Nieuw project aanmaken en instellen

De functionaliteit Yuki Projecten is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein. 

Een nieuw project aanmaken doe je als volgt. Ga naar de Projecten en klik hier op +.

Welke zaken en transacties kunnen worden toegevoegd aan een project? 

• Documenten (aankoop en verkoop)
• Standaarddocumenten (geklasseerde documenten)
• Diverse posten boekingen
• Relaties
• Taken
• Financiële transacties

Hieronder bespreken we de instellingen van het Project:

• Gegevens
• Toegang en beveiliging
• Budget 
• Herkenningsregel

Gegevens

• Omschrijving: Naam van Project.
• Code: Eigen referentie, of een specifieke code bestaande uit minstens 6 tekens (automatische koppeling - zie verder). (optioneel)
• Startdatum: Datum vanaf wanneer het Project aangeroepen kan worden.
• Einddatum:  tot wanneer het Project aangeroepen kan worden.
• Administratie: Indien je domein meerdere administraties heeft, kan je de administratie kiezen.
• Relatie: Relatie waaraan je het Project wil linken.
• Tags: Tags die je kunt toevoegen aan het Project.

Toegang en beveiliging

Gebruikers met toegang tot het domein kunnen, naargelang hun rol(len), bepaalde documenten zien. Om te weten wat je kan zien met welke rol, raden we je aan om de helppagina’s omtrent rollen te lezen. Indien je toegang hebt tot een bepaald Project, hoef je als gebruiker geen specifieke rol te hebben. Documenten in een Project zijn voor elk type rol zichtbaar.

Yuki projecten biedt de mogelijkheid om slechts bepaalde gebruikers toegang te geven tot de documenten in het Project.

Bijvoorbeeld:

• Jan heeft een login, maar geen rol, hij kan dus geen documenten zien (enkel diegene die aan hem gelinkt zijn).
• Jan dient enkel de documenten te zien voor Project X.  
• Door Jan toegang te geven tot het Project, kan hij de facturen/documenten die hieraan gelinkt zijn alsnog zien.

Projecten kunnen afgeschermd worden op verschillende niveau’s:

• Alle gebruikers: Iedere gebruiker kan het Project zien staan (ongeacht de rol).
• Alle werknemers: Alle gebruikers die eveneens ingesteld staan als werknemer hebben toegang tot het Project  (ongeacht de rol).
• Directie: Alle gebruikers met de rol “Directie” hebben toegang tot het Project.
• Beheerder + Leden: Enkel de beheerder en de leden(gebruikers) die ingesteld zijn, hebben toegang tot het Project. (de boekhouder ziet dit Project dan ook niet meer, tenzij “yuki” als lid wordt toegevoegd.)

Indien een gebruiker geen toegang heeft tot een bepaald Project zal hij/zij dit Project nergens kunnen terugvinden.

De beheerder is de enige die later deze details nog zal kunnen wijzigen. Wanneer een Project aangemaakt wordt door een BO-medewerker (accountant) dan zal er als beheerder “Yuki” staan. Is de projectbeheerder niet langer actief als gebruiker, dan gaan die rechten automatisch over naar alle gebruikers met de rol 'Directie' en de eigenaar van het domein.

Budget 

Je kan eveneens een budget instellen, dit kan je helpen om je actuele versus je gebudgetteerde cijfers op te volgen.

Herkenningsregel

Automatisch toewijzen toestaan: selecteer deze optie als je gebruik wilt maken van automatische herkenning van projectcodes.

• Automatisch toewijzen via projectcode

Indien je code goed zichtbaar, uniek en minimaal 6 tekens is kan Yuki deze herkennen tijdens de scanning. Belangrijk om weten is dat er steeds minimaal een spatie voor en achter de code dient te staan. De documenten worden dan automatisch aan het juiste Project toegewezen.

Let wel goed op dat de code niet te lang is, of verward kan worden met andere nummers zoals btw nummer, factuurnummer, klantnummer.

• Automatisch toewijzen via mail

Wanneer je documenten per e-mail naar je administratie stuurt, kan je in het onderwerp je projectcode vermelden. Deze code dient minimaal 6 tekens te hebben. Door eerst een '#' gevolgd door je projectcode te typen in het onderwerp, gaat Yuki de document(en) in bijlage linken aan het juiste project.

Dit kan wel alleen maar om een of meerdere documenten aan eenzelfde Project te hangen.

Deze code stel je in bij de instellingen van het Project, dat je benadert door te klikken op het potloodje in het Project.