Attribuer automatiquement des données à un dossier

Les dossiers peuvent être utilisés pour regrouper des informations sur les relations telles que les rendez-vous, les tâches, le courrier électronique, etc. en plus des documents et des transactions financières. Cela permet d'affecter des coûts, des revenus, des investissements et la planification des relations, par exemple à des projets ou des départements.

L'affectation des transactions financières se fait en liant les factures ou autres transactions financières (par exemple, les transactions en espèces dans une feuille de caisse importé) à un dossier. Cela affecte également toutes les transactions sous-jacentes à ce dossie.

Les transactions peuvent être attribuées manuellement (par exemple, après qu'une facture a été enregistrée et traitée) ou automatiquement par Yuki pendant le processus de réservation.

Yuki a quatre options pour allouer automatiquement les transactions financières:

• Importer un fichier d'importation financière (format CSV)
• Utilisation des règles de reconnaissance OCR
• Affectation automatique basée sur les codes de fichiers sur les documents
• Affectation automatique à l'aide de l'envoi de documents.

Importer un fichier d'importation financière (format CSV)

Vous pouvez importer des transactions dans un dossier d'importation financière (format CSV). Pour créer un tel format, il est préférable d'utiliser une feuille de calcul (par exemple Excel) et de l'enregistrer en tant que «texte délimité Windows (.csv)». Le séparateur doit être réglé sur ';'.

Un fichier d'importation financière peut inclure les transactions financières suivantes:

• réservation commémorative comprenant:

• entrées de journal de paie
• amortissement
• clients et fournisseurs ouverts
• répartition des actifs

• solde d'ouverture
• feuille de caisse.

Utilisation des règles de reconnaissance OCR

Ces règles de reconnaissance OCR ne peuvent être créées que par les utilisateurs ayant le rôle «Backoffice». Cela peut être utilisé pour définir que si un texte spécifique est trouvé sur une facture lors de la reconnaissance de la facture, cette facture est affectée à un dossier spécifique.

Affectation automatique basée sur les codes de dossier sur la facture

Une autre forme d'affectation automatique peut être obtenue en s'assurant que le créateur de la facture (le fournisseur ou vous-même avec les factures de vente) imprime un code sur la facture correspondant au code du dossier. Pour rendre cela possible, les règles suivantes doivent être respectées:

• Le dossier doit indiquer que l'allocation automatique est autorisée.
• Le code du fichier doit comporter au moins 6 positions et être unique. Nous vous conseillons de rendre le code clairement reconnaissable afin qu'il ne puisse pas être confondu avec d'autres informations possibles sur une facture comme un numéro de chambre de commerce, un code postal, un nom général, etc. Évitez également les codes qui sont de la même longueur que les numéros communs tels que les numéros de facture, les dates ou comptes bancaires.

Une combinaison de lettres et de chiffres offre la meilleure garantie pour une affectation correcte, par exemple PR12345 ou ON98765.

• Évitez également les caractères et les espaces dans le code. Les fournisseurs ont souvent tendance à les omettre.

Les codes manuscrits ne sont généralement pas reconnus. Mais travailler avec des étiquettes est une option pour obtenir les bons codes de fichier (codes de projet) sur les factures par la suite.

Attribuer automatiquement à l'aide de documents de publipostage

Lorsque vous envoyez un document à l'administration par e-mail, vous pouvez mettre un signe # dans l'objet de l'e-mail, suivi immédiatement du code de dossier. Yuki affectera ensuite directement le document au dossier correspondant sans avoir à créer de règle de reconnaissance locale. Cela fonctionne également pour l'envoi par e-mail  «A classer moi-même» via my.domainname@yukiworks.be.