Yuki et Lightspeed

Modifié le  Thu, 26 Oct 2023 sur 04:27 PM

Yuki et Lightspeed sont deux solutions largement adoptées par de nombreux détaillants en ligne ainsi que par des entreprises de vente au détail. Grâce à cette intégration, il devient possible de transférer automatiquement les factures de votre boutique en ligne, de Lightspeed Retail ou de Lightspeed Restaurant vers Yuki. Vous n'aurez plus besoin d'effectuer la saisie manuelle de ces commandes, ni de procéder à des opérations d'exportation et d'importation fastidieuses. Les commandes et les factures sont désormais actualisées quotidiennement dans Yuki.


Comment fonctionne le lien?

Une liaison avec Lightspeed passe toujours par un tiers, car Lightspeed n'intègre pas directement les logiciels de comptabilité. Quelques-unes des parties qui proposent de telles liaisons sont Webwinkelfactures (Ecom, Retail, Restaurant), Duopact (Ecom, Retail) et Omniboost (Restaurant). Dans ce message, nous expliquerons plus en détail la liaison via Webwinkelfacturen, mais la liaison via d'autres tiers se déroule de manière similaire.

La liaison peut être activée via la boutique d'applications Lightspeed. Pour Lightspeed Retail et Lightspeed Resto, il est possible de transmettre à la fois les totaux journaliers et les ventes individuelles. Si vous souhaitez les deux, nous vous recommandons de contacter Webwinkelfacturen.

Les totaux journaliers et les factures sont transmis quotidiennement (pendant la nuit) à Yuki. Pour chaque commande marquée comme "Payée" dans Lightspeed, une facture est créée dans Yuki. Les informations sur les clients, les remises et les codes TVA (y compris IC) sont automatiquement inclus. Les factures de vente sont généralement préparées dans Yuki sous "À envoyer". Si vous préférez que les factures soient directement traitées depuis Lightspeed dans Yuki, vous pouvez contacter Webwinkelfactures.

Dans Yuki, les éléments suivants sont à prendre en compte :

  • Choisissez l'option de trésorerie "options caisse 2" dans le domaine Yuki, de sorte que vous puissiez éventuellement transférer des factures de vente avec le mode de paiement "Espèces".
  • Les recettes journalières sont enregistrées en tant que postes divers, que vous trouverez dans Yuki sous "Archives" > "Autres documents" > "Operations diverses".

  • Les recettes journalières sont comptabilisées sur le compte 57, mais les détails ne sont pas affichés dans l'aperçu de trésorerie, seule la somme totale. Pour consulter les détails des transactions, il est préférable de naviguer vers le compte de grand livre dans le "MAR" (Memoriaal).

  • ATTENTION ! Lors de la transmission des totaux journaliers, les ventes à 0 % ne sont pas prises en compte. Si vous avez des ventes à 0 %, nous vous recommandons de les transmettre via une facture de vente ou d'utiliser un autre système de caisse.


Lightspeed enregistre dans la caisse elle-même les dépôts et les écarts de caisse. Cependant, ces informations ne sont pas disponibles pour Webwinkelfactures et ne peuvent donc pas être transférées vers Yuki. Vous devrez créer manuellement une opération de caisse dans Yuki pour les dépôts et les écarts de caisse.


Comment activer le lien ?

Assurez-vous d'abord d'avoir les éléments suivants à portée de main.


  • Accès au portail d'un tiers (Webwinkelfacturen, Duopact, Omniboost). L'entrepreneur crée un login pour Webwinkelfacturen et Omniboost, et le comptable pour Duopact.
  • Un compte Lightspeed.
  • Clé API de Yuki (voir Comment établir une connexion ?). 
  • Un abonnement Yuki Small, Medium, Large ou Unlimited ou la fonctionnalité de webservice sales

Maintenant, vous pouvez commencer à connecter toutes les plateformes.

Étape 1 :

Rendez-vous sur Webwinkelfacturen et demandez une période d'essai gratuite. Vous recevrez un e-mail contenant votre code de licence, un guide et une URL pour démarrer la liaison.

Étape 2 :

Saisissez le code de licence que vous avez reçu de Webwinkelfactures et acceptez les conditions générales. 

