fonctionnalité Accès Back Office en janvier 2022 tout comme les utilisateurs invités du portails actuels. 

A partir de septembre, il ne sera plus possible de créer de nouveaux utilisateurs ayant le rôle “invité du portail”. Si un entrepreneur souhaite effectuer des tâches spécifiques au traitement comptable, celui-ci devra activer un abonnement et vous demander d’activer la fonctionnalité Accès Back Office pour son domaine. La fonctionnalité Accès Back Office est incluse dans les abonnements Small, Medium, Large et Unlimited pour 1 utilisateur. Si l’entrepreneur souhaite ajouter le rôle d'Accès Backo Office à plus d’un utilisateur, celui-ci sera facturé à 25€ par mois par utilisateur ayant ce rôle en plus de l’abonnement.

5. La fonction “Accès Back Office” peut-elle être activée gratuitement dans tous les abonnements?

Oui, la fonctionnalité “Accès Back Office” est incluse dans chaque abonnement payant de Yuki (Small, Medium, Large et Unlimited) pour 1 utilisateur. A partir d’un 2e utilisateur ayant le rôle Utilisateur avec Accès Back Office, l’entrepreneur sera facturé 25€ par utilisateur supplémentaire par mois.  

La fonctionnalité Accès Back Office ne peut pas être activée dans la version Minimal ou la version Trial (période d’essai) de Yuki.

6. Tous les entrepreneurs peuvent-ils encoder eux-mêmes dans Yuki?

Non, c’est uniquement possible si vous, en tant que partenaire, le leur permettez. L’entrepreneur peut ensuite choisir quels utilisateurs se voient attribuer le rôle “Utilisateur avec Accès Back Office” donnant accès aux fonctionnalités du menu Back-office de Yuki.

7. En tant que bureau, dois-je donner mon accord pour que mes clients puissent activer la fonctionnalité Accès Back Office ?

Effectivement, dès que l’entrepreneur aura activé un abonnement pour son domaine Yuki, le comptable doit d’abord donner son autorisation avant qu’un entrepreneur puisse avoir l’accès Back Office. L’entrepreneur peut ensuite choisir quels utilisateurs ou collègues se voient attribuer le rôle “Utilisateur avec Accès Back Office”. 

8. Lorsque j’autorise la fonctionnalité Accès Back Office au niveau du domaine, chaque utilisateur de ce domaine aura-t-il accès aux fonctionnalités de traitement comptable (menu Back-office)? 

Non, lorsqu’au niveau de votre portail vous donnez l’autorisation d’Accès Back Office dans un domaine, l’entrepreneur ayant un rôle de direction pourra attribuer le rôle “Utilisateur avec Accès Back Office”, soit à lui-même, soit à un/plusieurs autre(s) utilisateur(s) du domaine. 

9. Un entrepreneur peut-il ajouter d’autres utilisateurs à son domaine Yuki n’ayant pas de rôle d’Accès Back Office. 

Oui, outre le fait de pouvoir attribuer le rôle “Utilisateur avec Accès Back Office” à d’autres utilisateurs (25€ par mois par utilisateur ayant rôle d’Accès Back Office), il est également possible d’ajouter des utilisateurs supplémentaires classiques à un domaine. Il est possible d’ajouter un utilisateur supplémentaire dans un domaine ayant un abonnement Medium, Large ou Unlimited pour un montant de 7.5€ par mois par utilisateur supplémentaire. 

Il existe différentes sortes de rôles ayant chacun leurs droits et accès spécifiques aux fonctionnalités entrepreneur du domaine. Ainsi, vous choisissez facilement quel employé a accès à certaines fonctionnalités sans devoir forcément donner accès aux chiffres de l’entreprise. Cliquez ici pour obtenir plus d’informations sur les différents rôles entrepreneurs dans Yuki.  

10. Comment puis-je vérifier/nettoyer les utilisateurs “invités du portail” actuels au niveau du portail de mon bureau en vue de la conversion vers la nouvelle fonctionnalité d’Accès Back Office en janvier 2022?  

Au niveau de votre(vos) portail(s), passez en revue la liste des utilisateurs BO. Vous y retrouverez les utilisateurs ayant un rôle ”invité du portail”. Merci de bien vouloir supprimer tous les utilisateurs ayant ce rôle mais n’étant plus utilisés aujourd’hui, à l’aide de la petite croix rouge en fin de ligne. 

Attention, la suppression d'utilisateurs BO ne peut que se faire par un utilisateur avec rôle d'administrateur du portail.

Ensuite, passez en revue la liste de vos domaines et des utilisateurs BO attribués aux domaines. Sous la tuile Domaines, cliquez sur le bouton “Assigner des employés”. Vérifiez et modifiez les attributions BO si nécessaire et portez une attention particulière aux domaines attribués à un utilisateur “invité du portail”. En principe, un utilisateur invité du portail aura été attribué comme Responsable BO du ou des domaines auxquels il a accès. 

Pour les domaines attribués à un utilisateur invité du portail, vérifiez bien que l’entrepreneur ait également accès au côté entrepreneur de Yuki. Pour ce faire, ouvrez les paramètres du domaine (en cliquant sur la petite flèche > devant le nom du domaine). En bas de page, vous verrez les utilisateurs entrepreneurs ayant accès au domaine. S’il n’y a pas d'utilisateur repris, nous vous conseillons fortement de lui donner accès au plus vite. Pour ce faire, ouvrez le domaine, allez dans “Mon domaine” et cliquez sur “Ajouter un utilisateur”.  

11. Quelles sont les possibilités lorsque mon bureau comptable travaille avec des comptables en contrats de sous traitance? 

Comme l’option d’utilisateur “invité du portail” disparaît complètement, les éventuels employés externes (par exemple comptables travaillant en sous-traitance) devra recevoir un autre rôle BO au niveau du portail du bureau. Vous trouverez un aperçu des rôles back-office ici. Ensuite, attribuez cet utilisateur aux bons domaines en lui donnant le rôle de responsable BO.   

Si les autres domaines de votre portail ne peuvent absolument pas être visible pour cet utilisateur, il faudra utiliser un portail séparé. 

Pour de plus amples informations par rapport à ceci, contactez votre personne de contact Customer Success qui vous guidera.