Yuki en AdminPulse

LET OP! Voor de koppeling met AdminPulse is de functionaliteit "Yuki factuur" nodig. Deze zit inbegrepen vanaf de bundel "Small" (of hoger). 

Met de koppeling tussen AdminPulse en Yuki kan je eenvoudig je facturen aanleveren en je klanten opvolgen. De facturen worden dagelijks doorgestuurd vanuit AdminPulse en ook de betaalstatus kan je opvolgen in AdminPulse.

• Hoe werkt de koppeling?
• Hoe activeer je de koppeling?
• Tips & tricks
• Kostprijs
• Handige links

Hoe werkt de koppeling?

Van zodra de koppeling gelegd is, zullen alle facturen éénmaal per nacht automatisch doorgestuurd worden. Daarnaast zal ook voor elke openstaande factuur de betaalstatus gecontroleerd worden. 

Elke keer er een synchronisatie plaatsvindt, gebeuren er minstens twee API calls. Hierbij tel je ook nog het aantal facturen dat doorgestuurd worden en dan heb je het effectieve aantal calls.

LET OP! Het aantal toegelaten calls per dag heeft betrekking op alle gelegde koppelingen voor een domein. Indien het Yuki domein ook gekoppeld is met andere software bijvoorbeeld voor de synchronisatie van rapportingsdata of kastransacties (bv. Silverfin, Lightspeed, Shopify ...) dan zullen deze ook meetellen.

Hoe activeer je de koppeling?

Zorg er eerst voor dat je volgende zaken bij de hand hebt:

• Toegang tot je AdminPulse account
• Yuki API sleutel van je administratie (zie Hoe leg ik een koppeling?) 
• De Yuki Sales webservice functionaliteit. Heb je een Small, Medium, Large of Unlimited bundel, dan hoef je hiervoor niets speciaal te doen. Deze functionaliteit is reeds actief in je bundel. Gebruik je de Minimal versie dan zal jouw accountant eerst bij Accountant features de optie ‘Yuki Sales Webservice’ moeten activeren.

Daarna kan je inloggen in AdminPulse. Ga naar Algemene instellingen en zorg ervoor dat naast ‘Integratie’  ‘Admin-Connect’ staat.

• Klik hierop en je wordt doorverwezen naar de pagina met geconnecteerde applicaties. 
• Selecteer de ‘Connect’ knop voor Yuki en geef je API gegevens in. 
• Selecteer de optie ‘Sync payments from Yuki’ als je ook in AdminPulse wilt bijhouden of de facturen in Yuki reeds gematched zijn met een betaling.

Zorg ervoor dat bij het aanmaken van een relatie in AdminPulse het veld ‘Nr. boekhouding’ wordt ingevuld. Zo zorg je ervoor dat elke relatie ook in Yuki een uniek nummer krijgt.

Opgelet: bestaat je relatie reeds in Yuki vooraleer je een eerste factuur doorzet? Voeg het Nr. boekhouding dan eerst toe aan het relatiekaartje in Yuki bij ‘Relatiecode’. Indien je dit niet doet zal de koppeling een nieuwe relatie aanmaken en een duplicaat creëren in Yuki. 

Verdere informatie over het goedzetten van de instellingen kan je terugvinden op de helppagina van AdminPulse: https://syneton.zendesk.com/hc/nl/articles/360023970013-Yuki 

Tips & tricks

• Je kan gemakkelijk nakijken of je verkoopfacturen zijn doorgezet naar Yuki. Je vindt deze terug onder de Yuki Postbus > Historie. De symbooltjes met de wereldbol duiden op documenten die zijn aangeleverd met een koppeling via de webservice. 

• Krijg je de foutmelding ‘The domain is not licensed for this functionality' Controleer dan of je de bundel Small, Medium, Large of Unlimited hebt. Als je de Minimal versie hebt, dient Yuki Sales webservice functie geactiveerd te worden door jouw accountant.

• Krijg je de foutmelding ‘Daily limit exceeded for this domain’ dan betekent dit dat je het aantal API calls voor dit domein hebt overschreden. Elk domein heeft 1000 gratis API calls. Wanneer er verschillende koppelingen gelegd zijn (Silverfin, lightspeed, Teamleader, etc.) tellen de API calls van al deze koppelingen mee voor het totaal van 1000 calls. Vooral rapportage softwares kunnen het aantal calls exponentieel doen toenemen. We raden daarom aan om manuele synchronisaties van rapportage tools zoveel mogelijk te vermijden. Stel de synchronisatie ook niet uit tot het einde van een btw periode, start hier op tijd mee.

Indien nodig kan de Accountant feature Yuki Webservice ook toegevoegd worden om het aantal calls te verhogen. Dit kan jouw accountant activeren bij de Accountant features. 

TIP: Je kan gemakkelijk nakijken welke webservice calls (webservice aanroepen) en hoeveel calls (Aantallen webservices aanroepen) je met je administratie maakt.

Kostprijs

Vanuit Yuki heb je voor de koppeling de Yuki Factuur functionaliteit nodig. Deze is reeds actief in de bundels Small tot Unlimited (vanaf €22,5). Bij de Minimal versie kan jouw accountant Yuki Sales Webservice activeren (€10). Mocht je een groot aantal facturen hebben, kan het zijn dat je boven de limiet van het gratis aantal calls gaat (1 verkoopfactuur = 1 call). Bekijk de tabel hieronder om te controleren in welke categorie je valt.

Vergeet natuurlijk ook niet dat AdminPulse zelf geld kost. Om te weten wat hun prijzen zijn, neem je best rechtstreeks contact met AdminPulse op. 

Handige links

• Helppagina Syneton om de connectie op te zetten: https://syneton.zendesk.com/hc/nl/articles/360023970013-Yuki 

• Login AdminPulse: https://app.adminpulse.be/ 

• Website Syneton: https://www.syneton.be/