Yuki en Lightspeed

Yuki en Lightspeed worden beide door veel (web)winkeliers gebruikt. Met de koppeling is het mogelijk om facturen uit je webwinkel, Lightspeed retail of Lightspeed Restaurant automatisch door te zetten naar Yuki. Je hoeft deze bestellingen dus niet meer over te tikken en je hoeft ook geen exports en imports meer te doen. Bestellingen en facturen worden dagelijks bijgewerkt in Yuki.

• Hoe werkt de koppeling?
• Hoe activeer je de koppeling?
• Tips & tricks
• Kostprijs
• Handige links

Hoe werkt de koppeling?

Een koppeling met Lightspeed loopt steeds via een derde partij omdat Lightspeed niet rechtstreeks naar boekhoudpakketten koppelt. Enkele partijen die een koppeling voorzien zijn Webwinkelfacturen (Ecom, Retail, Restaurant), Duopact (Ecom, Retail) en Omniboost (restaurant). Hieronder werken we de koppeling via webwinkelfacturen verder uit, maar de koppeling via de overige derde partijen loopt gelijkaardig.

De koppeling kan geactiveerd worden vanuit de Lightspeed appstore. Voor Lightspeed Retail en Lightspeed Resto is het mogelijk om zowel dagtotalen door te sturen als individuele verkopen. Wil je beide ontvangen? Dat kan ook, maar hiervoor neem je best contact op met webwinkelfacturen.

Dagtotalen en facturen worden dagelijks ('s nachts) doorgezet naar Yuki. Voor iedere bestelling die op Betaald wordt gezet in Lightspeed wordt een factuur aangemaakt in Yuki. Klantinformatie, kortingen en btw-codes (ook IC) worden automatisch meegenomen. Standaard worden verkoopfacturen in Yuki klaargezet bij "Te verzenden". Mocht je liever willen dat de facturen uit Lightspeed direct verwerkt worden in Yuki, dan kan dat. Neem hiervoor contact op met webwinkelfacturen.

In Yuki zijn volgende zaken van toepassing:

• Kies voor deze koppeling Kasoptie 2 in het Yuki domein, zodat je eventueel ook verkoopfacturen met betaalwijze ‘Contant’ kan doorsturen.
• Dagontvangsten worden aangeleverd als diverse posten. Deze vind je terug in Yuki onder Archief > Overige documenten > Diverse posten.
• Dagontvangsten komen binnen op de 57-rekening, maar de details worden niet getoond in het kasoverzicht, enkel het totaal saldo.  De beste manier om de transactie details te bekijken is door te navigeren naar de grootboekrekening in het MAR.
• LET OP! Bij het doorsturen van de dagtotalen wordt de omzet aan 0% niet meegenomen. Heb je dus omzet aan 0%, dan raden we je aan om de omzet aan 0% via een verkoopfactuur aan te leveren of een ander kassasysteem te kiezen.

Lightspeed houdt in de kassa zelf bij wanneer er afstortingen plaats vinden of kasverschillen. Deze informatie is echter niet beschikbaar voor webwinkelfacturen en kan dus niet doorgezet worden naar Yuki. Voor afstortingen en kasverschillen zal je zelf een manueel kastransactie moeten aanmaken in Yuki.

Hoe activeer je de koppeling?

Zorg er eerst voor dat je volgende zaken bij de hand hebt.

• Toegang tot het portaal van een derde partij (webwinkelfacturen, Duopact, Omniboost). Bij Webwinkelfacturen en Omniboost maakt de ondernemer een login aan, bij Duopact de accountant.
• Een Lightspeed account.
• Yuki API sleutel (zie Hoe leg ik een koppeling?) 
• De Yuki Factuur functionaliteit / minstens bundel " Small" - dit is enkel van toepassing indien er met verkoopfacturen gewerkt wordt. 

Nu kan je van start gaan om alle platformen te koppelen.

Stap 1

Ga naar webwinkelfacturen en vraag hier een gratis proefperiode aan. Je krijgt een mail toegestuurd met je licentiecode, handleiding en url om de koppeling te starten.

Stap 2

Geef de licentiecode die je hebt ontvangen van Webwinkelfacturen in en accepteer de algemene voorwaarden. 

Je wordt dan doorgestuurd naar uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl waar je de connectie kan leggen naar je Lightspeed account en naar Yuki. Klik hiervoor op de rode knop 'Connect'.  Wanneer de koppeling correct is gelegd, zal de Connectie Lightspeed en Connectie Yuki groen gemarkeerd zijn. Via de knop 'Reconnect' kan je de koppeling gegevens aanpassen, bijvoorbeeld wanneer je kassa wijzigt, of je een nieuwe API key aanmaakt in Yuki.

