Yuki en Shopify

LET OP! Voor de koppeling met Shopify is de functionaliteit "Yuki factuur" nodig. Deze zit inbegrepen vanaf de bundel "Small" (of hoger). 

Shopify is het grootste en snelst groeiende e-commerce platform ter wereld. Shopify is veel meer dan alleen een webshop. In combinatie met bijvoorbeeld een iPad, de Shopify App, een bancontact terminal en een barcodescanner wordt het je kassa (POS). Maak dus van je fysieke winkel een moderne webshop of migreer je bestaande webshop naar Shopify. Met Shopify heb je meer dan 200 apps beschikbaar die nieuwe functies toevoegen aan je webwinkel.

• Hoe werkt de koppeling? 
• Hoe activeer je de koppeling?
• Tips & tricks
• Kostprijs
• Handige links

Hoe werkt de koppeling? 

Je hebt een Shopify webshop en een Yuki account? Top! Dan kan je je online orders onmiddellijk vanuit Shopify doorzetten naar Yuki.

De koppeling met Shopify loopt via de derde partij Webwinkelfacturen. Zij halen de bestellingen op bij Shopify om ze door te zetten naar Yuki. Op hun platform zet je alle instellingen correct zoals de btw-codes, grootboekrekeningen en betaalmethodes. Je overlegt dit best met je accountant.

De koppeling zet de verkoopfactuur onmiddellijk door naar Yuki wanneer deze is afgehandeld in Shopify. Standaard worden de facturen bij de ‘Te verzenden facturen’ geplaatst. Je zal de facturen dan nog manueel moeten verwerken. Hou er rekening mee dat deze facturen de Yuki factuurnummeringen volgen.

Je kan de factuur ook automatisch laten afhandelen in Yuki en eventueel onmiddellijk naar de klant versturen. Bij het automatisch afhandelen wordt daarbij de Shopify factuurnummer gebruikt. Vraag Webwinkelfacturen om dit in jouw instellingen op het webwinkelfacturenplatform aan te passen. De facturen vind je dan in Yuki terug bij ‘Verkoop historie’.

Het bestelnummer wordt zowel in het veld voor factuurnummer als in het onderwerp van de factuur gezet. Je kan wel bij webwinkelfacturen navragen om het eigenlijke factuurnummer in het factuurnummer veld te plaatsen.

Hoe activeer je de koppeling?

Stap 1

De ondernemer maakt een account aan bij Webwinkelfacturen en vraagt een 30 dagen gratis proefperiode aan. 

Stap 2

Zorg ervoor dat de ondernemer minstens een bundel "Small" heeft geactiveerd of bij een Minimal bundel de Yuki Sales Webservice (accountancy feature) heeft ingeschakeld. De facturatie functionaliteit moet immers beschikbaar zijn in je bundel om de facturen van Shopify te kunnen ontvangen.

Stap 3

De accountant of ondernemer maakt een API sleutel aan in Yuki. Meer info vind je op de pagina ‘Hoe leg ik een koppeling?’. Deze heb je nodig om de koppeling te leggen. Volg de stappen in de handleiding die de ondernemer van webwinkelfacturen heeft gekregen om Shopify en Yuki te connecteren en de instellingen goed te zetten. 

Stap 4

De koppeling is gelegd! De orders zullen nu toekomen in Yuki. Je kan dit gemakkelijk nakijken via Yuki Postbus > Historie. De symbooltjes met de wereldbol duiden op documenten die zijn aangeleverd met een koppeling via de webservice. 

Tips & tricks

• Wanneer je factureert aan een buitenlandse klant met btw type ‘Export buiten EU’ of 'Installatie/ afstandsverkopen binnen EU’ moet je bij de klant een geldig ondernemersnummer invullen

• Komen facturen niet toe in het domein? Op het portaal van Webwinkelfacturen heb je ook een tab 'Fouten'. Als orders niet kunnen doorgezet worden, zal je hier een foutmelding te zien krijgen van alle gegevens die niet doorgezet konden worden. Als het probleem niet duidelijk is vanuit de omschrijving, kan je via een knop 'Meld een probleem' of 'Vraag het ons' onmiddellijk contact opnemen met de support van Webwinkelfacturen. Zij zullen je verder informeren over de voorgedane fout.

• Krijg je de foutmelding ‘The domain is not licensed for this functionality’? Controleer dan of Yuki Factuur geactiveerd staat of je minstens een bundel "Small" hebt.

• Krijg je de foutmelding ‘Daily limit exceeded for this domain’ dan betekent dit dat je het aantal API calls voor dit domein hebt overschreden. Elk domein heeft 1000 gratis API calls. Wanneer er verschillende koppelingen gelegd zijn (Silverfin, Lightspeed, Teamleader, etc.) tellen de API calls van al deze koppelingen mee voor het totaal van 1000 calls. Vooral rapportage softwares kunnen het aantal calls exponentieel doen toenemen. We raden daarom aan om manuele synchronisaties van rapportage tools zoveel mogelijk te vermijden. Stel de synchronisatie ook niet uit tot het einde van een btw periode, start hier op tijd mee.

Je kan extra webservice calls aankopen via de Accountant Features.

    - Yuki Webservice: tot 5000 calls voor 10€/maand

    - Yuki Webservice uitgebreid: tot 10.000 calls voor 100€/maand

Kostprijs

Prijzen voor het gebruik van webwinkelfacturen vind je terug op de website van Webwinkelfacturen onder ‘Prijzen’. Deze zijn afhankelijk van het aantal transacties die verzonden zullen worden.  Daarnaast heb je natuurlijk ook een account bij Shopify nodig.

In Yuki heb je minstens een bundel "Small" nodig (vanaf 22,5€/maand) of reeds de functionaliteit "Yuki Factuur" geactiveerd.

Handige links

• Handleiding activatie
• FAQ webwinkelfacturen 
• Contact webwinkelfacturen: [email protected]