Chaque employé de bureau ajouté au portail du back-office se voit attribuer un rôle. Ceux-ci peuvent être changés après.


ATTENTION! Seul un employé doté du rôle Administrateur du portail peut ajouter un utilisateur ou modifier les rôles des autres employés.


Les rôles de back office dans le portail

Les rôles de back-office suivants sont définis pour le portail:


Portail back office

Un employé de bureau responsable du traitement des transactions. Cela a les droits suivants:

  • Accès à tous les domaines dont l'accès n'a pas été bloqué.
  • Accès au flux de travail de ces domaines.
  • Accès aux questions de ces domaines.
  • Accès aux informations personnelles concernant la productivité et la qualité.
  • Droits de créer de nouveaux domaines.

Cette personne ne verra que le flux de travail des domaines dans lesquels elle est configurée en tant que responsable BO dans le tableau de bord du portail.


Administrateur du portail

Cet employé a tous les droits d'un portail back office  et les suivants:

  • Droits de créer de nouveaux utilisateurs sur le portail et de changer de rôle.
  • Droits d'assigner des domaines à des employés de bureau.
  • La possibilité de consulter des aperçus incluant la productivité, la qualité et le travail par domaine. Cela peut être utile pour les analyses au niveau du bureau.

Un administrateur du portail verra le flux de travail total de tous les domaines dans le tableau de bord du portail.


Saisie de données portail

Un employé avec un rôle  saisie de données portail n'a accès qu'aux domaines pour lesquels l'accès n'a pas été bloqué. Ils ne pourront effectuer la saisie de données que dans un domaine, ce qui signifie qu'ils ne peuvent pas gérer les documents du flux de travail. Après traitement, ces documents reçoivent le statut «Entrée de données terminée» pour pouvoir toujours les vérifier. Cela peut être intéressant pour les stagiaires ou les employés qui viennent de quitter l’école.


Utilisateur invité du portail

Dans le portail, un utilisateur invité ne pourra voir que les domaines auxquels il / elle a accès, c’est-à-dire uniquement les domaines pour lesquels cette personne est configurée en tant que responsable du back-office, back-up ou contrôleur. En pratique, cela peut être utilisé pour donner à un auto-encodeur (entrepreneur) l’accès aux droits de back-office d’un domaine pour le traitement des transactions.


Contrôleur back office de portail

Un rôle supplémentaire pouvant être combiné avec le rôle Administrateur de portail. Ce rôle vous permet d’avoir des droits de contrôleur pour tous les domaines.


Rôles de back office dans le domaine

Pour affecter un utilisateur à un domaine, cliquez sur l'icône Domaines ou sur la vignette Domaines dans le portail en haut de l'écran. Dans la vue d'ensemble, cliquez sur le signe supérieur à (>) devant le nom d'un domaine pour ouvrir le fichier de domaine.



Dans la fiche du domaine, vous pouvez attribuer un rôle de back office à quatre personnes différentes.



Les personnes suivantes peuvent être assignées dans chaque domaine Yuki:

  • Responsable BO: responsable du traitement de toutes les administrations du domaine.
  • Backup BO: si le responsable BO est absent, le back up peut intervenir pour mettre à jour le flux de travail quotidiennement.
  • Contrôleur BO: la personne responsable du contrôle et de la clôture des déclarations de TVA et de la clôture de l'exercice.
  • Directeur du compte BO: En pratique, le responsable du bureau est placé ici.