Stap 3

De connectie is nu al correct gelegd, maar webwinkelfacturen moet nu nog weten welke grootboekrekeningen en btw codes gebruikt moeten worden. Webwinkelfacturen zal de btw codes en grootboekrekeningen uit het gekoppelde Yuki domein klaarzetten voor selectie. Ontbreekt er een grootboekrekening of btw-code? Maak deze dan eerst aan in je Yuki domein.

Koppel de Btw-codes vanuit Lightspeed aan de juiste Btw-codes in Yuki en selecteer de gewenste grootboekrekeningen voor je omzet. LET OP! Je kan alleen de omzetrekeningen in Yuki gebruiken voor het aanmaken van verkoopfacturen.

Het screenshot hieronder geldt enkel ter illustratie. Accountant en ondernemer kunnen best overleggen welke grootboekrekeningen en btw-codes worden gebruikt. Als accountant kan je ook de login gegevens van je klant opvragen en de settings invullen.

De ingestelde gegevens kan je steeds wijzigen op uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Log hierbij in met je emailadres en wachtwoord.

Tips & tricks

De gegevens worden niet of niet correct doorgezet?

Je kan gemakkelijk nakijken of je verkoopfacturen of dagomzet zijn doorgezet naar Yuki. Je vindt deze terug onder de Yuki Postbus > Historie. De symbooltjes met de wereldbol duiden op documenten die zijn aangeleverd met een koppeling via de webservice. 

Als je geen documenten terugvindt, zijn er een aantal zaken die je kan nagaan:

1. Wil je verkoopfacturen doorzetten en krijg je de foutmelding ‘The domain is not licensed for this functionality’? Controleer dan of Yuki Factuur geactiveerd staat of je minstens een bundel "Small" hebt geactiveerd.
2. Log in op uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Kijk na of de connectie op groen staat.
3. Op het portaal van webwinkelfacturen heb je ook een tab 'Fouten'. Als gegevens niet kunnen doorgezet worden, zal je hier een foutmelding te zien krijgen van alle gegevens die niet doorgezet konden worden. Als het probleem niet duidelijk is vanuit de omschrijving, kan je via een knop 'Meld een probleem' of 'Vraag het ons' onmiddellijk contact opnemen met de support van webwinkelfacturen. Zij zullen je verder informeren over de voorgedane fout. 
4. Krijg je de foutmelding ‘Daily limit exceeded for this domain’ dan betekent dit dat je het aantal API calls voor dit domein hebt overschreden. Elk domein heeft 1000 gratis API calls. Wanneer er verschillende koppelingen gelegd zijn (Silverfin, Lightspeed, Teamleader, etc.) tellen de API calls van al deze koppelingen mee voor het totaal van 1000 calls. Vooral rapportage softwares kunnen het aantal calls exponentieel doen toenemen. We raden daarom aan om manuele synchronisaties zoveel mogelijk te vermijden. Stel de synchronisatie ook niet uit tot het einde van een btw periode, start hier op tijd mee.

Kostprijs

Prijzen voor het gebruik van webwinkelfacturen vind je terug op de website van webwinkelfacturen onder ‘Prijzen’. Deze zijn afhankelijk van het aantal transacties die verzonden zullen worden. Voor de overige derde partijen kan je best contact opnemen met de desbetreffende partner om hun prijzen te kennen. Daarnaast heb je natuurlijk ook een account bij Lightspeed nodig.

Als je enkel dagomzet aanlevert, hoef je geen verdere actie te ondernemen in Yuki. Als je daarentegen ook verkoopfacturen laat toekomen, heb je de functionaliteit Yuki Factuur of minstens een bundel "Small" nodig (vanaf 22,5€/maand).

Handige links

• Contact Duopact: info@duopact.nl
• Info Lightspeed eCom
• Info Lightspeed Retail
• Contact Omniboost: zie contact formulier op https://www.omniboost.io/ 
• Info connectie via Omniboost: https://help.omniboost.io/en/articles/3132505-omniboost-yuki 
• Contact webwinkelfacturen: contactmogelijkheden op https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/21/244/nl/hoe-kom-ik-met-jullie-in-contact.html 
• Handleiding Lightspeed Restaurant 
• Handleiding Lightspeed Retail/Ecom 
• FAQ webwinkelfacturen