Division automatique des transactions financières/bancaires

Il arrive que les transactions bancaires effectuées via Coda ou CSV doivent être fractionnées. C'est entre autre le cas lorsque des revenus provenant de transactions par carte de crédit comprennent un coût de transaction ou lors d'un remboursement d'un emprunt ou les intérêts doivent être comptabilisés séparément. Pour vous simplifier la tâche, vous pouvez procéder à une ventilation automatique de ces transactions dans Yuki via des règles de reconnaissance.

Veuillez trouver l'explication ci-dessous ou par la vidéo explicative en cliquant sur ce lien. 

Pour créer une règle de reconnaissance qui divise les transactions bancaires, comme pour une règle de reconnaissance habituelle, vous devez être un employé ou un utilisateur du back-office d'un domaine doté des rôles «Direction», «Administration financière» ou «Comptable externe».

Ouvrez la section Règles de reconnaissance via le menu Banque.

L'écran suivant s'ouvre:

Pour créer une nouvelle règle de reconnaissance, cliquez sur le signe plus en haut de votre écran. Vous serez alors amené à l'écran qui vous permettra de créer une règle de reconnaissance normale. En bas, vous voyez les critères suivants pour diviser les transactions:

Vous devez d'abord remplir les critères, par exemple lors de la création d'une règle de reconnaissance bancaire. Les sous-règles qui peuvent être ajoutées ici servent à enregistrer une transaction sur un compte du grand livre autre que celui défini dans la règle de reconnaissance principale.

Comment procédez-vous pour configurer votre sous-règle?

Pour que Yuki divise automatiquement une transaction bancaire, vous devez remplir les champs pour fournir à Yuki les critères nécessaires. Veuillez noter que tous les champs ne doivent pas être remplis si vous ne le souhaitez pas!

• Description: Dans ce champ, vous saisissez une partie de la description de la transaction, suivie d'un montant que vous souhaitez imputer sur un autre compte du grand livre. Par exemple, si le montant à décomposer en frais bancaires se trouve toujours après le mot "frais:", entrez cette partie de la description ici. Yuki met alors toujours le montant suivant qui peut être lu dans la description sur le compte grand livre de votre choix. Il est important de prendre en compte les signes de ponctuation tels que les deux points et les majuscules.

• Compte du grand livre: saisissez ici le compte du grand livre dans lequel vous voulez que Yuki comptabilise le montant. Il peut s'agir par exemple des «657100 Frais bancaires» si vous souhaitez que le montant reconnu soit toujours des frais bancaires.

• Contact: ce champ est facultatif. Vous pouvez entrer une relation ici.

• Frais / recettes concernant type de taxe: Ici, vous pouvez choisir entre «Recettes» ou «Frais». Cela garantit que les codes de TVA corrects sont affichés dans la colonne suivante.

• Code TVA: il s'agit d'une colonne facultative que vous pouvez laisser vide si aucune TVA ne doit être réservée. Vous avez la possibilité de l'utiliser pour enregistrer la TVA sur le montant fractionné. Le montant reconnu doit alors inclure la TVA dans la description. Si la TVA est indiquée séparément, vous pouvez créer une deuxième sous-règle pour cela, qui enregistrera ce montant sur l'un des comptes d'attente de TVA.

• Encoder cette ligne comme produit / charge:  cela déterminera si le montant comptabilisé doit être comptabilisé comme un montant positif ou négatif. Habituellement, vous opterez pour les dépenses si vous comptez réserver sur un compte de coûts. Si vous devez enregistrer une sous-ligne sur un compte de chiffre d'affaires, choisissez le revenu.

Exemple

La transaction suivante a été divisée en trois comptes:

1. La règle de reconnaissance principale garantit que toutes les transactions de cette contrepartie sont automatiquement enregistrées sur le compte «chiffre d'affaires 700000».
2. Une sous-ligne basée sur la description  «Frais» affiche 0,45 sur le compte «657100 frais bancaires».
3. Une deuxième sous-ligne affiche 0,09 sur le compte «494000 TVA à récupérer» sur la base de la description «TVA»

Astuces supplémentaires

• Yuki peut également ajouter automatiquement de la TVA à une ligne si nécessaire. Sélectionnez cette option dans la liste déroulante Frais et recettes pour la catégorie appropriée, puis le code-TVA correspondant.
• Le champ Description est sensible aux majuscules afin de réduire les risques de imputations incorrectes. Donc, si vous souhaitez fractionner un montant après le mot "Frais", vous devez certainement inclure la lettre majuscule dans votre ligne.
• Yuki lit les montants tant avec une virgule qu'avec un point décimal.