Het is mogelijk om een bankafschrift manueel in te boeken. Echter raden we aan om eerst te kijken of de klant codabestanden of een CSV bestand kan aanleveren met de transacties!
Door de transacties manueel in te boeken zullen deze eerst gecreëerd worden zodat deze nadien correct verwerkt kunnen worden.
In het invoerscherm van een bankafschrift specificeer je het afschrift door in de bovenste regel achtereenvolgend het correcte bank- of creditcardrekeningnummer, het afschriftnummer, de datum van het afschrift, het vorige saldo en het nieuwe saldo in te voeren. Hierdoor kan steeds gecontroleerd worden of alle afschriften aansluiten en of er al dan niet afschriften ontbreken.
- Ieder transactie op het afschrift geef je in als aparte regel. Er kan gekozen worden voor volgende types:
- Standaard: Yuki zal de transactie op Rekening onbekend plaatsen (tenzij er bank herkenningsregels zijn) zodat in een volgende stap gedefinieerd kan worden wat de transactie juist is.
- Kosten: Hierbij is het verplicht om een grootboekrekening in te vullen.
- Omzet: Hierbij is het verplicht om een grootboekrekening in te vullen
- Bankkosten: Yuki zal de bijhorende grootboekrekeningen al invullen.
- Transactiedatum: Vul hier de datum van de verrichting in.
- Tegenrekening: IBAN van de tegenpartij aan wie er betaald werd (of ontvangen). Dit is geen verplicht veld.
- Naam tegenrekening: Naam van leverancier of klant (tegenpartij). Het is aangeraden om dit in te vullen. Dit bevordert automatisatie indien er herkenningsregels aangemaakt zijn voor de banktransacties.
- Bij/Af: Hoeveel werd er betaald (af) of werd er ontvangen (bij)?
- Omschrijving: Dit is een verplicht veld.
Als de nodige velden werden ingevuld, klik je op de knop Bewaren om de bankregel te bewaren. Er wordt automatisch een nieuwe lege invoerregel aangemaakt.
Rechtsonder zie je het nog te boeken saldo van dit bankafschrift. Dit berekent Yuki door te kijken naar het vorig en nieuw saldo en alle reeds toegevoegde regels.
Hieronder zie je een voorbeeld van een bankregel die direct vanuit het bankafschrift in de kosten is geboekt.
Als alle bankregels van het afschrift zijn ingegeven, moet rechts onder Te boeken 0,0 staan. Zolang dat niet het geval is, is het niet mogelijk om het afschrift af te handelen.
Door alle regels in te geven en het afschrift af te handelen, zal Yuki al deze transacties plaatsen in de Backoffice workflow Te verwerken banktransacties. Indien er herkenningsregels aangemaakt werden, waarbij meegegeven werd dat de transactie automatisch afgehandeld mag worden en de ingeboekte regel voldoet aan deze criteria, zullen deze direct doorgeboekt worden ZONDER in de workflow terecht te komen.
Kredietkaart
Ontvang je de kredietkaartafschriften niet automatisch via CARO? Dan boek je een kredietkaartafschrift op dezelfde manier als een bankafschrift, met het type Rekeninguittreksel. Boek het bewust niet als aankoopfactuur: zo kan de ondernemer het saldo van zijn kredietkaart opvolgen en zien voor welke betalingen hij nog een factuur moet aanleveren.
De kredietkaart moet wel eerst als rekening bestaan in Yuki. Hoe je die aanmaakt, lees je in Kredietkaart verwerken.
Bij een kredietkaartafschrift let je op het volgende:
- Kies bij Bankrekening de kredietkaart.
- Het vorige saldo is het bedrag dat bij het vorige afschrift van de zichtrekening gedomicilieerd werd. Is dit het eerste afschrift in Yuki, dan is het het eindsaldo van vorig jaar.
- De eerste regel is meestal die domiciliëring. Die geef je in als Bij, want daarmee is het saldo van vorige maand aangezuiverd. Werd er vorige maand niets met de kaart betaald, dan valt die regel weg.
- Daarna geef je de betalingen één voor één in als Af.
- Het nieuwe saldo is het bedrag dat deze keer gedomicilieerd wordt.
Een voorbeeld van een volledig ingegeven kredietkaartafschrift:
De domiciliëring punt je achteraf af met de betaling op de zichtrekening, via Interne overboekingen.