Backoffice vragen en antwoorden instellen in het portaal

Als backoffice heb je de mogelijkheid om in jouw portaal standaard Backoffice vragen en antwoorden in te stellen. Zo bespaar je heel wat tijd door niet steeds opnieuw veel voorkomende vragen te moeten uittypen. Ook wanneer je een vraag stelt aan een Franstalige gebruiker zal Yuki jouw vraag automatisch in het Frans vertalen indien je deze vertaling op je portaal hebt toegevoegd. Dit kan enkel ingesteld worden door een gebruiker met de rol Portaalbeheerder. Een gebruiker met de rol Portaal backoffice kan deze enkel bekijken. 

In je Yuki backoffice portaal klik je rechtsboven in je scherm op Instellingen waar je vervolgens kan kiezen voor Backoffice vragen/antwoorden.

Hier vind je een overzicht van al jouw ingestelde vragen en antwoorden, alsook verschillende opties om zaken toe te voegen of te wijzigen.

• Weergaven
• Meer acties
• Nieuwe backoffice vraag/antwoord aanmaken
• Backoffice vraag/antwoord verwijderen

Weergaven

Je kan in dit scherm ook aanduiden voor de weergave Vragen of Antwoorden om deze van hieruit weer te geven of te creëren: 

Meer acties

• Selecteer talen 

Het is mogelijk om andere vragen en antwoorden aan te maken die gebruikt kunnen worden voor jouw Nederlandstalige, Franstalige of Engelstalige klanten. Je kan maximaal drie talen kiezen voor je standaardantwoorden en -vragen. Hierbij is de eerste taal verplicht, de tweede en de derde taal zijn optioneel. 

Wanneer de backoffice medewerker een standaardvraag of antwoord verstuurd vanuit de Yuki postbus kijkt Yuki welke taal de geadresseerde gebruiker of de backoffice medewerker heeft ingesteld bij zijn of haar persoonlijke voorkeuren. De tekst van de standaardvraag zal vervolgens in de taal van de geadresseerde gebruiker of backoffice medewerker worden ingevuld.

• Importeren

Yuki heeft bestaande standaardvragen en -antwoorden die mogelijk ook voor jou relevant en bruikbaar zijn. Deze kan je importeren door te klikken op het importeer knop. Alleen Nederlandse standaardvragen en antwoorden kunnen worden geïmporteerd. Deze worden altijd in het tekstvak van de eerste taal gezet ook al is dit niet de taal Nederlands.

De vertaling kan je steeds manueel toevoegen alsook is er de mogelijkheid om de gegevens van de standaardvraag aan te passen door te klikken op de omschrijving en vervolgens het potloodje (eenmaal deze geïmporteerd werd). 

Het volgende scherm wordt geopend:

Nieuwe backoffice vraag/antwoord aanmaken

Met behulp van bovenstaande knop kunnen er nieuwe standaardvragen en/of antwoorden worden toegevoegd. Dit zorgt ervoor dat onderstaande scherm wordt geopend.

• Bij het Type kan je instellen of het om een vraag of antwoord gaat. 
• Yuki zal automatisch het eerstvolgende beschikbare code invullen. De nummers kunnen vrij gekozen worden en moeten dus niet opeenvolgend zijn.
  
• De Omschrijving zal zichtbaar zijn in de keuzelijst van vragen of antwoorden in de Yuki postbus van de backoffice medewerker.
• Indien nodig is er ook de mogelijkheid om een vertaling toe te voegen. Het tekstvak van de eerste taal is verplicht om in te vullen. 

Nadat je alle gegevens hebt ingevuld, klik je op Toevoegen.

Backoffice vraag/antwoord verwijderen

Alle standaardvragen en/of antwoorden kunnen op elk moment weer verwijderd worden via de knop met de drie puntjes. Hier krijg je de optie Verwijderen. De nummering van de codes wordt hierdoor niet aangepast.