Vous serez redirigé vers uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, où vous pourrez établir la connexion vers votre compte Lightspeed et vers Yuki. Cliquez sur le bouton rouge "Connect". Une fois la liaison correctement établie, les connexions Lightspeed et Yuki seront marquées en vert. Vous pouvez utiliser le bouton "Reconnect" pour modifier les données de liaison, par exemple si vous changez de caisse enregistreuse ou si vous créez une nouvelle clé API dans Yuki.




Étape 3 :

La connexion est maintenant établie, mais Webwinkelfactures doit encore savoir quelles sont les comptes généraux et les codes de TVA à utiliser. Webwinkelfactures préparera les codes de TVA et les comptes généraux de votre domaine Yuki connecté pour la sélection. Si un compte général ou un code de TVA est manquant, créez-le d'abord dans votre domaine Yuki.


Associez les codes de TVA de Lightspeed aux codes de TVA appropriés dans Yuki et sélectionnez les comptes généraux souhaités pour vos revenus. ATTENTION ! Vous ne pouvez utiliser que les comptes de revenus Yuki pour la création de factures de vente.

La capture d'écran ci-dessous est à titre illustratif uniquement. L'expert-comptable et l'entrepreneur peuvent discuter des comptes généraux et des codes de TVA à utiliser. En tant qu'expert-comptable, vous pouvez également demander les informations de connexion de votre client et remplir les paramètres. Les paramètres configurés peuvent toujours être modifiés sur uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Connectez-vous avec votre adresse e-mail et votre mot de passe pour cela.



Conseils et astuces:

Les données ne sont pas transmises ou ne sont pas correctes ?


Vous pouvez facilement vérifier si vos factures de vente ou vos recettes journalières ont été transmises à Yuki. Vous les trouverez dans courrier Yuki > Historique. Les icônes en forme de globe terrestre indiquent les documents qui ont été soumis via une liaison Web service. 


Si vous ne trouvez pas de documents, voici quelques points à vérifier :

  1. Si vous souhaitez transmettre des factures de vente et que vous recevez le message d'erreur "Le domaine n'est pas autorisé pour cette fonctionnalité", vérifiez si Yuki Factuur est activé ou si vous avez au moins souscrit au forfait "Small".

  2. Connectez-vous à uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Assurez-vous que la connexion est en vert.

  3. Sur le portail de Webwinkelfacturen, vous trouverez également un onglet "Erreurs" (Erreurs). Si les données ne peuvent pas être transmises, vous y verrez un message d'erreur répertoriant toutes les données qui n'ont pas pu être transmises. Si le problème n'est pas clair à partir de la description, vous pouvez contacter immédiatement le support de Webwinkelfacturen en utilisant le bouton "Signaler un problème" ou "Nous contacter". Ils vous fourniront des informations sur l'erreur rencontrée.

  4. Si vous recevez le message d'erreur "Limite quotidienne dépassée pour ce domaine", cela signifie que vous avez dépassé le nombre d'appels API autorisés pour ce domaine. Chaque domaine dispose de 1000 appels API gratuits. Lorsque plusieurs liaisons sont établies (Silverfin, Lightspeed, Teamleader, etc.), les appels API de toutes ces liaisons comptent pour le total de 1000 appels. En particulier, les logiciels de reporting peuvent augmenter de manière exponentielle le nombre d'appels. Nous vous recommandons donc d'éviter autant que possible les synchronisations manuelles. Ne reportez pas la synchronisation jusqu'à la fin d'une période de TVA, commencez tôt.


Coût 

Les tarifs pour l'utilisation de Webwinkelfacturen sont disponibles sur le site Webwinkelfacturen sous la section "Tarifs". Ils dépendent du nombre de transactions qui seront transmises. Pour les autres tiers, il est préférable de contacter directement le partenaire concerné pour connaître leurs tarifs. De plus, vous avez bien sûr besoin d'un compte Lightspeed.

Si vous ne transmettez que les recettes journalières, vous n'avez pas besoin de prendre d'autres mesures dans Yuki. En revanche, si vous recevez également des factures de vente, vous aurez besoin de la fonctionnalité Yuki Factuur ou d'au moins un forfait "Small" (à partir de 22,5 €/mois).


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