Yuki en Teamleader

LET OP! Voor de koppeling met Teamleader is de functionaliteit "Yuki factuur" nodig. Deze zit inbegrepen vanaf de bundel "Small" (of hoger). 

Met Teamleader wordt het opvolgen van klanten, facturen en projecten kinderspel.. Door de realtime link met Yuki zullen je facturen steeds up-to-date in Yuki zitten, en zal je ook de betaalstatus van de facturen automatisch in Teamleader kunnen opvolgen.

• Hoe werkt de koppeling?
• Hoe activeer je de koppeling?
• Tips & tricks
• Kostprijs
• Handige links

Hoe werkt de koppeling?

Van zodra de koppeling gelegd is, zullen alle facturen éénmaal per nacht automatisch doorgestuurd worden. Daarnaast zal ook voor elke openstaande factuur de betaalstatus gecontroleerd worden. Dit kan ook vaker gebeuren, door manueel de koppeling te laten lopen in Teamleader. Dit zal precies hetzelfde doen als de automatische synchronisatie en dus de facturen die nog niet doorgestuurd waren doorsturen, en voor alle onbetaalde facturen de betaalstatus gaan controleren in Yuki.

Elke keer er een synchronisatie plaatsvindt, gebeuren er minstens twee API calls. Hierbij tel je ook nog het aantal facturen dat doorgestuurd worden en dan heb je het effectieve aantal calls.

LET OP! Het aantal toegelaten calls per dag heeft betrekking op alle gelegde koppelingen voor een domein. Indien het Yuki domein ook gekoppeld is met andere software bijvoorbeeld voor de synchronisatie van verkoopfacturen of kastransacties (bv. Silverfin, Lightspeed, Shopify ...) dan zullen deze ook meetellen.

Hoe activeer je de koppeling?

Zorg er eerst voor dat je volgende zaken bij de hand hebt:

• Toegang tot je Teamleader account.

• Yuki API sleutel (zie Hoe leg ik een koppeling?) 

• De Yuki Sales webservice functionaliteit. Heb je een Small, Medium, Large of Unlimited bundel, dan hoef je hiervoor niets speciaal te doen. Deze functionaliteit is reeds actief in je bundel. Gebruik je de Minimal versie dan zal jouw accountant eerst bij Accountant features de optie ‘Yuki Sales Webservice’ moeten activeren.

  
  

Daarna kan je inloggen in Teamleader. Na het inloggen klik je rechts bovenaan op jouw naam, en selecteer Integraties om naar de Teamleader Marketplace te navigeren.

In het menu dat je te zien krijgt kies je links voor "Boekhouding" en vervolgens voor "Yuki" of zoek je in de zoekbalk naar Yuki.

Vervolgens vul je de Administratie-ID en API-sleutel vanuit je Yuki domein in. Waar je deze gegevens kan ophalen vind je op de pagina "Hoe leg ik een koppeling?". Ook vul je de begindatum in vanaf wanneer je verkoopfacturen doorgestuurd moeten worden.

Wanneer je ten slotte klikt op "Administratie verbinden" heb je de koppeling succesvol gelegd. Nadien krijg je hier de mogelijkheid om je grootboekrekeningen en automatische synchronisatie in te stellen.

Proficiat, de koppeling tussen Teamleader en Yuki werd succesvol gelegd!

Tips & tricks

• Je kan gemakkelijk nakijken of je verkoopfacturen zijn doorgezet naar Yuki. Je vindt deze terug onder de Yuki Postbus > Historie. De symbooltjes met de wereldbol duiden op documenten die zijn aangeleverd met een koppeling via de webservice.

• Krijg je de foutmelding ‘The domain is not licensed for this functionality’? Controleer dan of Yuki Factuur geactiveerd staat of je minstens een bundel "Small" hebt geactiveerd. Als je de Minimal versie hebt, dient Yuki Sales webservice functie geactiveerd te worden door jouw accountant.

• Krijg je de foutmelding ‘Daily limit exceeded for this domain’ dan betekent dit dat je het aantal API calls voor dit domein hebt overschreden. Elk domein heeft 1000 gratis API calls. Wanneer er verschillende koppelingen gelegd zijn (Silverfin, lightspeed, Teamleader, etc.) tellen de API calls van al deze koppelingen mee voor het totaal van 1000 calls. Vooral rapportage softwares kunnen het aantal calls exponentieel doen toenemen. We raden daarom aan om manuele synchronisaties van rapportage tools zoveel mogelijk te vermijden. Stel de synchronisatie ook niet uit tot het einde van een btw periode, start hier op tijd mee.

Indien nodig kan de Accountant feature Yuki Webservice ook toegevoegd worden om het aantal calls te verhogen. Dit kan jouw accountant activeren bij de Accountant features. 

TIP: Je kan gemakkelijk nakijken welke webservice calls (webservice aanroepen) en hoeveel calls (Aantallen webservices aanroepen) je met je administratie maakt.

Kostprijs

Vanuit Yuki heb je voor de koppeling de Yuki Factuur functionaliteit nodig. Deze is reeds actief in de bundels Small tot Unlimited (vanaf €22,5). Bij de Minimal versie kan jouw accountant Yuki Sales Webservice activeren (€10). Mocht je een groot aantal facturen hebben, kan het zijn dat je boven de limiet van het gratis aantal calls gaat (1 verkoopfactuur = 1 call). Bekijk de tabel hieronder om te controleren in welke categorie je valt.

Vergeet natuurlijk ook niet dat Teamleader zelf geld kost. Om te weten wat hun prijzen zijn, neem je best rechtstreeks contact met Teamleader op.

Handige links

• Helppagina Teamleader - Yuki : https://support.teamleader.eu/en/support/solutions/articles/7000020089-how-to-how-do-i-connect-yuki-to-teamleader-