Instellingen - Algemeen

Via de portaal instellingen heb je de mogelijkheid om volgende zaken in te stellen:

• Steekproeven 
• Documentverwerking 
• Tevredenheid
• Beveiliging
• Toegang voor eindgebruikers

Deze kan je terugvinden onder Algemeen. 

Een gebruiker met de rol Portaalbeheerder kan deze instellingen wijzigen, een Portaal backoffice kan deze enkel bekijken. 

Steekproeven 

Hier heb je de mogelijkheid om de steekproefcontrole van de verwerkte transacties door de backoffice (documenten en banktransacties) activeren. Daarnaast moet ook worden aangegeven welk percentage van de verwerkte transacties in deze controle moet worden opgenomen. 

Het aangegeven percentage bepaalt de frequentie van de steekproeven. Bij een percentage van 2% worden er 2 van de 100 boekingen als steekproef uitgepikt.

Documentverwerking 

Alle aangeleverde documenten in Yuki worden zoveel mogelijk automatisch verwerkt door een proces wat Intelligent Document Recognition (IDR) wordt genoemd.

De gegevens van een document die niet door de IDR zijn herkend, kunnen handmatig door een gebruiker met de rol 'Data-entry' worden aangevuld. Deze gebruiker kan o.a. een grootboekrekening invullen. Bij het afhandelen van het document zal deze vervolgens de status Data-entry voltooid krijgen. Nadat deze gebruiker het document heeft afgehandeld om het volgende document in de workflow handmatig aan te vullen, gaat het afgehandelde document nog een keer door de IDR waarna het vervolgens automatisch door Yuki op 'Afgehandeld' wordt gezet. Het document verdwijnt hierdoor automatisch uit de workflow.

Deze functionaliteit is standaard geactiveerd in Yuki. Door deze uit te schakelen zorg je ervoor dat de documenten ingeboekt door een medewerker met de rol Portaal Data-entry in de workflow blijven staan zodat deze nog gecontroleerd en vervolgens afgehandeld kunnen worden. 

Tevredenheid

Door de tevredenheidsfunctionaliteit in te schakelen zullen jouw klanten per ingestelde frequentie een tevredenheidsvraag krijgen. 

Bij het aanvinken van het vakje, krijg je de mogelijkheid om de frequentie van de vraag in te stellen en kan je vervolgens je eigen standaardvraag in het Nederlands, Engels of Frans formuleren. 

Beveiliging

Met een twee-factor authenticatie voeg je als het ware een extra beveiligingslaag toe wanneer een gebruiker inlogt in het portaal in Yuki. Dit betekent dat de identiteit van de gebruiker bij het inloggen wordt vastgesteld op basis van twee factoren. De eerste factor bestaat uit je gebruikersnaam en wachtwoord, de tweede factor bestaat uit een 6-cijferige code die wordt gegenereerd op de mobiele telefoon van de gebruiker. Meer uitleg hierover kan je op deze pagina terugvinden: Twee-factor authenticatie inschakelen.

Geef bij Twee-staps authenticatie verplicht vanaf aan vanaf welke datum de twee-staps authenticatie voor gebruikers (werknemers) in het portaal verplicht is. 

Een gebruiker kan altijd inloggen echter wanneer de ingestelde datum is verstreken moet een gebruiker verplicht eerst de twee-factor authenticatie aanzetten. Als de ingestelde datum in de toekomst ligt, krijgt een gebruiker bij het inloggen in het portaal vrijwillig de optie om de twee-factor authenticatie aan te zetten.

Toegang voor eindgebruikers

Deze functionaliteit geeft je de mogelijkheid om in Yuki de toegangsrechten van gebruikers (ondernemers)  te beheren. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen volledige toegang (inzien + wijzigen), alleen inzien of geen toegang. Dit kan o.a. worden ingesteld voor administratie-gegevens (bedrijfsprofiel), het aanpassen/wijzigen van grootboekrekeningen, het aanmaken van gebruikers en het aanmaken/wijzigen van btw-codes. 

De toegangsinstellingen waaruit je per functionaliteit kunt kiezen zijn:

• Volledig toegang (standaard)
  Elke gebruiker van een domein heeft toegang tot de betreffende functionaliteit en kan hierin wijzigingen aanbrengen.
• Read-only
  Elke gebruiker heeft toegang tot de betreffende functionaliteit maar kan hier géén wijzigingen in aanbrengen.
  Alleen een backoffice medewerker kan wijzigen aanbrengen.
• Geen toegang
  Wanneer de gebruiker klikt op de betreffende functionaliteit zal yuki geen toegang geven. Het is voor de gebruikers dus niet mogelijk de functionaliteit te bekijken en/of wijzigingen aan te brengen.